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Wie Sie Ihr Unternehmen aus dem Visier des Finanzamts heraushalten

Wie Sie Ihr Unternehmen aus dem Visier des Finanzamts heraushalten
Maik Czwalinna
geschrieben von Maik Czwalinna

Mit diesen Tipps und Empfehlungen sind Sie auf der sicheren Seite, falls die Beamten der Zoll- oder Finanzverwaltung bei Ihnen klingeln.

Seit dem 30.6.2013 hat das Finanzamt die Möglichkeit der Lohnsteuernachschau. Viele Arbeitgeber sind jedoch immer noch überrascht, wenn Zoll- und Finanzbeamte in den Betriebs- und Büroräumen auftauchen.

Auf diese Kontrollrechte der Behörden sollten Sie sich einstellen

Die Lohnsteuernachschau wurde eingeführt, um sicherzustellen, dass die Lohnsteuer ordnungsgemäß einbehalten und abgeführt wird. Dabei sollen mögliche steuererhebliche Sachverhalte zeitnah aufgeklärt werden.

Steuererheblich sind alle Sachverhalte, die entweder

  • eine Lohnsteuerpflicht begründen oder
  • zu einer Veränderung der Höhe der Lohnsteuer führen können.

Wird das Finanzamt fündig, können die Prüfer Lohnsteueranmeldungen ändern oder erstmals erstellen. Sie können auch Ihre Arbeitnehmer direkt für zu wenig abgeführte Lohnsteuer in Anspruch nehmen.

Das Finanzamt soll sich bei der Lohnsteuernachschau einen Eindruck von

  • den räumlichen Verhältnissen Ihres Unternehmens,
  • dem von Ihnen tatsächlich eingesetzten Personal und
  • Ihrem üblichen Geschäftsbetrieb verschaffen können.

Die Lohnsteuernachschau ist keine Betriebsprüfung. Daher gelten die Vorschriften, die für die Betriebsprüfung anwendbar sind, nicht für die Lohnsteuernachschau. Ganz wichtig für Sie zu wissen: Insbesondere ist keine Prüfungsanordnung erforderlich.

Das bedeutet: Die Beamten von Zoll und Finanzamt dürfen die Lohnsteuernachschau ohne vorherige Ankündigung durchführen. Bereiten Sie sich daher bereits jetzt auf eine mögliche Lohnsteuernachschau vor und seien Sie gewappnet.

Sie können nämlich keine gezielten Vorbereitungen auf einen konkreten Termin hin treffen. Die Prüfer haben das Recht, Ihre Praxis- oder Gewerberäume während der Geschäfts- und Arbeitszeiten zu betreten (§ 42g Abs. 2 Satz 2 EStG). Die Lohnsteuernachschau ist daher nicht auf die Zeiten beschränkt, in denen Ihr Büro normalerweise besetzt ist. Sie kann auch während einer Früh-, Spät- oder Nachtschicht stattfinden, also immer dann, wenn dort auch Arbeitnehmer anzutreffen sind.

Aber: Wenn Sie ausnahmsweise mal außerhalb der bei Ihnen sonst üblichen Zeiten arbeiten, dürfen die Prüfer Sie dann nicht aufsuchen, denn nur die üblichen Zeiten dürfen für die Lohnsteuernachschau genutzt werden.

Praxis-Tipp: In Ihre Wohnräume müssen Sie die Prüfer aber normalerweise nicht lassen. Wohnräume dürfen gegen Ihren Willen nur dann von den Beamten betreten werden, wenn das zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung erforderlich ist (§ 42g Abs. 2 Satz 3 EStG). Eine dringende Gefahr kann aber nur in extremen Ausnahmefällen angenommen werden, beispielsweise in Fällen organisierter Kriminalität.

Das bedeutet, dass die Prüfer Ihre Wohnräume nicht betreten, wenn Sie sich an Recht und Gesetz halten. Das gilt aber nicht für Ihr häusliches Arbeitszimmer oder Ihr Büro, das innerhalb Ihrer ansonsten privat genutzten Wohnung liegt. Solche Räume dürfen die Prüfer auch dann betreten, wenn sie nur durch Ihre ausschließlich privat genutzten Wohnräume erreichbar sind.

