Neben dem Punkt ist das Komma das am häufigsten verwendete Satzzeichen. In Ihrer Korrespondenz möchten Sie natürlich sichergehen, dass Sie auf dem neuesten Stand der Rechtschreibung sind. Das Komma bringt Übersichtlichkeit und Ordnung in einen Text und erleichtert dem Leser die Informationsaufnahme. Setzen Sie das Komma ab sofort richtig ein.
Ihnen fehlt regelmäßig das passende Porto? Eine Frankiermaschine ist für Ihren Betrieb unrentabel? Sofern Sie Ihre Korrespondenz mit dem PC erledigen und ohnehin regelmäßig im Internet sind, kleben Sie künftig doch einfach virtuelle Briefmarken auf Ihre Post.
Geschäftskorrespondenz und kreativ – was für ein Widerspruch! Zum Rüstzeug einer Sekretärin gehört, dass die DIN 5008 erlernt und angewendet wird. Es folgt dann fast immer noch eine Reihe von zusätzlichen betriebsinternen Reglementierungen.
Wenn Sie bei Ihrer Korrespondenz häufig mit Sonderzeichen arbeiten (wie beispielsweise in fremdsprachlichen Texten), möchten Sie natürlich mit möglichst wenig Aufwand auf sie zugreifen. Mit dem kostenlosen Microsoft Keyboard Layout Creator (MSKLC) können Sie nun endlich ein individuelles Tastaturlayout erstellen, das optimal auf Ihre Bedürfnisse angepasst ist.
Ein potenzieller Kunde bittet Sie um ein schriftliches Angebot. Seinem Wunsch kommen Sie doch gerne nach – doch Vorsicht: Ohne Befristung sollten Sie Ihr Angebot nicht verschicken!
Immer die gleiche Leier: Ihr Chef kommt von einem Geschäftstermin zurück und bittet Sie: „Bedanken Sie sich bei denen. Schreiben Sie irgendwas – Sie wissen schon.“ „Nein“, denken Sie, „weiß ich nicht!“ Was in aller Welt soll ich in einen Dankesbrief schreiben? Ein vermeintlich harmloser, schnell geschriebener Dankesbrief wird schnell zum Problem, weil Ihnen partout nichts einfällt. Schließlich waren Sie bei dem Treffen ja noch nicht einmal dabei.
Es gehört immer mal wieder zu Ihren Aufgaben, ein paar aufmunternde Genesungswünsche für Mitarbeiter, Kollegen oder Geschäftspartner, die erkrankt sind, zu formulieren. Versuchen Sie, sich in diesen Fällen in die Lage des Betroffenen zu versetzen und das nötige Einfühlungsvermögen mitzubringen. Überlegen Sie, in welcher Beziehung Sie zu der erkrankten Person stehen. Was würden Sie selbst in einer solchen Situation gern hören oder was überhaupt nicht? Wählen Sie für Ihre Genesungswünsche bei Krankheit die entsprechenden Formulierungen.
Der persönliche Dialog mit säumigen Kunden verbucht deutlich höhere Zahlungseingänge als schriftliche Aufforderungen. Das klassische Mahnwesen produziert immer häufiger lange Debitorenzeiten, ausbleibende Zahlungen und kostenintensive Gerichtsverfahren.
Es läuft nicht immer alles perfekt und manchmal schleichen sich trotz aller Kontrollen Fehler ein. Egal, ob Sie eine Terminzusage nun doch nicht einhalten können, oder ob der Kunde die falschen Unterlagen oder die richtigen zu spät erhalten hat, es wird immer wieder Situationen geben, in denen Sie nur noch eines machen können: Ein Entschuldigungsschreiben verfassen und zu dem Fehler stehen.
Eines ist klar: Ein Genesungsschreiben an einen kranken Menschen ist keine übliche Geschäftskorrespondenz. Es ist immer sehr persönlicher Natur. Dies hat für den Absender eine Reihe von Konsequenzen.
