Korrespondenz

Die Einladung zur Weihnachtsfeier sollte im ganzen Organisations- und Vorbereitungsstress nicht zu kurz kommen, denn immerhin soll sie ja ansprechend und stimmungsvoll sein. So gelingt Ihnen eine Einladung, die Vorfreude aufkommen lässt.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für einen Verkaufserfolg ist die Fähigkeit zur Akquise.
Akquise ist lernbar. Neben kommunikativen Fähigkeiten ist der organisatorische Rahmen entscheidend, um potentiellen Kunden schnell Angebote zu unterbreiten.

Im Brief und in der Korrespondenz alt eingesessene Phrasen und Floskeln zu erkennen und zu ersetzen ist manchmal gar nicht so einfach. Wie gerne schreiben wir doch in unseren Briefen hiermit, dementsprechend, beiliegend usw. Wie kann man diese nichtssagenden und leeren Worthülsen im Brief und in der Korrespondenz vermeiden?

Das Postskriptum war ursprünglich dazu da, mit „PS“ am Ende eines Briefs nach der Unterschrift noch vergessene Mitteilungen hinzuzufügen. Am Computer kann man zwar den Brieftext nachträglich problemlos ändern, aber das nimmt dem „PS“ nicht die Daseinsberechtigung.

Mit diesen Abkürzungsregeln machen Sie alles richtig bei der Verwendung von Abkürzungen in der Korrespondenz. Sie sind zwar recht praktisch, können aber auch verwirren, zu Missverständnissen führen oder unhöflich wirken. So umschiffen Sie die Abkürzungs-Klippen.

Synonyme verwenden Sie dann, wenn Sie nicht schon wieder eine Wortwiederholung in Ihrem Text haben möchten. Aber Vorsicht! Verwirren Sie Ihren Leser weder mit zu vielen, noch mit unpassenden Synonymen.

Im Brief und in der Korrespondenz findet man oft noch viele wir-Formulierungen. Wir schreiben immer gerne von unserer tollen Dienstleistung oder unseren super Produkten und vergessen dabei die Bedürfnisse des Brief-Empfängers. Wie schaffen wir es, mehr den Leser anzusprechen und ihn besser zu erreichen?

Weihnachtsgrüße versenden wirkt immer niveauvoller, kann man sich eines großen Dichters oder Denkers bedienen. Auch zur Weihnachtszeit haben sich viele Persönlichkeiten geäußert und eine Vielzahl an Zitaten hinterlassen, die als Weihnachtsgruß sehr gut wirken.

In Zeiten des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) sollte es heute eine Selbstverständlichkeit sein, die Anrede eines Schreibens geschlechtsgenau zu formulieren. Dies ist jedoch nicht immer einfach. Meine folgenden Tipps sollen Ihnen eine kleine Hilfe sein, die Briefanrede geschlechtsneutral und korrekt zu formulieren.

In die E-Mail Signatur gehören bestimmte Pflichtangaben. Sie sind nach dem EHUG (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister) ebenso zwingend wie die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen und entsprechen ihnen.

Ihr Chef hat Sie beauftragt, eine Abmahnung zu schreiben, weil ein Mitarbeiter sich nicht korrekt verhalten hat? Dann sollten Sie auf ein paar Dinge achten, damit die Abmahnung rechtssicher ist. Gehen Sie am besten nach diesen sechs Schritten vor.

Abkürzungen in Briefen und E-Mails: Zeitersparnis oder Ärgernis? Eigentlich gibt es keinen Grund, Abkürzungen zu verwenden – aber diverse, die dagegen sprechen. Abkürzungen können im schlimmsten Fall zu Missverständnissen führen, aber auch „nur“ den Empfänger verärgern.

Glückwünsche zum Geburtstag müssen gar nicht aufwändig sein. Schon mit einem netten persönlichen Geburtstaggruß können Sie dem Geburtstagskind eine Freude bereiten. Hier haben wir für Sie Anregungen für Ihre Geburtstagsglückwünsche zusammengestellt, die sich nicht nur für Freunde und Verwandte eignen, sondern auch für Menschen, zu denen Sie keine intensive Beziehung haben.

Übermitteln Sie Ihre Glückwünsche zum Geburtstag doch einmal anders. Zeigen Sie durch originelle Glückwünsche, dass Sie nicht nur an den Geburtstag gedacht haben, sondern sich auch über das Geburtstagskind Gedanken gemacht haben. Originell werden Glückwünsche zum Geburtstag durch einen persönlichen Bezug. Lesen Sie hier, welcher das in Ihrem Fall sein könnten.

Grußformeln gibt es viele – und auch für die Geschäftskorrespondenz ist mehr als „Mit freundlichen Grüßen“ geeignet. Wir haben ein paar Vorschläge, wie Sie die Grüße in Ihren Briefen ein wenig „aufpeppen“ können.

