Steuern

So unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter steueroptimal beim Umzug

So unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter steueroptimal beim Umzug
Maik Czwalinna
geschrieben von Maik Czwalinna

Sie möchten einen Mitarbeiter einstellen, der aber nur für den Job umziehen müsste? So können Sie ihn optimal unterstützen und ihm den Umzug schmackhaft machen.

Um gute Fachkräfte für Ihr Unternehmen anzulocken, ist es hilfreich, wenn Sie Ihren neuen Mitarbeiter beim berufsbedingten Umzug finanziell unter die Arme greifen. Das können Sie bereits in der Stellenausschreibung ankündigen.

Wenn Sie alles richtig machen, haben Sie diese 3 Vorteile:

  1. Lohnsteuer wird auf die Umzugsbeihilfen nicht fällig.
  2. Sie können die Kosten als Betriebsausgaben absetzen.
  3. Sie können Vorsteuer abziehen.

So sichern Sie sich den Vorsteuerabzug

Damit Sie auch die Vorsteuer als Betriebsausgaben geltend machen können, sollten Sie darauf achten, dass alle Rechnungen auf Ihr Unternehmen ausgestellt sind.

1. Beförderungsauslagen

Sie können für Ihren Mitarbeiter die notwendigen Auslagen für den Transport der Möbel von der bisherigen zur neuen Wohnung übernehmen, wie z. B. Speditionskosten und auch nachgewiesene Kosten für private Helfer.

Das gilt bei der Umsatzsteuer: 19 % Vorsteuer dürfen Sie nur aus den Speditionskosten abziehen, und auch nur, wenn die Umsatzsteuer auf der Rechnung gesondert ausgewiesen ist.

2. Reisekosten

Auch die beim Umzug selbst entstandenen Reisekosten für den Mitarbeiter und seine Familie können Sie erstatten.

Dazu gehören

  • Fahrtkosten,
  • Mehraufwendungen für Verpflegung in Höhe der gesetzlichen Pauschbeträge und
  • Übernachtungskosten.

Zusätzlich sind 2 Reisen einer Person oder eine Reise von 2 Personen zum Suchen und Besichtigen einer neuen Wohnung erstattungsfähig (maximal 2 Reisen und 2 Aufenthaltstage).

Das gilt bei der Umsatzsteuer: Aus Fernverkehrstickets der Bahn können Sie 19 % Vorsteuern abziehen sowie 7 % aus Tickets des Nahverkehrs und aus Taxikosten. Für Hotelübernachtungen entnehmen Sie gemäß der – natürlich korrekt ausgestellten – Rechnung 7 % bzw. 19 % Vorsteuern für die Übernachtung sowie Zusatzleistungen wie etwa Frühstück.

3. Mietentschädigung

Vielleicht hat Ihr neuer Mitarbeiter in seinem Heimatort ja eine Wohnung oder ein Haus mit einer langen Kündigungsfrist angemietet. Dann können Sie ihm auch bis zu 6 Monate die Miete für die alte Wohnung erstatten. Die Miete für die neue Wohnung können Sie ihm für bis zu maximal 3 Monate erstatten.

Das gilt bei der Umsatzsteuer: Auf private Mietzahlungen fällt keine Umsatzsteuer an.

4. Weitere Auslagen

Natürlich können bei einem Umzug noch viele weitere Kosten anfallen. Auch die können Sie für Ihren neuen Mitarbeiter übernehmen, beispielsweise für Schönheitsreparaturen, den umzugsbedingten Abbau von Herd, Öfen, Lampen, