Wenn Sie nicht gleich alle Projekte in Ihrem Unternehmen mit Prozessmapping begleiten möchten, sollten Sie zu Beginn ein kleines Projekt auswählen, um Prozessmapping in der Praxis auszutesten. Bei einem Projekt gibt es klare Grenzen und Ziele, so dass die Visualisierung der Arbeitsprozesse auch ohne umfassende Erfahrung und ohne große Mühen gelingt. Bei größeren Projekten ist dann schon mehr Fachwissen gefragt, so dass Sie überlegen sollten, zumindest Ihre Projektleiter in diesem Bereich weiterbilden zu lassen. Prozessmapping erhöht die Effizienz von Projekten, denn die Strukturen sind klar und übersichtlich für alle Projektteilnehmer erkennbar.
Grafik funktioniert besser als Text
Auch ohne Prozessmapping werden Arbeitsprozesse in Projekten beschrieben. Allerdings ist die Textform denkbar ungeeignet, um alle Projektteilnehmer optimal zu informieren. Texte sind sehr viel schwerer zu rezipieren als Grafiken. Zudem können sich die meisten Ihrer Mitarbeiter bildliche Darstellungen sehr viel besser merken als textliche Anweisungen. Das hat nichts mit Intelligenz oder Bildung zu tun – Das menschliche Gehirn ist nun einmal eher für Bilder als für Texte gemacht. Das hängt damit zusammen, dass die geschriebene Sprache noch ein relativ neues Konstrukt in der Menschheitsgeschichte ist, während der Mensch von Anfang an mit Bildern umgehen musste.
Mehr Flexibilität in Projekten durch Prozessmapping
Im Idealfall wird am Anfang ein Projektteam bestimmt, dass das Projekt bis zum Ende durchführt. Doch dieser Idealfall ist in der Praxis nicht immer umsetzbar, weil einzelne Mitarbeiter ausscheiden oder erkranken können. Dann muss ein neuer Projektteilnehmer eingearbeitet werden und das ist oft sehr schwierig, wenn der Neuling sich erst einmal durch zahlreiche Texte wühlen muss. Wenn hingegen alle Prozesse des Projekts in visualisierter Form vorliegen, hat der neue Projektteilnehmer die Chance, sich innerhalb kürzester Zeit einen groben Überblick zu verschaffen. Das ist eine hervorragende Voraussetzung, um im nächsten Schritt dann sehr viel schneller die Details, die in den Texten zu finden sind, zu verstehen.
Prozessmapping erleichtert die Kontrolle eines Projekts
Wenn Sie als Unternehmensleiter ein Projekt in angemessener Weise kontrollieren möchten, dann ist das sehr viel einfacher, wenn die Prozesse durch Prozessmapping in einer grafischen Form vorliegen. Viele Fehler lassen können Sie sehr viel leichter entdecken, wenn ein Prozess visualisiert ist. Dahingegen ist es gar nicht so schwierig, Probleme und Fehler in komplizierten Text zu verstecken. Prozessmapping kann deswegen ein sehr wichtiger Faktor sein, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen effizienter und leistungsfähiger zu machen. Die Projektsteuerung wird durch Prozessmapping in jedem Fall auf ein neues Niveau gehoben.