Glückwunschbriefe zum Geburtstag oder zur zehnjährigen Firmenzugehörigkeit… Anlässe für geschäftliche Gratulationsbriefe gibt es viele. Meist wird der Jubilar oder das Geburtstagskind auch beschenkt und die Präsente werden im Anlagenvermerk aufgelistet: Akribisch, aber nicht stilvoll.

Unsere Computerprogramme sind anders eingestellt als die der Geschäftspartner im Ausland. Wir verwenden andere Zeichen, die aufgrund dieser Einstellungen nicht immer beim ausländischen Kollegen ebenso ankommen, wie wir sie in einer E-Mail geschrieben haben. Einige wichtige Grundsätze, die Sie bei E-Mail-Verkehr ins Ausland beachten müssen, finden Sie im folgenden Artikel.

Eine Terminbestätigung zu verschicken gehört zu Ihren Routineaufgaben im Sekretariat. Je nachdem, ob der Besucher Ihr Firmengelände bereits kennt, müssen Sie auch Anfahrtsbeschreibungen und Hinweise zu Parkplätzen beifügen oder ihn am Empfang abholen. Damit Ihnen kein Detail entgeht, können Sie diese Checkliste verwenden.

In den letzten Jahren greift eine scheußliche Plage in der deutschen Sprache um sich: der Missbrauch des Apostrophs. Wo immer es sich anbietet, setzen Briefeschreiberinnen und -schreiber einen Apostroph. Wie kommt das?
Vermutlich haben wir uns das aus dem Englischen abgeschaut. Damit Sie peinliche Fehler in Ihren Briefen vermeiden, hier die schlimmsten aller Fehler:

Die 5008 DIN empfiehlt mehrere Schriftarten für Geschäftsbriefe. Die Schriftart hat einen großen Einfluss darauf, wie Ihre Korrespondenz wirkt: Sie gibt dem Schriftstück einen persönlichen Charakter. Bei der Auswahl der richtigen Schriftart sollten Sie neben den Empfehlungen der 5008 DIN auf ein paar Dinge achten.

Im Geschäftsbrief nach der DIN 5008 werden Sie auch Zahlen und Zeichen verwenden müssen – diese Regelungen stellen wir Ihnen im siebten und letzten Teil der Artikelreihe vor. Hier lesen Sie, was die DIN 5008 zu Telefonnummern, Bankleitzahlen und Zeichen wie „&“ vorschreibt.

Beim Geschäftsbrief nach DIN 5008 gilt es, viele formale Regelungen zu beachten, die in der DIN festgehalten sind. Hier finden Sie diese Regelungen aphabetisch sortiert. Im sechsten und damit vorletzten Teil der Serie geht es um die Stichpunkte von „U“ bis „W“.

Bei einem Geschäftsbrief nach der DIN 5008 müssen viele Details der umfangreichen Regelungen beachtet werden, wenn wirklich alles stimmen soll. Hier finden Sie die einzelnen Stichwörter alphabetisch sortiert. Teil 5: „K“ bis „S“.

Welche DIN-Normen braucht man im Büro eigentlich? Briefe und Briefbögen, welche Zeile steht wo, und was muss in dieser Zeile genau stehen…? Perfekt gestaltete Briefe ergeben sich aus dem Zusammenspiel von DIN 5008 und DIN 676. Glücklicherweise macht die Textverarbeitung einiges auch von allein, bei dieser Vielzahl von Vorgaben.

Der Geschäftsbrief nach der DIN 5008 ist kein Buch mit sieben Siegeln, sondern schlicht ein Schriftstück, für das es viele formale Vorgaben gibt. Hier finden Sie die DIN-Regelungen alphabetisch sortiert. Teil 4: „E“ bis „I“.

Einen Geschäftsbrief gemäß DIN 5008 korrekt aufzusetzen ist gar nicht so kompliziert. Hier finden Sie die Regelungen alphabetisch sortiert, beginnend mit „A“ wie „Abkürzungen“. In manchen Fällen bieten die Regelungen der DIN 5008 mehrere Möglichkeiten.

Wenn Sie an einem längeren Dokument arbeiten, sollten Sie für eine bessere Übersicht die Seiten durchnummerieren. Doch wie muss die Nummerierung nach DIN-Norm aussehen? Die DIN 5008 hat auch auf diese Formatierungsfrage Antworten.

Den Infobrief können Sie für die verschiedensten Arten von Sendungen verwenden, wenn der Inhalt aller Sendungen gleich ist. Verschiedene Formate sind möglich, und auch, wenn Sie nicht die Mindestmenge von 50 Sendungen erreichen, können Sie das Sparpotenzial des Infobriefs nutzen.

Eine Lesebestätigung oder Empfangsbestätigung wird oft bei geschäftlichen E-Mails verwendet. Aber ist sie sinnvoll? Kann der Absender sichergehen, dass seine E-Mail gelesen, oder besser noch, bearbeitet wurde, wenn der Empfänger eine Lesebestätigung zurückschicken muss?

