Umsatzsteuer

Achten Sie besonders auf diese Pflichtangaben bei Rechnungen – Das Rechnungs-Abc Teil 2

Achten Sie besonders auf diese Pflichtangaben bei Rechnungen
Maik Czwalinna
geschrieben von Maik Czwalinna

Wenn Sie als Unternehmer eine Rechnung gegenüber einem anderen Unternehmer ausstellen, gilt es stets, die gesetzlichen Pflichtangaben zu machen.

Dies ist Teil drei unserer Serie „Pflichtangaben auf Rechnungen“. Hier gelangen Sie zu Teil 1, Teil 2 und Teil 3.

Zu hoher oder zu niedriger Steuerausweis Die häufigsten Fehler bei Rechnungen sind ein zu hoher oder ein zu niedriger Steuerausweis.

Eine zu hoch ausgewiesene Steuer wird zwar vom leistenden Unternehmer in voller Höhe geschuldet, der Leistungsempfänger kann diese Steuer aber nicht als Vorsteuer abziehen.

Bei einem zu niedrigen Umsatzsteuerausweis, beispielsweise Berechnung des ermäßigten Steuersatzes von 7 % für eine Leistung, die dem normalen Steuersatz von 19 % unterliegt, schuldet der Rechnungsaussteller zunächst nur den ausgewiesenen, niedrigeren Steuerbetrag. Allerdings kann der Rechnungsempfänger auch nur einen 7-%igen Vorsteuerabzug geltend machen.

Der Prüfer des Finanzamts kann dann aber vom leistenden Unternehmen die noch fehlende Steuer nachfordern.

In beiden Fällen kann die Rechnung berichtigt werden, wenn der Rechnungsaussteller die Berichtigung beim Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers unter Nennung des Rechnungsempfängers beantragt, der Rechnungsempfänger keine Vorsteuer geltend gemacht hat oder diese seinem Finanzamt wieder zurückerstattet hat und das Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers seine Zustimmung erteilt hat.

Gutschrift statt Rechnung Vereinbaren die beiden Unternehmer statt einer Rechnung die Abrechnung der Leistung über eine Gutschrift, muss dennoch der leistende Unternehmer darauf Umsatzsteuer zahlen, während der Leistungsempfänger als Aussteller der Rechnung die Vorsteuer daraus abziehen kann.

Die Abrechnung muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet sein.

Pflichtangaben, fehlende Fehlt in der Rechnung eine notwendige Angabe, beispielsweise das Ausstellungsdatum oder die Rechnungsnummer, ist ein Vorsteuerabzug daraus so lange nicht möglich, bis die Rechnung vom Aussteller berichtigt wurde.

Wichtig: Ungenauigkeiten, die nicht sinnentstellend sind, verwehren nicht den Vorsteuerabzug. Das können z. B. Schreibfehler sein. Der leistende Unternehmer muss aber eindeutig identifizierbar sein.

Mein Praxis-Tipp für Sie: Prüfen Sie Rechnungen, die Sie erhalten, gründlich. Wenn Sie dann als Rechnungsempfänger alle Maßnahmen getroffen haben, die vernünftigerweise von Ihnen verlangt werden können, genießen Sie einen Vertrauensschutz für „vollständige“ Rechnungen.

Im Klartext: Ist die Rechnung nach einer eingehenden Prüfung der Identität des Rechnungsausstellers sowie der Pflichtangaben ordnungsgemäß, dürfen Sie auf die Rechtmäßigkeit der Angaben vertrauen, auch wenn Sie unwissentlich in einen Betrugsfall des Verkäufers einbezogen wurden.

Dies gilt genauso für Papierrechnungen wie für elektronische Rechnungen.

Scheinrechnungen Von Scheinrechnungen spricht man, wenn eine Rechnung ausgestellt wurde, obwohl keine Lieferung ausgeführt bzw. keine Leistung erbracht wurde.

Dasselbe gilt, wenn der Rechnungsaussteller kein Unternehmer ist. In diesen Fällen bleibt dem Rechnungsempfänger grundsätzlich der Vorsteuerabzug verwehrt.

Wer die Rechnung ausgestellt hat, schuldet dennoch die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer.

Unberechtigter Steuerausweis Weist beispielsweise ein Kleinunternehmer Steuern in einer Rechnung aus, obwohl er das nicht darf, schuldet er die ausgewiesene Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt.

Als unberechtigter Steuerausweis gelten auch Rechnungen von Unternehmern, die in ihrer Rechnung die Leistung absichtlich oder irrtümlich falsch bezeichnen, wie beispielsweise in diesen Fällen: Es wird eine Büromaschine berechnet, obwohl ein Fernsehgerät geliefert wurde.

Es werden „Malerarbeiten in Büroräumen“ in Rechnung gestellt, jedoch wurden die Privaträume gestrichen.  In beiden Fällen fällt hier 2-mal Umsatzsteuer an, nämlich einmal für die in Rechnung gestellte Leistung und einmal für die tatsächlich erbrachte Leistung.

Werklieferungen, sonstige Leistungen und bestimmte andere Geschäfte, Besonderheiten In bestimmten Fällen schuldet nicht wie üblich der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer Umkehr der Steuerschuldnerschaft oder auch vom „Reverse-Charge- Verfahren“.

Als leistender Unternehmer müssen Sie in diesem Fall zwar trotzdem eine Rechnung ausstellen, dürfen aber, anders als üblich, weder den Steuersatz noch die Umsatzsteuer angeben.

Stattdessen bringen Sie auf der Rechnung die Formulierung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ an. Verwenden Sie genau diese Formulierung oder alternativ eine ebenfalls festgelegte entsprechende Formulierung in einer anderen Amtssprache der EU.

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Maik Czwalinna

Maik Czwalinna

Ich bin seit 1999 Steuerberater. Den Beruf habe ich von der Pike auf gelernt und nach meiner Ausbildung und dem Studium der Betriebswirtschaftslehre im Jahr 1999 meine staatliche Prüfung zum Steuerberater abgelegt. Seitdem bin ich freiberuflich in eigener Praxis tätig. Zunächst hauptberuflich, dann bis 2014 nebenberuflich.

Von Mitte 2001 bis Ende 2014 war ich Steuerrechts-Referent zunächst bei der Bundessteuerberaterkammer und dann beim Deutschen Steuerberaterverband (DStV). Bei der TeleTax GmbH, der multimedialen Fortbildungs-Gesellschaft des DStV und der DATEV, war ich als Redakteur für die Fortbildung von Steuerberatern verantwortlich. Seit 2014 schreibe ich steuerliche Texte für Freiberufler und Kleinunternehmer, die regelmäßig als Loseblattsammlung im Verlag mediaforwork erscheinen, sowie für verschiedene andere Verlage.