Dies können z.B. sein:
- Geburtsdatum,
- Interessenschwerpunkte bei Spendenprojekten,
- Gründe, warum der Spender Ihrer Organisation spendet,
- positive Aspekte, die dem Spender bei Ihrem Verein aufgefallen sind,
- Kritik.
Sie können einen Kontaktbogen mit jedem Textprogramm (z.B. Word, Lotus Notes) erstellen, sodass Änderungen keinen großen Aufwand mit sich bringen. Füllen Sie den Kontaktbogen zunächst handschriftlich während des Telefonats aus. Später können Sie die wichtigen Informationen in Ihre Spenderdatenbank eintragen. Legen Sie sich immer einen kleinen Stapel Kontaktbogen griffbereit neben Ihr Telefon. Denn im Falle eines Anrufs haben Sie nicht die Zeit, einen Kontaktbogen zu suchen. Stellen Sie auch Kollegen, die mit Spendern am Telefon Kontakt haben, Kopien zur Verfügung.
Sammeln Sie Ihre Kontaktinformationen systematisch
Sammeln Sie Ihre Kontaktinformationen mit System. Am einfachsten ist es, wenn Sie alle Kontaktbogen alphabetisch geordnet in Ordnern ablegen. Idealer ist es, wenn Sie bereits über eine Spenderdatenbank verfügen, in der Sie lediglich den letzten Kontakt mit den wichtigsten Informationen eintragen müssen. Aber auch in diesem Fall sollten Sie die Kontaktbogen wenigstens ein halbes Jahr aufbewahren.
Tipp: Beachten Sie den Datenschutz. Nach § 4 Abs. 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dürfen Sie ausschließlich Informationen erfassen, die nicht auf persönliche Befindlichkeiten (z.B. Krankheiten in der Familie) schließen lassen. Ausführliche Informationen finden Sie unter http://www.bfdi.bund.de und lassen Sie sich im Zweifelsfall rechtlich beraten.