Was ist eine Einkaufsanalyse?
Eine Einkaufsanalyse ist ein bewährtes Werkzeug, um die Standardisierung, Automatisierung und damit die Steuerbarkeit des Lieferantenmanagements als Geschäftsprozess im Unternehmen zu etablieren und dadurch die Ausnutzung von Kostenreduzierung besser im Griff zu haben.
Dieses einfache Werkzeug strukturiert, definiert und dokumentiert u.a. die aktuelle Lieferantenbasis, Umfang und Spezifikation von gelieferten Produkten und Dienstleistungen, Bedarf und Verbrauch der benötigten Produkte, verfügbare und möglicherweise nicht genutzte Rabattstaffeln. Auch Informationen zur finanziellen Stabilität der Lieferanten oder ihrer Fähigkeit und Bereitschaft sich in einen informationstechnisch unterstützten Beschaffungsprozess zu integrieren (eCommerce) werden erkennbar.
Unter anderem wird dadurch auch die Möglichkeit geschaffen, Lieferanten bei Bedarf leichter auszuwechseln, oder auch eigene Geschäftsprozesse an Lieferanten auszulagern (Make or Buy).
Wie kann man vorgehen, um das Werkzeug "Einkaufsanalyse" im eigenen Unternehmen zu implementieren?
Die Fähigkeiten vor allem strategisch relevanter Lieferanten sind bei der heute üblichen Vernetzung von Wertschöpfungsketten von großer Bedeutung für die eigene Leistungsfähigkeit und damit die Zufriedenheit unserer Kunden. Eine Einkaufsanalyse arbeitet diese Fähigkeit der Lieferanten heraus und macht so den Wertbeitrag der externen Partner für die eigene Wertschöpfungskette transparent.
Da eine Einkaufsanalyse ein Werkzeug ist, das über mehrere Funktionsbereiche eines Unternehmens entlang des Prozesses Lieferantenmanagement eingesetzt wird, ist auch eine Beteiligung dieser Verantwortungsbereiche an der Erarbeitung sinnvoll und notwendig. In der Regel werden Marketing, Entwicklung, IT-Abteilung sowie Bereiche aus der Produktionssteuerung den Einkauf beraten und unterstützen.
Um eine entsprechende Kosten-Nutzen-Relation zu erhalten, sollte dieses Team vor allem die Lieferanten im Fokus haben, die große Mengen an Produkten und Dienstleistungen zu regelmäßigen Terminen ins Unternehmen bringen. Hier bietet sich zum Beispiel eine ABC-Analyse an.
Was sind wichtige Steuerungskriterien, um Lieferanten über Einkaufsanalysen zu beurteilen?
Um Lieferanten, die für das Unternehmen von hoher Relevanz sind, zu bestimmen, zu priorisieren und zu bewerten, müssen entsprechende Kriterien gefunden und der Organisation zur Verfügung gestellt werden. Hier bietet sich die Methode einer Balanced Score-Card an. Die spezifischen Messkriterien dieser Score-Card hängen, wie wir schon in früheren Artikeln diskutiert haben, stark von der strategischen Zielsetzung des jeweiligen Unternehmens, das den Lieferanten bewerten möchte, ab.
So kann es zum Beispiel sein, dass ein Unternehmen A, ein Produzent hochwertiger Produkte, den Lieferanten X an einer führenden Position seiner Einkaufsanalyse positioniert, weil dieser Materialien und Komponenten mit bester Qualität liefert, obwohl seine Termintreue möglicherweise mangelhaft ist. Das Unternehmen B, ein Wartungs- und Service-Betrieb, kann den gleichen Lieferanten X schlechter bewerten, weil dessen mangelhafte Liefertreue die Erfüllung der eigenen Unternehmensziele, also pünktlichen Service, gefährdet.
Wie kann man eine solche Lieferanten-Score-Card erstellen?
Die Kriterien, mit denen Lieferanten gemessen werden, sollen in ihrer Gesamtheit (Lieferanten-Score-Card) transparent machen, wie gut diese Lieferanten die Ziele der eigenen Wertschöpfungskette unterstützen. Dazu müssen die einzelnen Messgrößen, wie zum Beispiel Liefertreue, Produktqualität, Kostenposition oder Kreditwürdigkeit gewichtet werden.
Welche Kennzahlen nun im Einzelfall relevant sind kann hier natürlich nicht im Detail diskutiert werden. Eine reichhaltige Palette bewährter Messgrößen für fast alle Prozesse eines Unternehmens bietet hier das Benchmarking Center Europe, an der Universität zu Köln.
Welchen Nutzen haben Sie vom Einsatz einer Einkaufsanalyse?
Der Einsatz des Managementwerkzeugs "Lieferantenanalyse" versetzt Sie mit relativ wenig Aufwand in die Lage zu erkennen
- wie sich die Materialkosten zusammensetzen und das ist ja in den meisten Unternehmen ein erheblicher Anteil der Wertschöpfung,
- welches die wichtigsten Lieferanten für die Erfüllung der Ziele des eigenen Unternehmen sind (ABC-Analyse),
- wie, wann und wo Rabatte und Skonti genutzt werden können,
- wo Potenziale bestehen, Lieferanten besser in die eigene Prozess-Philosophie zu integrieren.
Nicht zuletzt liefert eine Einkaufsanalyse wichtige Hinweise bezüglich der eigenen Marktposition bei strategisch wichtigen Lieferanten, die dann wiederum zum Nutzen der eigenen Wertschöpfungskette als Verhandlungshebel eingesetzt werden kann.