Wenn Sie Gegenstände aus Ihrem Unternehmen abgeben, müssen Sie dafür Umsatzsteuer zahlen. Es gibt nur wenige Ausnahmen für diese Regel, eine ist das kostenlose Verteilen von Warenproben.
Proben sollen Absatz fördern
Die Umsatzsteuerpflicht für Gegenstände aus dem Unternehmen gilt nur in zwei Fällen nicht: Wenn Sie Geschenke in geringem Wert (weniger als 35 Euro pro Person und Jahr) machen oder Proben Ihres Sortiments kostenlos an Kunden verteilen.
Bereits 2010 entschieden Richter des Europäischen Gerichtshofs, dass Warenmuster von der Umsatzsteuer befreit sind. Das Bundesfinanzministerium hat 2011 seinen Umsatzsteuer-Anwendungserlass entsprechend aktualisiert.
Im Vordergrund muss stehen, dass Sie den Absatz fördern wollen. Wer
Muster seiner Waren an Kunden verteilt, hat meist nichts anderes im Sinn.
Die Warenprobe soll dem Kunden nicht den Kauf des Produkts ersparen,
sondern ihn oder Dritte zum Kauf anregen. Wenn auch Sie beim Verschenken
Ihren Absatz im Sinn haben, können Sie Ihre Warenproben ebenfalls frei
von Umsatzsteuer abgeben.
Keine Kennzeichnung für kostenlose Proben erforderlich
Oft sind Probepackungen und Warenmuster mit einem Aufdruck als Muster gekennzeichnet. Diese Maßnahme ist jedoch nicht nötig, um die Proben befreit von der Umsatzsteuer verteilen zu können.
Sie können auch Waren aus der normalen Produktion als kostenlose Probe verteilen. Das Bundesfinanzministerium definiert ein Warenmuster als Probeexemplar, das den Absatz fördern soll und es dem Kunden ermöglicht, die Qualität der Ware zu beurteilen.
Selbst wenn Sie Waren kostenlos verteilen, die genau so im Handel erhältlich sind, kann das als Warenmuster zählen. Wenn der Kunde die Ware durch die Übereinstimmung mit dem verkaufsfertigen Produkt besser beurteilen kann, können Sie die Probe umsatzsteuerfrei verteilen.
Es ist auch unerheblich, ob Sie die Ware verpackt oder lose abgeben. Besonders im Getränke- und Lebensmittelhandel sind Probierpackungen und lose Produktproben keine Seltenheit. Auch die lose Ware können Sie frei von Umsatzsteuer abgeben.