Auftragsbestätigungen gehören nicht zu den spannendsten Briefen und lassen Ihnen in der Regel nur wenig Spielraum für Kreativität. Aber auch Auftragsbestätigungen müssen geschrieben werden. Die Verfasser geben sich dabei oft nur wenig Mühe, da diese Briefe zu den lästigen Pflichten gehören. Deshalb sehen Auftragsbestätigungen oft sehr langweilig aus. Dabei wird oft vergessen, dass Sie auch mit Auftragsbestätigungen einen Eindruck beim Kunden hinterlassen.
Ob ein Newsletter oder ein Mailing erfolgreich ist oder nicht, hängt von mehreren Kriterien ab. Ein sehr wichtiger Punkt ist der Versandzeitpunkt. Denn Opening-Rate und Response sind unter anderem extrem vom richtigen Versandzeitpunkt abhängig. So sollten Sie beispielsweise ein Mailing nicht unbedingt am Montagmorgen verschicken.
"Schrift ist das Kleid der Sprache" – treffender als der Schriften-Entwerfer Erik Spiekermann kann man es nicht sagen. Wenn man sich ein typisches Werbe-Mailing der heutigen Zeit anschaut, dann stellt man fest: Es kommt oft viel zu bunt daher, in "Kleidern", deren Farben nicht zueinander passen. Woran liegt das?
Nun rückt die Weihnachtszeit wieder näher, in den Supermärkten werden schon Christstollen und Schoko-Weihnachtsmänner verkauft. Zeit auch für Sie, an Ihre Weihnachtspost für Ihre Mitglieder oder Förderer/Spender zu denken. Beachten Sie diese 8 Regeln, und Ihre Botschaft kommt beim Leser richtig an…
Wenn Sie sich die Briefe Ihrer Korrespondenzpartner einmal genauer anschauen, stellen Sie sicher fest, dass Nummern und Zahlen oft unterschiedlich geschrieben werden. Wollen Sie aber richtig liegen, sollten Sie sich an der DIN 5008 orientieren.
Zu den täglichen Aufgaben Ihres Unternehmens gehören auch unangenehme Schreiben, wie zum Beispiel Mahnungen. Wird nun die Grußformel „Hochachtungsvoll“ auch bei einer Mahnung noch verwendet oder wie sollte man einen solchen Brief sonst beenden? Gehört unter eine Mahnung überhaupt eine Grußformel? Und wenn ja, welche?
Der Hochzeitstag ist selbst im Leben eines sonst eher nüchternen und geschäftsmäßig denkenden Menschen ein außergewöhnlicher und emotionsgeladener Tag. Wollen Sie Gratulationen verschicken, müssen Sie sich auf eine völlig andere Stimmung und Ausdrucksweise einlassen, als bei der Geschäfts-Korrespondenz mit dem selben Menschen. Denn mit diesem außergewöhnlichem Anlass müssen Sie „außergewöhnlich“ umgehen.
Für Genesungswünsche gibt es kaum einen falschen Zeitpunkt. Sobald Sie von der Krankheit erfahren, sollten Sie Ihre Genesungswünsche formulieren und abschicken. Denn wenn sie nett formuliert sind, sind Genesungswünsche dem Empfänger sicher eine willkommene Abwechslung vom tristen Krankenalltag und helfen dabei, die Krankheit durchzustehen.
Sie bekommen ein Geschenk und vergessen, sich dafür zu bedanken – damit können Sie den Absender dauerhaft verärgern. Das wissend wollen Sie Ihr Dankschreiben besonders schön und sorgfältig gestalten – und verschieben es auf später.
Bei einer Mahung an einen Kunden müssen Sie nicht nur bestimmte Formalien beachten, sondern auch eine Menge Fingerspitzengefühl beweisen.
Vier von zehn Computer-Nutzern klagen nach einer langen Sitzung vor dem Bildschirm über trockene, brennende Augen. Das haben Wissenschaftler der Universitätsklinik Tübingen herausgefunden. Es kann unter anderem daran liegen, dass sie eine Serifenschrift benutzen.