Die Prüfer dürfen Ihre Räume nur dann betreten, wenn das erforderlich ist, um Sachverhalte festzustellen oder zu überprüfen, die für den Steuerabzug vom Arbeitslohn erheblich sein können. Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Lohnsteuernachschau den Prüfern nicht. Aber: Das bloße Betreten oder Besichtigen von Geschäftsräumen, Betriebsräumen oder Grundstücken ist noch kein Durchsuchen.

Das dürfen die Prüfer. Das dürfen die Prüfer nicht

Achten Sie darauf, dass die Prüfer ihre Kompetenzen nicht überschreiten, denn sonst steigt die Gefahr von Zufallsfunden, was Sie vermeiden sollten. Da die Beamten Ihre Räume nur betreten und besichtigen dürfen, nicht aber durchsuchen, ist es ihnen auch verboten, Aktenordner aus Ihrem Schrank zu ziehen und durchzusehen. Die Prüfer dürfen sich auch nicht gewaltsam Zutritt zu Ihren betrieblichen Räumen verschaffen, wenn Sie ihnen den Zutritt verweigern.

Allerdings können sie die Nachschau mit Zwangsmitteln durchsetzen. Zwangsmittel ist beispielsweise auch die Festsetzung eines Zwangsgeldes oder auch der unmittelbare Zwang, nämlich das gewaltsame Betreten von Räumen – das allerdings nur nach einer schriftlichen Anordnung mit einer angemessenen Frist.

Insbesondere in diesen Fällen kommt eine Lohnsteuernachschau in Betracht

  • Beteiligung der Finanzverwaltung an den Einsätzen der „Finanzkontrolle Schwarzarbeit“,
  • zur Feststellung Ihrer Arbeitgebereigenschaft,
  • zur Feststellung der Arbeitnehmereigenschaft Ihrer Mitarbeiter,
  • zur Feststellung der Anzahl der insgesamt bei Ihnen beschäftigten Arbeitnehmer,
  • wenn Sie Ihren Betrieb neu eröffnen,
  • um festzustellen, ob Sie eine lohnsteuerliche Betriebsstätte unterhalten,
  • um festzustellen, ob eine Person bei Ihnen selbstständig oder als Arbeitnehmer tätig ist,
  • zur Prüfung der steuerlichen Behandlung von Minijobs,
  • zur Prüfung, ob Sie die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) Ihrer Arbeitnehmer richtig abgerufen und angewendet haben,
  • zur Prüfung, ob Sie alle Vorschriften zur Pauschalierung der Lohn- oder Einkommensteuer richtig angewendet haben.

Für diese Fälle ist die Lohnsteuernachschau nicht vorgesehen

  • Ermittlung der individuellen steuerlichen Verhältnisse Ihrer Arbeitnehmer, soweit sie für den Lohnsteuerabzug nicht von Bedeutung sind
  • Beschäftigungen in Privathaushalten; die Prüfer darf also eine Haushaltshilfe, die Sie als Minijobber beschäftigen, nicht interessieren

Ein neuer Prüfungsbereich der Lohnsteuernachschau ist seit dem 1.1.2015 dazugekommen: der Mindestlohn. Die Prüfer haben auch ein Auge darauf, ob Sie Ihren Arbeitnehmern den gesetzlichen Mindestlohn zahlen.

Die Lohnsteuernachschau kann bei Ihnen vorgenommen werden, ohne dass ein Verdacht besteht, dass Sie Steuern nicht ordnungsgemäß berechnet und abgeführt haben.

Da die personellen Kapazitäten des Finanzamts und des Zolls aber begrenzt sind, kommt eine Lohnsteuernachschau häufiger bei Arbeitgebern vor, bei denen Verdachtsmomente auf steuerunehrliches Verhalten vorliegen, ohne dass bereits ein strafrechtlich relevanter Anfangsverdacht vorliegt, insbesondere Schwarzarbeit und Scheinarbeitsverhältnisse.

