Management

Checkliste zur Organisation von Meetings

Checkliste zur Organisation von Meetings
geschrieben von Jutta Westphal

Wer regelmäßig Meetings organisiert, hat mit der Zeit eine gewisse Routine. Doch auch hier schleichen sich leicht Fehler und Missverständnisse ein. Um das zu vermeiden macht es Sinn, sich eine Checkliste anzulegen mit Dingen, die unbedingt beachtet werden müssen – selbstverständlich individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Hier eine kleine Übersicht, welche Punkte beachtet werden sollten.

Ausstattung von Meetings

Prüfen Sie rechtzeitig, ob alle für das Meeting benötigten Materialien vorhanden sind. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Blöcke, Stifte, Namensschilder, Flipchart, bunte Kartons, Kleber/Heftzwecken etc. Je nach technischer Ausstattung kann es sich auch um einen funktionsfähigen Beamer oder um iPads oder Laptops für alle Teilnehmer handeln.

Bestuhlung des Meeting-Raums

Nichts ist ungünstiger, als zu Beginn eines Meetings die „Reise nach Jerusalem“ spielen zu müssen, weil nicht genug Stühle vorhanden sind. Prüfen Sie auch die Anordnung der Tische und überlegen Sie, ob Sie beispielsweise einen großen runden Tisch oder eine U-Form stellen lassen.

Versand von Einladungen und Tagesordnung 

Laden Sie die Gäste rechtzeitig zum Meeting ein, sodass sie sich vorbereiten können. Falls es viele verschiedene Terminkalender unter einen Hut zu bringen gilt, ist es umso wichtiger, rechtzeitig zu planen. Gegebenenfalls helfen Online-Tools wie Doodle bei der Terminfindung. Nach der Einladung muss auch die Tagesordnung mit ausreichendem Abstand zum Meetingtermin verschickt werden, damit sich jeder so vorbereiten kann, dass er einen wertvollen Beitrag im Meeting leisten kann.

Einladung von Referenten und Gästen zum Meeting

Sollten Gäste oder Referenten an dem Meeting teilnehmen, dürfen die auch auf keinen Fall vergessen werden, sondern sollten sogar vor den Meeting-Teilnehmern verpflichtet werden. Hierbei ist es egal, ob es sich um Fachleute aus dem eigenen Unternehmen handelt oder um externe Spezialisten.

Bewirtung während des Meetings

Damit sich die Meeting-Leitung nicht noch um Kaffee, Getränke oder die Bestellungen für das Mittagsessen beschäftigen muss, sollten Sie das im Vorfeld planen und mit den Meeting-Teilnehmern absprechen. Versenden Sie beispielsweise die Menükarte des Restaurants bereits mit der Einladung und bitten Sie die Teilnehmer, vorab zu wählen.

Nachbereitung des Meetings

Nach dem Meeting sollten zeitnah Protokolle und für alle interessante Infos versandt werden. Praktisch ist es hier, wenn jemand, der nicht direkt aktiv am Meeting beteiligt ist, das Protokoll führt und Unterlagen, die für alle kopiert werden müssen, entgegennimmt. Sollte das nicht möglich sein, muss frühzeitig geplant werden, wer für diese Aufgabe zuständig ist.

Bildnachweis: REDPIXEL / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Jutta Westphal