Wer kennt das nicht? Vor allem, wenn mehrere Tage oder gar Wochen zwischen der E-Mail-Korrespondenz liegen, ist es schwer, den Überblick über den Austausch von Nachrichten zu behalten. Wie schön wäre es, wenn man Antworten auf E-Mails zusammen mit der Originalnachricht speichern könnte…Outlook kann das.
Im Fall eines verzogenen Empfängers war es früher möglich, einfach die neue Adresse auf den ungeöffneten Umschlag zu schreiben. Die Post beförderte den Brief dann ohne Kosten weiter. Heute erfolgt dies nicht gratis, schreibt „Der Sekretärinnen-Briefe-Manager“. Ihnen bleiben 3 Möglichkeiten:
Mit freundlichen Grüßen – so enden die meisten E-Mails. Dabei könnten Sie Ihre E-Mails mit einer individuellen Grußformel viel sympathischer gestalten und vielleicht sogar noch Ihre persönliche Botschaft in der Signatur transportieren.
Wie ist die korrekte Anrede oder Anschrift für eine Frau, die sowohl „Dr.“ als auch „Professor“ ist? In welcher Reihenfolge werden die Titel genannt? Bleibt die männliche Form erhalten? Etwa: „Frau Dr. Professor …“?
Bei einer Einladung, zum Beispiel zur Verabschiedung eines langjährigen Mitarbeiters, besteht immer die Gefahr, dass man es mit dem Perfektionismus übertreibt und zu gestelzt formuliert. Eine hübsche Einladung gehört ja schließlich zu den Feierlichkeiten dazu, und dabei soll alles perfekt laufen.
Schreibt man in der Anschrift „Herr“ oder „Herrn“? Während mancher alte Zopf beim Briefe schreiben – wie etwa die früher übliche Vermeidung des Wörtchens „ich“ am Briefanfang – längst abgeschnitten ist, so hat hier die alte Regel Bestand. Sie besagt, dass die Briefanschrift nach wie vor „Herrn“ lautet. Das gilt zumindest für Deutschland nach der DIN 5008, den Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung.
Wenn Sie zu einem Empfang einladen – und nicht bei allen Gästen wissen, ob sie verheiratet sind – wie laden Sie den jeweiligen Partner oder die Partnerin mit ein? Schreibt man da heute noch „mit Begleitung“? Hier meint „Stil & Etikette“:
… in Ihren Weihnachtskarten führt Ihnen der „Sekretärinnen-Briefe-Manager“ vor Augen:
Bei häufiger Benutzung verfehlt die höchste Steigerungsform ihre Wirkung, mahnt „Der neue Brief-Berater“:
Wie Sie Ihren Gästen die Antwort auf Ihre Einladung so problemlos wie möglich machen, verrät „Der Sekretärinnen-Briefe-Manager“:
Häufig werden Angebote per E-Mail ohne Unterschrift verschickt. Sind diese genauso verbindlich wie per Post versendete und handschriftlich unterzeichnete Angebote? Dazu schreibt „Der neue Brief-Berater“:
Einstiegssätze wie „Bezug nehmend auf Ihre Anfrage vom …“ oder „Vielen Dank für Ihr Interesse an … In der Anlage finden Sie …“ sind langweilig. Schreiben Sie lieber so, meint „Der Sekretärinnen-Briefe-Manager“:
Weihnachtsgrüße werden millionenfach verschickt. Warum versuchen Sie es nicht mal mit einem Osterbrief? Dabei sollten Sie diese 6 Punkte beachten, damit Ihr Ostergruß ein voller Erfolg wird.
Um nächstes Mal Ihr Projekt noch erfolgreicher zu präsentieren, arbeiten Sie mit einer professionellen Präsentationsmappe. Der Erfolg einer Präsentation besteht aus den Elementen: Inhalt und Form. Beide Elemente sollten Sie ausreichend berücksichtigen und aufeinander abstimmen.
Welche Vertretungsrechte hat jemand, der einen Geschäftsbrief mit „ppa.“, „i. V.“ oder „i. A.“ unterschreibt? Hier einige Tipps zur Unterschriftenvollmacht und deren Kennzeichnung.
Die DIN 5008 enthält mehrere Angaben zur Platzierung des Kopievermerks, zwischen denen Sie sich zum Teil entscheiden können. Grundsätzlich gilt: Der Kopievermerk kommt ganz an das Ende des Briefes, sogar noch hinter den Anlagevermerk.
Vorstellungsgespräche sind immer mit vielen Hoffnungen verbunden – deshalb ist es besonders schwierig, die richtigen Worte für eine Absage zu finden. Doch wie formuliert man eine negative Nachricht freundlich und einfühlsam, ohne die typischen Floskeln zu verwenden? Und was muss man beim Verschicken von Absagen noch beachten?