So wird die Lohnsteuernachschau durchgeführt

Die Behörden sind nicht verpflichtet, Ihnen die Lohnsteuernachschau anzukündigen (§ 42g Abs. 2 Satz 2 EStG). Im Gegenteil: Die Anordnung der Lohnsteuernachschau erfolgt meistens mündlich und erst dann, wenn die Prüfer bei Ihnen in der Tür stehen.

Und genau das ist auch Sinn und Zweck der Lohnsteuernachschau: Die Prüfer sollen sich einen nicht manipulierten Eindruck von den räumlichen Verhältnissen bei Ihnen und Ihrem üblichen Geschäftsbetrieb verschaffen können.

Diese Mitwirkungspflichten haben Sie bei einer Lohnsteuernachschau

Wenn die Beamten bei Ihnen die Lohnsteuernachschau durchführen, sind Sie verpflichtet, ihnen

  • Lohn- und Gehaltsunterlagen,
  • Aufzeichnungen, z. B. über steuerfreie oder pauschalversteuerte Leistungen,
  • Bücher,
  • Geschäftspapiere und
  • andere Urkunden vorzulegen, die die Prüfer benötigen, um einen bestimmten Sachverhalt feststellen und beurteilen zu können (§ 42g Abs. 3 Satz 1 EStG).

Welche Auskünfte Ihre Arbeitnehmer erteilen müssen

Auch Ihre Arbeitnehmer haben im Rahmen einer Lohnsteuernachschau bestimmte Pflichten. Sie müssen den Prüfern jede gewünschte Auskunft über Art und Höhe ihrer Einnahmen, die lohnsteuerlich relevant sein können, geben.

Auf Verlangen müssen sie auch Bescheinigungen über den Lohnsteuerabzug sowie Belege über die bereits entrichtete Lohnsteuer vorlegen, also beispielsweise ihre Gehaltsabrechnungen. Diese Pflichten gelten auch für Personen, bei denen es streitig ist, ob sie Arbeitnehmer sind oder waren.

Die Auskunftspflicht erstreckt sich auf alle Fragen, die für die Beurteilung von Bedeutung sind, ob und in welcher Höhe eine Pflicht zum Abzug von Lohnsteuer besteht.

Wenn die Prüfer ihre Tätigkeit bei Ihnen beendet haben, sind sie nicht verpflichtet, mit Ihnen eine Schlussbesprechung durchzuführen. Auch einen Prüfungsbericht müssen sie Ihnen nicht zur Verfügung stellen. Die Prüfer können nach Abschluss ihrer Tätigkeit Ihre Räume also sang- und klanglos verlassen.

So vermeiden Sie Zufallsfunde der Prüfer

Ein Datenzugriffsrecht haben die Lohnsteuerprüfer nicht. Das unterscheidet die Lohnsteuernachschau von einer Lohnsteueraußenprüfung. Die Beamten dürfen nur dann in Ihre elektronischen Daten schauen, wenn Sie zustimmen.

Das bedeutet: Ohne Ihre Einwilligung sind die Computer Ihres Unternehmens für die Prüfer tabu. Überlegen Sie sich aber gut, ob Sie dem Prüfer von Finanzamt oder Zoll den Datenzugriff verweigern. Denn stimmen Sie nicht zu, kann der Prüfer verlangen, dass Sie ihm alle erforderlichen Unterlagen in Papierform vorlegen.

Das Problem dabei: Wenn diese Daten nur in elektronischer Form existieren, kann der Prüfer verlangen, dass Sie ihm die Daten ausdrucken, und zwar sofort an Ort und Stelle (§ 147 Abs. 5 AO). Wenn die Finanzbeamten sich die Daten Ihrer EDV ansehen, dürfen sie nur nach Daten Ausschau halten, die für die Lohnsteuernachschau relevant sind, also für die Frage, ob Lohnsteuer anfällt und, wenn ja, in welcher Höhe.

