Korrespondenz

Weihnachtspost: Tipps fürs Drumherum

Lesezeit: < 1 Minute Sie möchten, dass Ihr Weihnachtsgruß in der großen Menge der Weihnachtspost nicht untergeht? Beachtung findet Ihr Weihnachtsgruß, wenn Sie einen praktischen Tipp für das Fest mitliefern. Beispiele: ein tolles Rezept, eine besondere Internet-Seite mit Weihnachtsmotiven zum Herunterladen, ein spezieller Tipp für ein Weihnachtsgeschenk, ein besinnliches Gedicht.

Fremdwörter blitzschnell nachschlagen

Lesezeit: < 1 Minute Reziprok. Validierung. Die Bedeutung dieser Fremdwörter müssen die meisten Menschen nachschlagen. Wenn Sie schnell und sicher die Bedeutung ermitteln müssen, dann kommt Ihnen jetzt auch das Internet zur Hilfe. Auf einer speziellen Seite werden gute und verständliche Erklärungen angeboten.

Kondolenzbriefe an Mitarbeiter: Die richtigen Worte zu finden ist sehr schwierig

Lesezeit: 2 Minuten Viele Kondolenzbriefe werden nicht geschrieben, weil dem Schreiber oder der Schreiberin einfach die richtigen Worte fehlen. Möglicherweise hat sich Ihr Chef schon einmal vor der Verantwortung gedrückt, Kondolenzbriefe zu verfassen, und Sie haben sich auch nicht darum gekümmert – schließlich gehören Kondolenzbriefe weder zu den angenehmen noch zu den alltäglichen Dingen.

Briefe: So formulieren Sie ein gelungenes Begleitschreiben

Lesezeit: < 1 Minute Warenmuster ohne begleitende Briefe zu verschicken, ist nicht nur unprofessionell, Sie verpassen auch die Gelegenheit positiv auf sich bzw. Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen. Zeigen Sie Ihrem Kunden bereits mit Ihren Briefen, dass er Ihnen nicht gleichgültig ist. Der Brief gibt Ihnen die Möglichkeit zu demonstrieren, dass Sie professionell arbeiten, individuell und freundlich agieren.

E-Mail: So bringen Sie mehr Übersicht in Ihr Postfach

Lesezeit: < 1 Minute E-Mails – Fluch oder Segen? Das fragen Sie sich vielleicht auch, da Sie sicherlich jede Menge E-Mails verschicken und meist noch wesentlich mehr Nachrichten bekommen. Manchmal hat man das Gefühl, dass das Lesen, Sortieren und Bearbeiten von E-Mails den Tag bestimmen. Wenn auch Sie keine Lust mehr darauf haben, unter der E-Mail-Flut zu leiden, helfen Ihnen die folgenden Tipps sicher weiter!

E-Mail-Korrespondenz: Bleibt der höfliche Umgang miteinander auf der Strecke?

E-Mail-Korrespondenz: Bleibt der höfliche Umgang miteinander auf der Strecke?

Lesezeit: 4 Minuten Eike Hovermann ist Geschäftsführer der Akademie für Sekretariat und Büromanagement und arbeitet als freiberuflicher Trainer im Internetbereich. Er ist Mitautor eines großen Korrespondenz-Buchs und Verfasser zahlreicher Fachbeiträge zum Thema Internet und E-Mails.

Im Geschäftsleben gibt es für die klassische Korrespondenz geschriebene und ungeschriebene Regeln, die von den meisten beherzigt oder berücksichtigt werden. Doch wie sehen diese Regeln für die elektronische Post aus? Der E-Mail-Austausch steht für schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Besteht da nicht die Gefahr, dass um der Schnelligkeit willen einige Gesetze, Empfehlungen, Regeln oder wichtige Höflichkeitsformeln missachtet werden? Im folgenden E-Mail-Abc erhalten Sie alle wichtigsten Tipps rund um den korrekten, höflichen, sinn- und stilvollen Umgang mit dieser modernen Korrespondenzform.

