Bei einer großen Zahl von Projekten behält der Auftraggeber leichter den Überblick, wenn die Projektberichte in einheitlicher Form dargestellt sind.
Ein Statusbericht besteht aus einer Seite
Für alle Projekte gibt es nur eine Art von Statusbericht. Alle wichtigen Informationen stehen auf einer Seite! Falls Sie mehr Informationen beifügen wollen, verweisen Sie auf Anlagen.
Ihr Auftraggeber braucht einen Gesamtüberblick
Daher sollten alle Statusberichte zum gleichen Zeitpunkt eintreffen. Legen Sie monatlich einen Termin fest.
Die Form der Statusberichte muss auch für Außenstehende die notwendigen Informationen schnell und übersichtlich darstellen.
Checkliste: Diese Informationen gehören in den Statusbericht
- Name des Projekts
- Ziel des Projektabschnitts
- Maßnahmen, um diese Ziele zu erreichen
- bisherige Ergebnisse
- Projektstand bezogen auf Leistung, Kosten und Termine
- auftretende Risiken, Probleme und Planabweichungen
- Gegenmaßnahmen
- gewünschte Wirkung der Gegenmaßnahmen
Erstellen Sie auch dann regelmäßig einen Statusbericht, wenn es in der Unternehmensleitung Ihres Auftraggebers zu einem Führungswechsel kommt. Sie sichern sich und die Arbeit Ihres Teams dadurch ab.
Der Statusbericht dient auch der regelmäßigen Kommunikation zwischen Ihnen und den Teammitgliedern.
Ein Statusbericht dient nicht dazu, Schuldige zu finden
Sie und Ihr Auftraggeber wollen ein Ziel erreichen. Wenn Probleme auftauchen, erwähnen Sie diese im Statusbericht und machen Sie seriöse Vorschläge, wie sie gelöst werden können. So stärken Sie mit einem ehrlichen Statusbericht das Vertrauen auf beiden Seiten.