Aber: Wo genau im Betriebsalltag die Grenze liegt, ist jeweils von den konkreten Umständen des Einzelfalls abhängig. Das ist nicht auf den ersten Blick erkennbar. Besonders gefährlich ist es, wenn die Beamten Hinweise finden, die für die Erhebung anderer Steuern, z. B. Ihrer Einkommensteuer, von Bedeutung sein können. Denn auch diese Daten dürfen sie ausgewerten werden – sofern sie sie zufällig gefunden haben.

Praxis-Tipp: Sorgen Sie dafür, dass die Zugriffsrechte auf Ihre Firmen-EDV eindeutig geregelt werden. Das gilt für alle Inhalte und nicht nur für steuerrelevante Vorgänge. Wie Sie die Zugriffsrechte am sinnvollsten regeln, hängt von Ihren betrieblichen Gegebenheiten ab. Sprechen Sie Ihren Systemadministrator an, der die technischen Voraussetzungen schaffen kann, um Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Nur so stellen Sie sicher, dass Sie im Falle eines Falles den Zugriff von Finanzbeamten und Betriebsprüfern gezielt auf steuerrelevante Daten beschränken. Dadurch können Sie Zufallsfunde weitgehend ausschließen.

Zufallsfunde sind steuerrechtlich relevante Unterlagen, nach denen die Beamten in Ihrer EDV überhaupt nicht suchen, aus denen sich aber womöglich steuerliche Folgen ergeben – entweder für Sie privat, für Ihr Unternehmen oder gar für Dritte. Es gibt aber bestimmte Vorgänge, die die Prüfer von Zoll und Finanzamt besonders häufig und besonders penibel kontrollieren.

Wenn die Prüfer fündig werden

Möglicherweise machen die Prüfer des Finanzamts Feststellungen während der Lohnsteuernachschau, die diese hellhörig werden lassen. In diesem Fall haben sie das Recht, ohne eine vorherige Prüfungsanordnung (§ 196 AO) zu einer Lohnsteueraußenprüfung (§ 42f EStG) überzugehen (§ 42g Abs. 4 Satz 1 EStG).

Für Sie bedeutet das, dass Sie besondere Rechte haben. Denn der Übergang zu einer Lohnsteueraußenprüfung muss Ihnen schriftlich mitgeteilt werden. Insbesondere muss die Prüfungsanordnung, die Ihnen dann ausgehändigt wird, den Prüfungszeitraum und den Prüfungsumfang enthalten, an den sich die Prüfer halten müssen.

Auch der Anlass, der dazu geführt hat, dass bei Ihnen eine Lohnsteueraußenprüfung stattfindet, muss Ihnen schriftlich mitgeteilt werden.

Die Entscheidung, wann die Beamten zu einer Lohnsteueraußenprüfung übergehen, liegt im Ermessen der Finanzverwaltung. Das gilt aber nur, wenn bei der Lohnsteuernachschau Feststellungen getroffen wurden, die einen Anlass dazu geben, weiter nachzuforschen.

Dies sind die häufigsten Fälle, in denen aus einer Lohnsteuernachschau eine -außenprüfung wird:

  • Im Rahmen der Lohnsteuernachschau werden erhebliche Fehler beim Steuerabzug vom Arbeitslohn festgestellt.
  • Der für die Besteuerung maßgebliche Sachverhalt kann im Rahmen der Lohnsteuernachschau nicht abschließend geprüft werden und weiterführende Ermittlungen sind erforderlich.
  • Sie kommen Ihren Mitwirkungspflichten im Rahmen der Lohnsteuernachschau nicht nach.
  • Die Ermittlung von Sachverhalten ist aufgrund des fehlenden Datenzugriffs nicht oder nur erschwert möglich.