Sprache: Die Tücken des Apostrophs

Lesezeit: < 1 Minute In den letzten Jahren greift er in Deutschland im sich: der Missbrauch des Apostrophs. Wo immer möglich setzen die Deutschen einen Apostroph. Wie kommt das? Vermutlich haben wir uns das aus dem Englischen abgeschaut und machen dadurch sehr viele Fehler. Hier die größten Apostroph-Fettnäpfchen:

Wie Sie Ihre Kunden durch Psychologie im Brief überzeugen

Lesezeit: < 1 Minute Wenn Sie einen perfekten Brief an Ihre Kunden schreiben, dann sollte er nicht nur fehlerfrei und zeitgemäß formuliert sein; er sollte im Idealfall auch psychologische Aspekte berücksichtigen. Versetzen Sie sich in den Kunden und fragen Sie sich: Was ist dem Kunden wichtig? Sprechen Sie seine Bedürfnisse an. Diese Formulierungen helfen Ihnen, Ihre Briefe psychologisch geschickt zu verfassen und Ihre Kunden besser anzusprechen.

Pflichtangaben in E-Mails: Abmahnungen sind nicht wirksam

Lesezeit: < 1 Minute Es kommt immer häufiger vor: Firmen erhalten von ihren Mitbewerbern Abmahnungen, weil eine Pflichtangabe in der E-Mail fehlte. Dass bestimmte Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen ein Muss sind, ist Ihnen schon lange bekannt. Die Regelung, dass dies auch für E-Mails gilt, hat dazu geführt, dass einige Firmen versuchen, aufgrund von fehlenden Angaben ihren Konkurrenten eins auszuwischen.

Dankschreiben für Geschenke: Ideen für Ihre schriftlichen Danksagungen

Lesezeit: < 1 Minute Dass Sie sich für ein Geschenk bedanken müssen, sollte selbstverständlich sein. Ein Geschenk zu ignorieren oder sich im Laufe des Jahres beiläufig dafür zu bedanken ist schlechter Stil. Bei wichtigen Geschäftspartnern und/oder aufwändigen Geschenken ist ein Brief, am besten handschriftlich, empfehlenswert. Bei kleineren Geschenken oder einem sehr engen Geschäftskontakt können Sie auch eine E-Mail schreiben.

Rechtschreibung: Diese Regeln gelten bei Fremdwörtern

Lesezeit: < 1 Minute Gerade seit der Einführung der neuen Rechtschreibung gab es im Bezug auf die korrekte Schreibweise von Fremdwörtern viele Missverständnisse, Verwirrungen und Unsicherheiten. Bei vielen Fremdwörtern können Sie nun zwischen 2 Varianten wählen: der ursprünglichen und der eingedeutschten Version. Durch die Reform der Rechtschreibung wurde die Liste der Wörter, die aus anderen Sprachen kommen und deren Schreibweise eingedeutscht wurde, erweitert. Wer sich nicht an die neue Schreibweise gewöhnen kann, darf auch in Zukunft Fremdwörter in der vertrauten Art schreiben. Ansonsten gelten diese Regeln:

So schreiben Sie Paare richtig an!

Lesezeit: 2 Minuten Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie nicht wussten, wie Sie beispielsweise den Geschäftsführer und seine Lebensgefährtin richtig anschreiben und ansprechen? Oder wie sieht es mit der Formulierung "und Ihre Gattin" aus? Ist das besonders höflich oder gar nicht mehr zeitgemäß? Wir bringen Ordnung in den Anredendschungel.

E-Mails: Verzichten Sie auf Floskeln wie „in der Anlage“!

Lesezeit: < 1 Minute „In der Anlage finden Sie" hat in einer E-Mail genauso wenig verloren wie in einem herkömmlichen Brief. Auch "Beiliegend finden Sie" ist fehl am Platz. Der Empfänger liegt ja nicht bei. "Finden" klingt immer so nach "suchen müssen". Und "Angehängt finden Sie" ist grammatikalisch nicht korrekt. Denn dann wäre ja der Empfänger angehängt – und das wollen Sie sicher nicht zum Ausdruck bringen." Folgende Formulierungen sind besser:

Geschäftskorrespondenz: Vermeiden Sie verstaubte Formulierungen mit "Hätte, könnte, würde, dürfte"

Geschäftskorrespondenz: Vermeiden Sie verstaubte Formulierungen mit „Hätte, könnte, würde, dürfte“

Lesezeit: < 1 Minute Ich würde mich freuen, wenn ich Sie bald wieder als zufriedenen Kunden begrüßen dürfte. – Das klingt, als ob der Briefschreiber es selbst nicht für wahrscheinlich hielte, dass der Kunde wiederkommt. Dabei wollte er nur höflich sein. Nichts gegen Höflichkeit, sie ist das A und O moderner Geschäftskorrespondenz. Wer in seinen Briefen zu oft die Formen „hätte“, „könnte“, „würde“, „dürfte“ verwendet, wirkt untertänig und zudem auch ein wenig umständlich und altmodisch. Wenn Sie dagegen zeitgemäß und kompetent auftreten möchten, vermeiden Sie solche Floskeln in Ihrer Geschäftkorrespondenz.