Es gibt zahlreiche Anlässe, zu denen man Briefe schreibt – sowohl beruflich als auch privat. Insbesondere bei der geschäftlichen Korrespondenz kommt es auf den richtigen Ton an. Doch leserorientiertes Schreiben will gelernt sein.
Müssen Sie Ihren Vornamen bei einer Unterschrift ausschreiben? Besonders dann, wenn der Name darunter noch einmal abgedruckt wird, sind sich viele von uns nicht sicher. Muss man seinen Vor- und Zunamen komplett nennen? Kann man nicht vielmehr unterschreiben, wie man möchte?
Ein Graf, der zugleich den Doktortitel hat, diese Kombination ist nicht unbedingt alltäglich. Aber geht es Ihnen nicht auch so? Gerade weil sie so selten vorkommen, bereiten einem Anrede und Anschrift bei Briefen an solche Kunden und Partner besonders viel Kopfzerbrechen. Wie müssen Sie nun korrekt lauten? Der Artikel zeigt, wie Sie Empfänger mit Adelstitel richtig anschreiben.
Reklamationen sind genauso wichtig wie Aufträge, denn eine erfolgreich behandelte Reklamation kann zu einer besseren Kundenbeziehung führen. So nehmen Sie Reklamationen an, vermitteln Verständnis und lösen das Problem.
Haben Sie auch schon davon gehört, dass die Anrede „Fräulein“ nicht mehr zeitgemäß ist? Das Problem ist nur, dass viele Sekretärinnen Bewerbungen von noch jugendlichen Mädchen zwischen 15 und 18 Jahren bekommen. Wie soll man ein solches Mädchen korrekt und stilsicher anschreiben, wenn nicht mit „Fräulein“? Eine Frau ist die Bewerberin schließlich noch lange nicht.
„Der Esel nennt sich selbst zuerst“, sagte man früher gerne. Dementsprechend galt: Ein Brief darf nie mit dem Wort „Ich“ anfangen. Diese Regel gilt heute für den Briefanfang nicht mehr. In der modernen Korrespondenz sollten Sie so schreiben, wie Sie sprechen, möglichst ungekünstelt und ohne Schnörkel.
Wenn Sie über die Feiertage frei haben oder in Urlaub fahren, kann der Abwesenheitsassistent von Outlook Ihre E-Mails beantworten, um dem Absender mitzuteilen, dass die E-Mail erst zu einem bestimmten Zeitpunkt X den Adressaten erreichen wird. Um den Abwesenheitsassistenten in Outlook benutzen zu können, muss Ihr PC an einem Exchange Server angeschlossen sein. Ob das so ist, können Sie ganz einfach herausfinden: Wechseln Sie dazu in Outlook in den Ordner Posteingang und öffnen Sie das Menü „Extras“.
… sondern „Merry Christmas“ auf englischsprachigen Weihnachtskarten? Die Antwort ist ganz einfach: Der Londoner Museumsdirektor, Henry Cole, ließ genau diesen Text auf seine allerersten Weihnachtskarten drucken.
Hatten Sie auch schon mal mit Ihrem Chef eine längere Diskussion darüber, wie ein Kondolenzbrief stilvoll auszusehen hat? Einig sind sich eigentlich nur alle in dem Punkt, dass ein Kondolenzbrief niemals per Mail oder Fax verschickt werden sollte. Aber unterschiedliche Meinungen gibt es zum Beispiel beim Thema Briefpapier. Einige Chefs meinen, dass – solange er im Namen der Firma kondoliert – das normale Geschäftspapier natürlich angebracht sei. Doch gibt es so etwas wie grundsätzliche Empfehlungen für einen stilvollen, aber zeitgemäßen Kondolenzbrief? Ja, die gibt es!
Bei einem Kondolenzbrief ist nicht nur der Inhalt, sondern auch die äußere Form. Natürlich werden Sie sofort telefonisch Ihr Beileid ausdrücken, wenn Sie vom Tod von Angehörigen, Freunden oder Bekannten erfahren und Ihr Beileid aussprechen. Dies befreit Sie jedoch nicht von der Pflicht einen Kondolenzbrief zu schreiben. Wenn Sie folgenden Richtlinien und Tipps beherzigen, wird Ihnen der Kondolenzbrief leichter von der Hand gehen.
Kennen Sie diesen Fall? Ein Mitarbeiter hat Geburtstag und Sie möchten ihm ein paar persönliche Zeilen schreiben. Leichter gesagt als getan. Gerade Geburtstagsbriefe sind schwierig zu formulieren, wenn Sie die üblichen Floskeln vermeiden möchten und dem Empfänger eine echte Freude bereiten wollen. Dieser Beitrag hilft Ihnen, mit gelungenen Formulierungen für Geburtstagsbriefe, diese Aufgabe zu meistern. So können Sie bei Ihren Mitarbeitern mit individuellen Glückwünschen glänzen.