Sie selbst werden schon über das Kürzel „U.A.w.g.“ gestolpert sein. Meiste taucht „U.A.w.g.“ am Ende einer Einladung auf. Viele verwenden das Kürzel, ohne sich darüber Gedanken zu machen, ob es von anderen verstanden wird. Doch selbst wenn der Angeschriebene versteht, was mit „U.A.w.g.“ gemeint ist, sollten Sie lieber auf das Kürzel verzichten.
Immer wieder tauchen in der allgemeinen Geschäfts-Korrespondenz Stilblüten auf. Versuchen Sie, diese Stilblüten zu vermeiden. Denn oft wirken Stilblüten nicht nur hochgestochen, sondern einfach nur lieblos und billig.
Unterscheiden Sie zwischen einem Beschwerdebrief und einer offiziellen Reklamation. Mit einem Beschwerdebrief weisen Sie auf Missstände hin oder auf Ärgernisse, die Ihnen widerfahren sind. Dadurch hat ein Beschwerdebrief nicht den rechtlichen Charakter einer Reklamation.
Auch geübte Briefeschreiber stutzen hin und wieder: Wie war das denn jetzt nochmal? Welche grammatikalische Regel gilt hier? Ein Beispiel: Wenn ein Hauptsatz mit dem sächlichen Artikel (Das Haus, …) beginnt, wie lautet das korrekte Fürwort im Relativsatz: „…, das“ – oder „…, was“?
Eine Antwortkarte ist nicht immer nötig – im Gegenteil: Wenn Sie die Zahl der Teilnehmer nicht aus organisatorischen Gründen brauchen, vezichten Sie besser auf eine Antwortkarte. Denn jeder Anmeldeschein könnte potenzielle Besucher davon abhalten, zu kommen.
Es passiert immer häufiger: der falsche Gebrauch des Apostrophs. Und nur wenige wissen noch, wie der Apostroph richtig gesetzt wird. Damit Sie peinliche Fehler in Ihren Briefen vermeiden, haben wir die größten Fettnäpfchen beim Apostroph einmal zusammengefasst.
In den letzten Jahren greift eine scheußliche Plage in der deutschen Sprache um sich: Ständig wird der Apostroph missbraucht. Wo immer möglich, setzt der Deutsche einen Apostroph – egal ob richtig oder falsch. Machen Sie nicht den gleichen Fehler. Lernen Sie, den Apostroph in Zukunft richtig zu setzen.
Sie möchten, dass Ihre Briefe gelesen werden und wirken. Was erwartet der Leser von Ihren Briefen? Er möchte direkt zur Aussage geführt werden. Also schreiben Sie verständlich, kurz und zielstrebig. Verzichten Sie darum auf überflüssige Füllwörter, die das Lesen nur unnötig erschweren.
Ihr PC soll Ihnen Arbeit erleichtern. Serienbriefe sparen Ihnen jede Menge Zeit, da Sie vorhandenes Material mit neuen Informationen verbinden können. Sie ersparen sich durch Serienbriefe die mehrfache Eingabe bestimmter feststehender Daten. Serienbriefe erlauben die Verknüpfung von bereits erfassten Adressbeständen mit Briefen, Infotexten, Einladungen oder sonstigen Dokumenten in Ihrer Textverarbeitung.
Noch vor gar nicht langer Zeit waren die einzigen Anreden im geschäftlichen Briefverkehr „Sehr geehrter …“ bzw. „Sehr geehrte…“. Diese Zeiten sind zum Glück vorbei. Heute können Sie moderne und klassische Anreden gleichermaßen benutzen.
Autohäuser machen es schon lange vor: Mit einem einfachen Geschäftsbrief erinnern Sie daran, dass bald die nächste Hauptuntersuchung ansteht. Prompt erscheinen die Kunden kurz darauf in der Werkstatt. Dieses Beispiel zeigt, dass Sie mit einem geschäftlichen Erinnerungsschreiben Werbung machen können.