Die schriftliche Anrede für ein Paar

Lesezeit: < 1 Minute Die korrekte schriftliche Anrede für ein Paar ist manchmal schwierig, wenn sie nicht zu vertraulich wirken soll, beispielsweise in dieser Situation: Sie verschicken Einladungen an Freunde, Bekannte und Familie und sind sich nicht ganz sicher, wie Sie die Anrede denn formulieren sollen. Daraufhin entscheiden Sie sich spontan für "Liebe Schneiders" für ein Ehepaar. Dann werfen Sie die Briefe ein. Später kommen Ihnen Zweifel, ob die Anrede wirklich angemessen ist oder ob Sie die Empfänger damit brüskieren könnten.

Achten Sie auf einen rechtssicheren Umgang mit Ihren E-Mails!

Lesezeit: 2 Minuten Mittlerweile hat die E-Mail in jeder Geschäftskorrespondenz einen festen Platz eingenommen. Solange es sich um einen unverbindlichen Informationsaustausch handelt, gibt es auch keine großen Probleme. Wie aber handeln Sie, wenn Ihnen ein Angebot per E-Mail zugestellt wurde oder Sie einem Lieferanten eine Aufforderung zur Nachbesserung per elektronische Post zukommen lassen?

Korrespondenzstil: Lassen Sie die Finger von „baldmöglichst“

Lesezeit: < 1 Minute "Baldmöglichst" heiß einst "möglichst bald". Der Herr Kommerzienrat schrieb sogar "in tunlichster Bälde". Dann kam die Telegrafie. Die Kosten wurden nach Wortzahl berechnet, je Wort eine Gebühreneinheit. "Möglichst bald" verschmolz deshalb zu dem Unwort "baldmöglichst". Eigentlich sollte es "baldestmöglich" heißen, doch das klingt auch nicht schöner.

Glückwünsche: Persönliche Formulierungen

Lesezeit: < 1 Minute Wollen Sie dem Gratulanten eine wirkliche Freude bereiten, dann verzichten Sie besser auf vorformulierte Standardglückwünsche. Diese wird er sicherlich dutzendfach erhalten. Ausgefallene und individuelle Texte kommen sicherlich besser an. Wenn Sie sich an den folgenden Empfehlungen "entlanghangeln", ist die Formulierung von individuellen Wünschen ganz einfach.

Korrekte Anreden und Schlussformeln

Korrekte Anreden und Schlussformeln

Lesezeit: < 1 Minute Bei Anrede und Schlussformel im Brief ist heute eine größere Vielfalt möglich als noch vor wenigen Jahren. Die Sitten im E-Mail-Verkehr haben die postalische Korrespondenz beeinflusst. Seien Sie aber vorsichtig. Ziehen Sie bei der Wahl von Einstieg und Abschluss die Lesegewohnheiten Ihrer Adressaten in Betracht.

Notizmanagement: Effektiv mitschreiben

Lesezeit: < 1 Minute Sie kommen gerade aus einer Besprechung in der Sie sich zahlreiche Notizen gemacht haben und müssen nun entscheiden, was Sie damit tun. Landen die Notizen im Papierkorb, weil Sie in dem Wust von Informationen das Wesentliche nicht mehr entdecken können? Oder arbeiten Sie sich mühsam zu den wichtigen Informationen durch? Oder entdecken Sie, dass Sie die wichtigsten Informationen gar nicht haben. Wenn Sie sich in einem der 3 Fälle wieder erkennen, sollten Sie dringend Ihre Mitschriften optimieren:

Geschäftsbriefe mit Ironie

Lesezeit: < 1 Minute Nicht jede ironische Bemerkung eignet sich für einen Geschäftsbrief. Indirekte Kritik dürfen Sie dagegen anbringen – vor allem, wenn Ihr Empfänger auf Ihre bisherigen Schreiben nicht reagiert hat. Beispiele für Ironie in Geschäftsbriefen hat "Der Sekretärinnen-Briefe-Manager":