Als Sekretärin fallen die Einladungsschreiben für Empfänge, Jubiläumsfeiern oder andere festliche Anlässe, die Ihr Chef plant, in Ihre Verantwortung. Wichtig ist vor allem, den Gästen alle notwendigen Informationen zu geben. In diesem Kurzcheck sind alle wichtigen Punkte aufgelistet.
Am Telefon ist eine klare Aussprache (englisch: pronunciation) unerlässlich. Das bedeutet nicht, dass Sie akzentfrei sprechen müssen. Sie müssen aber bestimmte Schlüsselwörter deutlich aussprechen, damit es nicht zu peinlichen Missverständnissen kommt. So üben Sie Ihre Pronunciation am Telefon.
Durch die neue deutsche Rechtschreibung und die damit verbundenen Änderungen bei den Kommaregeln wurden neben den unerschütterlichen Normen einige Spielräume geschaffen: Es gibt jetzt Muss- und Kann-Kommas. Nach den neuen Kommaregeln können Sie das Komma einsetzen, um zu gliedern, um Ordnung und Klarheit zu schaffen und um die Aufmerksamkeit des Lesers zu lenken. Hier zusammengefasst die wichtigsten Kommaregeln.
Niemand bekommt gerne Rechnungen. Noch unangenehmer wird ein solches Schreiben für den Empfänger, wenn der Rechnungstext wie eine monotone Zahlungsaufforderung klingt. Leider ist dies bei vielen Briefen der Fall. Hier finden Sie einige Formulierungstipps, wie Rechnungstexte moderner und frischer wirken.
Um Entschuldigung zu bitten ist schon im privaten Bereich für viele eine heikle Sache. Wer möchte schon gern zugeben, dass er – mit Verlaub – Mist gebaut hat. Aber niemand ist unfehlbar und Fehler passieren jedem. Doch gerade im Geschäftsleben, wo doch alles zu funktionieren hat, wo eine eher sachliche Atmosphäre herrscht, da fallen Entschuldigungen oft noch schwerer. Hier erfahren Sie wie eine schriftliche Entschuldigung aussehen könnte.
Wenn es um die Anrede „Hallo“ in der Korrespondenz geht, sind die Lager gespalten: Jüngere sind an diese Grußform gewöhnt und verwenden sie bedenkenlos sowohl in der Brief- als auch in der E-Mail-Korrespondenz. Ältere Menschen hingegen sträuben sich häufig gegen das saloppe „Hallo“ und greifen lieber zu den klassischen Standardanreden:
Das Schreiben einer Absage auf eine Bewerbung gehört sicherlich nicht zu den beliebtesten Aufgaben eines Personalverantwortlichen. Nutzen Sie die Möglichkeit, die Absage möglichst persönlich zu formulieren und Ihr Unternehmen dardurch positiv darzustellen! Vielleicht ist Ihr Unternehmen ja zu einem späteren Zeitpunkt doch noch an der Mitarbeit des Bewerbers interessiert.
Mittlerweile werden in deutschen Unternehmen mehr E-Mails als Faxe versendet. Doch der Versand einer Faxnachricht ist in vielen Situationen nach wie vor sinnvoller als der Versand einer E-Mail. Lesen Sie, wann sich eine Faxnachricht für Sie eher lohnt, und was Sie beim Versenden der Faxnachricht beachten sollten.
Eine geschickte Preisanfrage wird immer wichtiger, denn mehr denn je müssen Sie auf preisgünstige Beschaffung achten, um als Unternehmer Ihr Auskommen zu sichern. Die Weichen dafür stellen Sie mit einer geschickt formulierten Preisanfrage und einem diplomatischen Nachfassbrief, falls das Angebot nicht so günstig ausfällt, wie erwünscht. Wir haben den Einkaufsexperten Jens Holtmann zur richtig formulierten Preisanfrage befragt.
Die DIN 5008 äußert sich nicht zur Gestaltung einer Anrede. Sie gibt nur eine Empfehlung, wo sie platziert wird. In der DIN 5008 werden Sie also nie Beispiele für die Anrede einer oder mehrerer Personen finden. Wie reden Sie dann mehrere Personen an? Wen nennen Sie zuerst, schreiben Sie die Namen in eine oder zwei Zeilen?
Sie schließen jeden Tag Verträge ab, aber in der Regel tun Sie dies selten schriftlich. Nicht immer ist jedoch eine nur mündliche Absprache sinnvoll. Denn: Eine schriftliche Vereinbarung beugt Missverständnissen vor, und beide Seiten fühlen sich sicherer, wenn sie etwas in der Hand haben, worauf sie sich im Zweifel berufen können. Unkomplizierter als ein schriftlicher Vertrag ist eine Auftragsbestätigung.