Rechnungen gehören sicher zu den wichtigsten Schriftstücken, die Sie erstellen. Und zu denen, die von Ihren Kunden am aufmerksamsten gelesen werden. Umso sorgfältiger sollten Sie sie formulieren!
Oft wird ein Kurzbrief verwendet, wenn es um den Versand von Unterlagen oder nur kurze Mitteilungen geht. Formulierungen wie „Ich konnte Sie telefonisch leider nicht erreichen, bitte rufen Sie mich an“ sind zu unklar, um dem Empfänger wirklicht etwas mitzuteilen. Er weiß nicht einmal, worum es geht, versucht irgendwann zurückzurufen und reagiert gereizt. Machen Sie es ihm lieber etwas einfacher.
Sie arbeiten viel mit Word, für Briefe, Protokolle, Berichte und vieles mehr. Dabei passiert es immer wieder, dass die automatische Korrektur Ihre Eingaben verändert. Wie können Sie die AutoKorrektur dazu bringen, Sie nicht zu behindern, sondern zu unterstützen?
Viele Briefeschreiber, häufig sind es Vorgesetzte, tun sich mit zeitgemäßen Formulierungen recht schwer. Als besondes schwierig stellt sich oft dieses Problem dar: Wie sagt man dem Empfänger des Briefs, dass man selbst, also als Verfasser des Briefs, gern bei Auskünften behilflich ist?
Zur stilvollen Korrespondenz gehört eine fehlerfreie Sprache. Damit Sie wissen, was nach der Reform der Rechtschreibreform wichtig ist, haben wir die wichtigsten Änderungen für Sie zusammengefasst. Der neue Regelkatalog ist seit 1. August 2006 für Schulen und Behörden bindend.
Ein Firmenjubiläum ist immer ein besonderer Höhepunkt in der Unternehmensgeschichte und Anlass, Geschäftsfreunde zu einem Fest einzuladen. Eine eindrucksvolle Gratulation zum Firmenjubiläum zu schreiben ist nicht so einfach, denn sie möchten natürlich die üblichen Floskeln vermeiden und zum Ausdruck bringen, dass dieses Firmenjubiläum etwas Besonders ist. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert, damit Ihre Geschäftspartner von Ihrer Gratulation restlos begeistert sind.
Bei der täglichen Geschäftskorrespondenz ergeben sich immer wieder kleine Probleme oder Unklarheiten: Werden Anlagen unterstrichen? Schreibt man noch z. H.? Was genau bedeutet eigentlich c/o? Das Wissen um diese und ähnliche vermeintliche Kleinigkeiten ist für die tägliche Korrespondenz von nicht zu unterschätzender Bedeutung. Denn schließlich repräsentiert die Korrespondenz Ihr Unternehmen, spiegelt Ihre Corporate Identity wider. Form- und Flüchtigkeitsfehler sowie antiquierte Schreibweisen haben deshalb in Ihren Briefen nichts zu suchen. Damit Sie in Zweifelsfällen schnell und sicher Hilfe finden, haben wir für Sie auf die am häufigsten vorkommenden Fragen rund um die Korrespondenz in übersichtlicher Form Antworten zusammengestellt.
Ein Nachfassbrief lohnt fast immer – das zeigt der Erfolg von Unternehmen, die auf scheinbares Desinteresse konsequent mit einem Nachfassbrief reagieren. Nutzen also auch Sie diese Chance, denn ein Nachfassbrief ist mit wenig Aufwand schnell geschrieben, hat aber oft eine langfristige und positive Wirkung.
Hochsprache oder Regionalsprache? Diese Frage stellen sich viele Sekretärinnen, wenn Sie Briefe an Geschäftskunden aufsetzen wollen: In Deutschland spielen die regionalen Sprachen eine große Rolle. Das betrifft Aussprache und Wortschatz wie bei den berühmten Varianten „Brötchen“, „Semmeln“, „Schrippen“ und „Rundstücke“ oder „Metzger“, „Fleischer“ und „Schlachter“. Aber selbst die Grammatik der Regionalsprachen unterscheidet sich oft von der der Hochsprache.