Im Rahmen der Lohnsteueraußenprüfung haben die Prüfer das Recht, auf Ihre EDV zuzugreifen, was ihnen im Rahmen der Lohnsteuernachschau nur mit Ihrem Einverständnis gestattet ist. Aber auch wenn die bei Ihnen getroffenen Prüfungsfeststellungen keinen Anlass dazu geben, eine Lohnsteueraußenprüfung zu beginnen, kann die Lohnsteuernachschau Konsequenzen für Sie haben.

Das kann z. B. passieren:

  • Es kann eine nachträgliche Lohnsteueranmeldung erfolgen, wenn Sie noch keine abgegeben haben, weil Sie davon ausgingen, dass Ihr freier Mitarbeiter selbstständig ist, während die Prüfer der Meinung sind, dass ein lohnsteuerpflichtiges Arbeitsverhältnis vorliegt.
  • Eine bereits von Ihnen abgegebene Lohnsteueranmeldung kann geändert werden – zu Ihren Ungunsten, aber auch zu Ihren Gunsten.
  • Ihre Arbeitnehmer können bei einer Nachforderung von Lohnsteuer direkt in Anspruch genommen werden.

Neben den genannten Konsequenzen, die direkt aus den Feststellungen der Lohnsteuernachschau resultieren, gibt es aber auch Konsequenzen, die aus Zufallsfunden der Prüfer resultieren. Das kann beispielsweise sein:

  • Die Erkenntnisse, die bei der Lohnsteuernachschau gewonnen wurden, können bei der Einkommensteuerveranlagung Ihrer Arbeitnehmer berücksichtigt werden, z. B. die Höhe der abziehbaren Werbungskosten bei den Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte, wenn Sie pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse zahlen.
  • Erkenntnisse der Prüfer können für die Festsetzung und Erhebung anderer Steuern bei Ihnen verwendet werden. Zu diesem Zweck dürfen die Prüfer Kontrollmitteilungen schreiben, die beispielsweise bei Ihrer nächsten Einkommensteuerveranlagung hervorgeholt werden.

Das können Sie tun, wenn Sie sich gegen die Lohnsteuernachschau wehren wollen

Grundsätzlich gibt es keine Rechtsmittel gegen die Lohnsteuernachschau. Wenn die Prüfer kommen, dürfen sie prüfen.
Allerdings können Sie gegen Verwaltungsakte wie erstmalige oder geänderte Lohnsteueranmeldungen, die im Rahmen der Lohnsteuernachschau ergehen, Einspruch einlegen.

Zusätzlich stehen Ihnen aber auch diese Einsprüche zur Verfügung:

  • Einspruch gegen die Aufforderung, das Betreten Ihrer nicht-öffentlichen Geschäftsräume zu dulden
  • Einspruch gegen die Vorlage von Aufzeichnungen, Büchern, Geschäftspapieren und anderer steuerlich relevanter Unterlagen
  • Einspruch gegen die Erteilung von Auskünften

Über den Einspruch entscheidet der Prüfer sofort. Tut er das ausnahmsweise nicht, entscheidet später das Finanzamt.

Bildrechte: morganka / 123RF

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Über Ihren Experten

Maik Czwalinna

Maik Czwalinna

Ich bin seit 1999 Steuerberater. Den Beruf habe ich von der Pike auf gelernt und nach meiner Ausbildung und dem Studium der Betriebswirtschaftslehre im Jahr 1999 meine staatliche Prüfung zum Steuerberater abgelegt. Seitdem bin ich freiberuflich in eigener Praxis tätig. Zunächst hauptberuflich, dann bis 2014 nebenberuflich.

Von Mitte 2001 bis Ende 2014 war ich Steuerrechts-Referent zunächst bei der Bundessteuerberaterkammer und dann beim Deutschen Steuerberaterverband (DStV). Bei der TeleTax GmbH, der multimedialen Fortbildungs-Gesellschaft des DStV und der DATEV, war ich als Redakteur für die Fortbildung von Steuerberatern verantwortlich. Seit 2014 schreibe ich steuerliche Texte für Freiberufler und Kleinunternehmer, die regelmäßig als Loseblattsammlung im Verlag mediaforwork erscheinen, sowie für verschiedene andere Verlage.