Personalcontrolling

In dieser Beitragsreihe über Personalplanung und –controlling wird es Zeit, auch einmal über diejenigen zu schreiben, die für diese Tätigkeiten verantwortlich sind: Personalcontroller. Wie werden Personalcontroller ausgebildet, welche Voraussetzungen sollten sie mitbringen und wo werden Sie typischerweise beschäftigt?

Durch Standardfragen wie z.B. „Wo sehen Sie Ihre Stärken?“ oder „Warum sollen wir gerade Sie einstellen?“ lässt sich heute kaum noch ein Bewerber in die Karten sehen. Somit ist es höchste Zeit, neue Fragestellungen bei der Bewerberauswahl zu testen.

Betrachtet man statistische Zahlen über die Veränderungen am Arbeitsmarkt, liegen vielfach nur gesamtdeutsche Werte vor. Betrachtet man Entwicklungen unter regionalen Aspekten, wird deutlich, dass die Gesamtstatistik oft einen wenig aussagekräftigen Mittelwert liefert, der die wahren Tendenzen nicht aufzeigen kann. Regional aufgeteilte Zahlen legen offen, dass auch in Sachen Demographie das Land noch weit von einer Einheit entfernt ist. Personalbeschaffung wird in den nächsten Jahren zu einem immer schwierigeren Thema.

Von Anderen lernen und sich an Besseren orientieren, dies ist der Sinn eines unternehmensübergreifenden Benchmarkings. Auch Personalfunktionen werden vielfach eines Benchmarkings unterzogen, um festzustellen, ob der aufgewendete Ressourceneinsatz im Vergleich zu anderen Unternehmen gerechtfertigt ist.

Die Herausforderungen, die der demographische Wandel für die Personalplanung der Unternehmen bereithält, werden immer gravierender. Neben dem Mangel an geeignetem Nachwuchs sieht sich die Personalarbeit zunehmend mit den Besonderheiten einer alternden Belegschaft konfrontiert. Auf diese Punkte müssen Sie unbedingt achten:

Ist in großem Umfang Personal abzubauen, führt der entstehende Handlungsdruck oft zu nicht wieder gut zu machenden Schäden. Vielfach wird bereits durch die Ankündigung von Personalabbau eine Welle von Eigenkündigungen hervorgerufen. Dies sind dann meist die Mitarbeiter, die man eigentlich behalten wollte. Personalabbau ist daher nicht nur aus rechtlicher Sicht ein hochkompliziertes Geschäft, das professionell betrieben werden muss. Mit diesen Maßnahmen reduzieren Sie die mit dem Personalabbau verbundenen Risiken.

In Krisenzeiten sind die Personalkosten immer im Fokus von Einsparungsszenarien. In den meisten Branchen ist der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten des Unternehmens so hoch, dass hier vorgenommene Einsparungen einen spürbaren Effekt haben. Viele Personalkosten sind jedoch nicht oder nicht kurzfristig zu beeinflussen. Oft wirken Maßnahmen erst mit einer gewissen Verzögerung. Nachfolgend finden Sie einige Maßnahmen, mit denen sich auch kurzfristige Einsparungen erzielen lassen.

Ein Vollzeitäquivalent drückt aus, wie viel Arbeitszeit ein Vollzeitbeschäftigter vertraglich zu leisten hat. So werden beispielsweise Teilzeitarbeitsplätze ins Verhältnis zu einer Vollzeitbeschäftigung gesetzt. Die nachfolgenden Beispiele zeigen, dass die Bestimmung, was ein Vollzeitäquivalent ist, nicht so trivial ist, wie es zunächst scheint.

Eine strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist nicht nur für die unmittelbare Tätigkeit von Vorteil. Mitarbeiter, die gut eingeführt wurden, fühlen sich automatisch wohler in ihrem neuen Job. Außerdem steigert eine gute Einarbeitung die Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber. Besonders wichtig ist Einarbeitung im Bereich der Pflege. Aber auch andere Bereiche können von einer systematischen Einarbeitung profitieren.

Leichter gesagt als getan. Hinter diesem Stichwort, von dem viele gehofft hatten, es würde sich als ein Modewort entpuppen, steckt eine Vielzahl von sehr unterschiedlichen Entwicklungen. Der demographische Wandel ist mehr als der Rückgang der Einwohnerzahl und der Anstieg des Durchschnittsalters einer Bevölkerung.