Der Infobrief ist günstig, wird aber in den meisten Sekretariaten nur selten eingesetzt. Dabei ist das Sparpotenzial groß, und Sie können ihn auch für kleinere Postaussendungen verwenden. Bereits ab einer Menge von 50 Briefen ist der Versand als Infobrief möglich.

Die E-Mail-Signatur muss ebenso bestimmte Pflichtangaben enthalten wie der Absender bei einem Geschäftsbrief. Die Pflichtangaben zur Geschäftskorrespondnez gelten auch bei E-Mails – Verstöße können zu Geldstrafen führen. Hier ist die Checkliste für die E-Mail-Signatur.

Ein zweisprachiger Vertrag ist im Zuge der zunehmenden Internationalisierung keine Seltenheit mehr. Doch Übersetzungen bergen Risiken: Es kann immer zu Fehlinterpretationen durch die verschiedenen sprachlichen Nuancen kommen.

Falzmarken können Sie, ebenso wie Lochmarken, bei Word schnell in die Dokumentvorlagen einfügen. Das Falzen bekommt man meist noch ganz gut hin, ohne einen Locher mit Anschlag oder Lochmarken muss man jedoch raten. Nie mehr nach Augenmaß falzen und lochen – wir zeigen Ihnen, wie das geht!

Nicht alle Anreden können Sie im Geschäftsbrief verwenden. Aber Sie müssen sich auch nicht auf „Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr“ beschränken – diese Anrede erscheint heute vielen als etwas angestaubt.

Bei der Unterschriftenregelung im Sekretariat gibt es immer wieder Unklarheiten. Diese Vorschriften sollten Sie kennen, damit bei Ihren rechtskräftigen Dokumenten nichts schiefgeht. Lesen Sie hier, wann Sie mit „i.A.“ oder „i.V.“ unterschreiben dürfen.

Ein persönlicher Weihnachtsbrief muss es sein, wenn eine einfache Karte nicht persönlich genug wäre, zum Beispiel für besonders gute Kunden oder enge Geschäftspartner. Ein persönlicher Brief kostet natürlich viel Zeit und Mühe – aber eigentlich sind es nur fünf Schritte zum perfekten Weihnachtsbrief.

Für alle, die ihren Geschäftspartnern ein fröhliches Weihnachtsfest in der Landessprache wünschen möchten, haben wir die guten Weihnachtswünsche in 26 Sprachen zusammengestellt. Von Afrikaans bis Walisisch. Sie finden in der folgenden Übersicht Übersetzungen für die im jeweiligen Land üblichen Weihnachtswünsche.

Jeder freut sich über Weihnachtspost und nett gemeinte Weihnachtsgrüße, doch wenn der Weihnachtsgruß gewöhnlich und im schlimmsten Fall langweilig gestaltet ist, wandert er allzu schnell in den Papierkorb und der Absender wird vergessen. Damit man sich an Sie und Ihre Weihnachtsgrüße noch lange erinnert, beachten Sie die kreativen Tipps in dem folgenden Artikel.

Nicht nur bei Kunden, sondern auch bei Behörden öffnet einem eine freundliche Korrespondenz so manche Türen. Meist folgt der Kontakt dem einfachen Prinzip, wer die richtigen Fragen beantwortet, erleichtert die Arbeit des Sachbearbeiters und macht sich beliebt. Wie Sie ein gutes Verhältnis zu Finanzamt und Co. aufbauen können, erfahren Sie in dem folgenden Beitrag.

In einem Brief wollen Sie den folgenden Textteil einfügen: „in Höhe von 1,650 Mill. Euro“. Ist diese Schreibweise aber überhaupt richtig? Die DIN 5008 gibt hier zur Gliederung von Zahlen, speziell von Geldbeträgen, folgende Empfehlung.

In den meisten Unternehmen werden tagtäglich Einladungen zu Besprechungen verschickt, die routiniert verfasst werden können. In der heutigen Zeit müssen jedoch immer häufiger Krisenbesprechungen einberufen werden. Wie Sie eine Einladung dieser Art am besten formulieren, ohne Panik zu schüren, erfahren Sie in dem folgenden Beitrag.

Mit diesem Musterbrief bleibt bei Ihrer Reservierung im Tagungshotel keine Frage offen – damit bei Ihrer Tagung alles glatt läuft. Denn: Je mehr Informationen dem Hotel zur Verfügung stehen, desto besser kann Ihre Veranstaltung vorbereitet werden.

Dieses Muster für eine Antwortkarte können Sie für die verschiedensten Gelegenheiten verwenden, vom Firmenjubiläum bis zur Hochzeit. Der Vorteil eines Antwortvordrucks: Sie erhalten übersichtlich alle Informationen, die Sie benötigen. Und für die geladenen Gäste ist eine vorgedruckte Antwort einfach sehr bequem.