Natürlich wissen Sie, dass Abkürzungen eigentlich nicht benutzt werden sollten, da sie in der Korrespondenz unhöflich und schwer verständlich sind. Ein paar Kurzformen und Akronyme dürfen Sie im Englischen allerdings verwenden und auf die sollten Sie auch vorbereitet sein. Hier sind die wichtigsten Kurzformen im Überblick.
M. E. wäre es ggf. angebracht, d. Fa. zu kontaktieren – diesen Satz verstehen Sie vermutlich. Doch welchen Eindruck erzeugt er beim Empfänger? Und vor allen Dingen: Warum wurden die Abkürzungen überhaupt verwendet? Ein Argument könnte Zeitdruck sein. Doch mal ehrlich, investieren Sie so viel mehr Zeit, wenn Sie alle Wörter ausschreiben?
Ein Kunde oder ein Geschäftspartner fordert Prospekte oder eine Broschüre bei Ihnen an. „Eigentlich“ können Sie Prospekte einfach in einen Umschlag stecken und sang und klanglos verschicken. Es gibt aber auch elegantere Lösungen, um Prospekte an Kunden zu verschicken.
Bewahren Sie den Leser vor Rätselraten. Verwenden Sie in Korrespondenz, die nach außen geht, auf keinen Fall unternehmensinterne Abkürzungen. Dazu gehören auch Positionskürzel wie GF für Geschäftsführer, BL für Bereichsleiter oder Organisationskürzel einzelner Abteilungen. Hier finden Sie eine Übersicht von Abkürzungen, damit Sie die Balance zwischen effizienter und verstümmelter Korrespondenz halten können.
Vereinbaren Sie immer einen Rückruftermin, denn ein Rückruf ohne eine Form der Terminvereinbarung kann eine sehr langwierige und lästige Sache werden. Wenn Sie einen Rückruftermin vereinbaren wollen, sollten Sie dabei einige Regeln beachten.
Nicht jeder Brief lässt sich in einem Fensterumschlag versenden, etwa auf Formularen ist die Empfängeradresse oft gar nicht an der richtigen Stelle aufgedruckt. Also bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als für diese Geschäftspost einen fensterlosen Umschlag zu verwenden. Weil es aber mühsam ist, ihn extra von Hand zu beschriften, sind fertig gedruckte Adressaufkleber eine feine Sache.
Bislang hat sich der Transport kaum auf den Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung ausgwirkt. Doch wenn der Ölpreis weiter steigt wie in diesem Jahr, dürfte dieser Zustand ein für alle Mal der Vergangenheit angehören. Um 13 bis 20 Prozent haben die Spritpreise innerhalb der letzten 12 Monate angezogen.
Prüfen Sie Ihre Angebotserstellung: Sie haben sich einen Ruck gegeben und zwei Stunden lang potenzielle Neukunden angerufen, um das Interesse für Ihre innovative Schweißanlage zu erkunden. Es gab durchaus positive Reaktionen, doch unterm Strich macht sich bei Ihnen ein schales Gefühl breit: Sie haben schon zu oft erlebt, dass Ansprechpartner anschließend sehr schlecht erreichbar sind, das Interesse im Sande verläuft oder vorgeschobene Einwände die weiteren Verhandlungen unmöglich machen. Sorgen Sie in sieben Schritten für die perfekte Angebotserstellung, damit sich diesmal die Mühe auch lohnt.
Leider vergessen immer mehr Menschen, dass auch bei geschäftlichen E-Mails die für Geschäftsbriefe obligatorische DIN 5008 gilt. Das führt dazu, dass die E-Mail-Korrespondenz immer groteskere Formen annimmt. Doch was bei E-Mails unternehmensintern akzeptiert ist, gilt dank der DIN 5008 noch lange nicht im Außenverhältnis. Orientieren Sie sich bei Ihrer externen E-Mail-Korrespondenz an folgende Richtlinien der DIN 5008.
Dass sich Ihr Chef für ein Geschenk bedanken muss, ist klar. Ein Geschenk zu ignorieren oder sich im Laufe des Jahres beiläufig dafür zu bedanken ist schlechter Stil. Formulieren Sie also für Ihren Chef schöne Dankschreiben, um den Schenker auch angemessen zu würdigen.
Sie möchten für bestimmte E-Mails von den Empfängern eine Lesebestätigung anfordern? Die folgenden Schritte erläutern, wie Sie bei jeder E-Mail, die Sie verschicken, bestimmen, ob sie mit Lesebestätigung verschickt wird oder nicht.