Im Eiltempo beschloss die Bundesregierung das Konjunkturpaket zur Bewältigung der gegenwärtigen Wirtschaftskrise. Einige der Beschlüsse wirken sich auf die Personalkostenplanungen der Unternehmen aus. Personalplaner sollten daher jetzt ihre Planungen und Prognosen für 2009 adjustieren, denn die Entlastungen werden noch in diesem Jahr wirksam werden.

Die im Unternehmen zur Verfügung stehenden Arbeitskräfte lassen sich in der Personalstatistik entweder als Köpfe oder als Kapazitäten darstellen. Sinnvolle Anwendungsbereiche gibt es sowohl für die eine als auch für die andere Zählweise.

Ist Ihre Personalabteilung schlank, mollig oder gar fett? Mit diesen plakativen Attributen bezeichnet die capgemini-Studie HR-Barometer 2007 die Betreuungsquote, also die Relation zwischen HR-Mitarbeitern und Mitarbeitern des Unternehmen.

Irgendwo muss man anfangen. Diese Erkenntnis trifft vor allem dann zu, wenn die Themen groß und fast übermächtig erscheinen. Die Personaler vieler Unternehmen mögen sich abgeschreckt fühlen, wenn sie (wieder einmal) das Stichwort „demographischer Wandel“ hören. Sie wissen, dass sie betroffen sind oder sein werden, aber dass sie keine gesicherten Kenntnisse darüber haben, welche Auswirkungen dieses Phänomen auf ihre Organisation hat.

Derzeit ist in der Presse (erneut) von historisch äußerst niedrigen Krankenquoten zu lesen. Trifft das auch auf Ihr Unternehmen zu? Wie stehen Sie im Vergleich zu anderen da?

Ist entschieden, Teile der Personalarbeit im Rahmen einer Shared Services Organisation zu erbringen, stellt sich die Frage nach dem Standort dieser Einheiten. Diese Frage muss unabhängig davon beantwortet werden, ob die Leistungen aus dem Unternehmen ausgegliedert werden (Outsourcing) oder im eigenen Haus erbracht werden.

Controlling ist prinzipiell eine rückwärts gerichtete Betrachtung. Es besteht im Wesentlichen aus der Analyse von Vergangenheits- und bestenfalls Gegenwartsdaten. Wie wird daraus ein zukunftsorientiertes Instrument der Personalarbeit?

Nicht unerheblich für die Personalkostenplanung ist die Entwicklung der Sozialversicherungsbeiträge. Sie stellen einen Teil der Personalnebenkosten dar, über deren Höhe gerade in Deutschland viel diskutiert wird. Die vorläufigen Rechengrößen für das Jahr 2009 zeigen einen moderaten Anstieg bei den Beitragsbemessungsgrenzen, eine Erhöhung der Beiträge zur gesetzlichen Krankenkasse und eine Absenkung des Beitrags zur Arbeitslosenversicherung.

Unter einem Sabbatical versteht man eine mehrmonatige Auszeit des Arbeitnehmers, die für persönliche Zwecke genutzt wird. Eine lange Reise, ein sozialer Einsatz, eine Fortbildung in einem anderen Bereich, der Bau eines Hauses … Alles ist denkbar und nur dem Arbeitnehmer überlassen. Aber auch arbeitgeberseitig kann ein Sabbatical interessant sein.

Shared Service Center bündeln traditionell dezentral durchgeführte Aufgaben an einer Stelle, zunehmend auch im Personalbereich. Dabei handelt es sich nicht einfach um eine Zentralisierung, sondern es entsteht eine Kunden-Lieferantenbeziehung, von der beide Seiten profitieren.

Mit der Fluktuationsquote wird ermittelt, wie hoch der Anteil der Mitarbeiter ist, der im Vergleich zur duchschnittlichen Belegschaft jährlich das Unternehmen verlässt. Bei aller Detailgenauigkeit, die zur Ermittlung notwendig ist, wird oft nicht gesehen, dass die Aussagekraft dieser Kennzahl doch recht beschränkt ist.

„Rechtzeitig und umfassend“ ist der Betriebsrat zur Personalplanung zu unterrichten. So sieht es § 92 BetrVG vor. Was sind die Kriterien für die Rechtzeitigkeit? Wann muß informiert werden?

Einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum zufolge werden Dienstwagen immer häufiger als Gehaltsbestandteil genutzt. Nicht nur im Geschäftsführerbereich, wo ein Dienstwagen in fast allen Fällen zur Grundausstattung gehört, sondern auch im Führungs- und zunehmend im Fachkräftebereich werden Autos vom Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Immer mehr Unternehmen digitalisieren ihre Personalakten und verzichten auf eine manuelle Ablage des Schriftverkehrs. Nach anfänglichem Aufwand für das Scannen der vorhandenen Papierdokumente entsteht ein hohes Potential für Einsparungen und Effizienzgewinne.

Bewerbungsgespräche sind notwendig, um zusammen mit den Bewerbungsunterlagen die Eignung des Kandidaten festzustellen. Sie haben Gelegenheit, den neuen Mitarbeiter rechtzeitig unter die Lupe zu nehmen, Verschönerungen in den Unterlagen zu entdecken und Fehlbesetzungen zu umgehen. Aber Vorsicht: Sie dürfen Ihren Bewerber nicht alles fragen, was Sie vielleicht gern möchten.

Alle Jahre wieder im Herbst ergeht der Aufruf an die Mitarbeiter, alle Urlaubstage im laufenden Jahr einzuplanen und zu nehmen. Für Urlaubstage, die in das Folgejahr übertragen werden, muss der Arbeitgeber Urlaubsrückstellungen bilden. Diese können sich zu erheblichen Beträgen summieren.

Eine der beliebtesten Kennzahlen im Personalcontrolling ist die Fluktuationsquote. Auch wenn nur wenige Zahlen ermittelt werden, die Fluktuationsquote fehlt praktisch in keinem Unternehmen. Sie wird so selbstverständlich präsentiert, dass kaum jemand hinterfragt, wie sie eigentlich ermittelt wird.

In vielen Bereichen hat die Stempeluhr längst ausgedient. Dennoch müssen Mitarbeiter nicht auf Flexibilität verzichten. Sie passen ihre Arbeitszeit selbstständig den Bedürfnissen an. Dass sie dabei ihre vertragliche Arbeitszeit ableisten, ist Vertrauenssache – daher heißt diese Form der Arbeitszeitregelung auch Vertrauensarbeitszeit. Aber hat die Arbeitszeiterfassung nicht auch Vorteile? Ist es eine Modeerscheinung, auf sie zu verzichten?

Regelmäßig liefern Sie Auswertungen aus den Personaldatenbeständen und Kennzahlen an die Unternehmensleitung und weitere Empfänger im Hause. Haben Sie sich auch schon gewundert, warum den gelieferten Personaldaten und -zahlen so wenig Glauben geschenkt wird? Oder warum jeder Bereich seine eigenen -meist manuellen- , Personalstatistiken erstellt? Vielleicht liegt es an der Qualität der Daten, die für die Auswertungen genutzt werden. Sind sie aktuell, vollständig und fehlerfrei?

Viele Argumente sprechen dafür, dass Mitarbeiter einen Teil ihrer Arbeit in der eigenen Wohnung erbringen. Das Kostenargument trifft für beide Seiten zu. Telearbeit hilft Unternehmen und Mitarbeitern, Kosten zu reduzieren. Vorausgesetzt, das Konzept stimmt, ist Telearbeit für beide Seiten ein Gewinn.

Teilzeitarbeit erfreut sich nach wie vor steigender Beliebtheit, sowohl bei Unternehmen, als auch bei den Beschäftigten. Die Quoten steigen, wie die neuesten Veröffentlichungen des Statistischen Bundesamtes zeigen. Eine hohe Teilzeitquote hat für Unternehmen positive wie negative Auswirkungen.

Kennzahlen werden auch im Personalmanagement oft für den Vergleich zwischen Unternehmen herangezogen. Dies ist jedoch nur bei hochgradiger Standardisierung der Personalkennzahlen möglich, die aber in den meisten Fällen nicht stattfindet. Werden die Zahlen trotzdem unternehmensübergreifend verwendet, entsteht der berühmte Vergleich von Äpfeln mit Birnen, ohne dass dies auf den ersten Blick erkennbar ist.

Um Raumkosten zu sparen, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, auf den eigenen Schreibtisch für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind zu verzichten. 2 Wege bieten sich da an: Desk-Sharing und Telearbeit.