Nicht jede Einladung, die Sie geschäftlich oder privat erhalten, können Sie auch wahrnehmen. Wenn Sie eine Einladung absagen, kommt es vor allem darauf an, dass Sie dies stilvoll tun, ohne den Einladenden zu verletzten. Hier für Sie die wichtigsten Tipps:
Sie kennen das aus dem Sport. Ein Athlet, der sich selbst nichts abverlangt oder vom Trainer nicht gefordert wird, bleibt auf dem bisher erreichten Leistungsniveau stehen. Letztlich fällt er sogar zurück. Und genauso verhält es sich mit Ihren Geschäftsbeziehungen.
Regen, Nebel und freuchte Kälte: Kaum setzt das schlechtere Wetter ein, schon hört man allerorts die Menschen niesen und husten. Hat auch einer Ihrer Mitarbeiter oder Geschäftspartner eine Erkältung bekommen, und zwar so schlimm, dass er jetzt das Bett hüten muss? Dann schicken Sie ihm aufmunternde Genesungswünsche!
So ein Ärger! Sie kopieren eine E-Mail in ein Word-Dokument, damit Sie sie nicht Wort für Wort abschreiben müssen. Da setzt Ihnen der Computer an jedem Zeilenende einen Zeilenumbruch hin. Was tun? Lesen Sie, wie Zeilenumbrüche verschwinden ohne sich dabei allzuviel Mühe machen zu müssen.
Viele Kondolenzbriefe werden nicht geschrieben, weil dem Schreiber oder der Schreiberin einfach die richtigen Worte fehlen. Möglicherweise hat sich Ihr Chef schon einmal vor der Verantwortung gedrückt, Kondolenzbriefe zu verfassen, und Sie haben sich auch nicht darum gekümmert – schließlich gehören Kondolenzbriefe weder zu den angenehmen noch zu den alltäglichen Dingen.
Immer mal wieder kommt es vor, dass Sie ein Ehepaar anschreiben müssen. Dabei handelt es sich um eine normale Lebensgemeinschaft – und doch hat das Anschreiben von einem Ehepaar in sich. Was die DIN 5008 Ihnen nicht verrät: Formulierungen, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie ein Ehepaar anschreiben.
E-Mails – Fluch oder Segen? Das fragen Sie sich vielleicht auch, da Sie sicherlich jede Menge E-Mails verschicken und meist noch wesentlich mehr Nachrichten bekommen. Manchmal hat man das Gefühl, dass das Lesen, Sortieren und Bearbeiten von E-Mails den Tag bestimmen. Wenn auch Sie keine Lust mehr darauf haben, unter der E-Mail-Flut zu leiden, helfen Ihnen die folgenden Tipps sicher weiter!
Eike Hovermann ist Geschäftsführer der Akademie für Sekretariat und Büromanagement und arbeitet als freiberuflicher Trainer im Internetbereich. Er ist Mitautor eines großen Korrespondenz-Buchs und Verfasser zahlreicher Fachbeiträge zum Thema Internet und E-Mails.
Im Geschäftsleben gibt es für die klassische Korrespondenz geschriebene und ungeschriebene Regeln, die von den meisten beherzigt oder berücksichtigt werden. Doch wie sehen diese Regeln für die elektronische Post aus? Der E-Mail-Austausch steht für schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Besteht da nicht die Gefahr, dass um der Schnelligkeit willen einige Gesetze, Empfehlungen, Regeln oder wichtige Höflichkeitsformeln missachtet werden? Im folgenden E-Mail-Abc erhalten Sie alle wichtigsten Tipps rund um den korrekten, höflichen, sinn- und stilvollen Umgang mit dieser modernen Korrespondenzform.
In den letzten Jahren greift er in Deutschland im sich: der Missbrauch des Apostrophs. Wo immer möglich setzen die Deutschen einen Apostroph. Wie kommt das? Vermutlich haben wir uns das aus dem Englischen abgeschaut und machen dadurch sehr viele Fehler. Hier die größten Apostroph-Fettnäpfchen: