Unternehmen

Prozesse in Unternehmen strategisch verbessern

Prozesse in Unternehmen strategisch verbessern
geschrieben von Herbert Heinzel

Kennen Sie die Grundregeln, die die besten Unternehmen im Wettbewerb einsetzen, um ihre Prozesse zu optimieren? Jeder von uns hat sich wahrscheinlich schon einmal in dieser Situation befunden. Die Aufgabenstellung ist unklar, keiner weiß so genau, was er tun soll, der Chef rotiert, die Mitarbeiter sind demotiviert, nichts geht mehr! Wie Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen strategisch verbessern, erfahren Sie hier.

Kennen Sie folgende Situationen aus Ihrem eigenen Arbeitsumfeld?

Für eine komplexe Arbeit oder eine einfache Tätigkeit, von der Sie glauben, dass Sie sie schon zigmal durchgeführt haben und Sie sich deshalb sicher sind, dass das Ergebnis dieser Tätigkeit zu dem gewünschten Erfolg führt, müssen Sie feststellen, dass irgendwo im Vorfeld Ihrer eigenen Arbeit, also bei Mitarbeitern und Abteilungen, die im gesamten Geschäftsprozess vor Ihnen tätig werden müssen, sich irgendwas geändert haben muss.Das gewünschte Ergebnis stellt sich nicht mehr ein, es sieht so aus, als ob Sie einen Fehler gemacht hätten.

Oder Sie haben sich überlegt, einen bestimmten Ablauf in Ihrem Arbeitsumfeld zu verbessern und müssen feststellen, dass irgendwo anders in der Organisation jemand an dem gleichen Thema arbeitet und natürlich das Ergebnis für sich einfordert. Meistens enden solche Situationen damit, dass der Konflikt eskaliert und an höherer Stelle geregelt werden muss. Dies ist für alle Beteiligten immer unangenehm und demotivierend.

Gemeinsame strategische Ausrichtung aller Prozesse

Der Fachbegriff aus dem Prozessmanagement hierfür lautet „Strategic Alignment“ oder auf Deutsch „Ausrichtung aller Geschäftsprozesse und Anstrengungen auf die strategischen Ziele des Unternehmens“. Um dies erfolgreich tun zu können, müssen natürlich mehrere Voraussetzungen gegeben sein.

  • Zunächst ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen die Unternehmensziele kennen und auch verstehen. Das ist leider in vielen, meiner Erfahrung nach den meisten Unternehmen immer noch nicht der Fall. Es gibt zwar fast immer eine Vision von der Geschäftsleitung, diese dringt aber nicht weiter als bis zur 2. oder 3. Führungsebene durch und folglich bleiben die operativen Prozesse davon unbeeinflusst. Die Mitarbeiter und oft auch Führungskräfte, die die Prozesse durchführen sollen, wissen daher nicht so genau, wohin die Unternehmensleitung will.
  • Zweitens ist es wichtig (und dies gilt vor allem für das mittlere Management), einen Überblick zu haben und diesen auch an die Mitarbeiter zu kommunizieren, in welchem Prozess Verbesserungen, Projekte und Maßnahmen im Unternehmen gerade laufen, wann und wie diese wirken sollen und wer dafür verantwortlich ist.
  • Drittens sollte klar sein, welche strategischen Einflüsse diese geplanten oder bereits angestoßenen Projekte auf Kernprozesse im Unternehmen, aber auch auf die konkreten Arbeitsabläufe der davon betroffenen Mitarbeiter haben. Wenn gleichzeitig mehrere Teilaktivitäten in unterschiedlichen Funktionen und Verantwortungsbereichen mit gleichen oder ähnlichen Zielen durchgeführt werden, ist meistens Chaos das Ergebnis.

Prozessverbesserungen führen zu Leistungsverbesserungen

Erfolgreiche Unternehmen organisieren und managen ihre Prozessverbesserungen über regionale, funktionale oder operative Verantwortungsbereiche hinweg und verlinken ihre Prozessleistung mit den strategischen Zielen der Organisation. Die durchgeführten Prozessverbesserungen führen dann – und nur dann – auch zu den gewünschten Leistungsverbesserungen.

Leistungsverbesserungen sind ja Prozessoutputs, also die konkreten Resultate, die der verbesserte Prozess liefern soll. Prozessverbesserungsinitiativen können nur dann das gewünschte Ergebnis erreichen, wenn sie sauber geplant, regelmäßig gemessen, verglichen und permanent weiter verbessert werden. Hier hat sich im Übrigen das Managementinstrument Benchmarking sehr bewährt. Lesen Sie dazu auch meinen Artikel „Mit Benchmarking kann Ihr Unternehmen zur Weltklasse gehören“.

Was können Sie konkret an Ihrem Arbeitsplatz tun, um die Einhaltung dieser ersten goldenen Regel sicherzustellen?

Die strategische Verknüpfung aller Tätigkeiten an allen Arbeitsplätzen und damit auch der gesamte betroffene Managementprozess in allen Funktionsbereichen eines Unternehmens ist keine Einbahnstraße, sondern muss zweigleisig implementiert werden.

Strategische Ziele, die operationale und funktionale Ausrichtung von Maßnahmen und Messgrößen und damit auch die Ausgestaltung der operativen Geschäftsprozesse werden aus der Unternehmensstrategie über Verbesserungsinitiativen zu den Führungskräften und Mitarbeitern geleitet, die die Prozesse und Aufgaben im Geschäftsumfeld verantworten.

Dadurch ist es möglich, alle in der Organisation beschäftigten Mitarbeiter in einen gemeinsam ausgerichteten Vorgehensplan zu integrieren und ihnen klarzumachen, wie ihre Tätigkeit die strategische Zielerreichung ihres Unternehmens unterstützt.

Auf der anderen Seite müssen Verbesserungsansätze als innovative Ideen, neue Konzepte, aber auch der Einsatz von Werkzeugen von den Leuten an der Produktionslinie oder am einzelnen Arbeitsplatz zu den verantwortlichen Prozessmanagern und weiter hinauf in die Führungsebene zurückgemeldet werden.

Ziel ist hierbei, diese zu priorisieren, die Initiativen mit den höchsten Hebelwirkungen auszuwählen und sie in ihrer Umsetzung mit dem richtigen Budget, den notwendigen Ressourcen und Managementkompetenz zu unterstützen und erfolgreich im Unternehmen zu implementieren.

Welche Voraussetzungen und welchen Nutzen können Sie erwarten?

Nur wenn wir alle Anstrengungen in der Verbesserung unserer Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe und täglichen Tätigkeiten an den übergeordneten Unternehmenszielen ausrichten, können wir eine sogenannte Win-win-Situation für unser Gesamtunternehmen schaffen. Dieser Ansatz optimiert die erreichte Wertschöpfung, verhindert das Entstehen von Sub-Optima durch unkoordinierte Verbesserungsaktivitäten und generiert so den effektivsten Einsatz der meist knappen Ressourcen im Unternehmen.

Unsere goldene Regel Nummer 1 lautet also: Eine gemeinsame strategische Ausrichtung aller Tätigkeiten im Unternehmen, damit alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen, ist die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung der anderen 6 goldenen Regeln des Prozessmanagements, die wir in den nächsten Beiträgen weiter erläutern wollen.

Bildnachweis: tverdohlib / stock.adobe.com<

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Dieser Artikel wurde noch nicht bewertet!
Please wait...

Über Ihren Experten

Herbert Heinzel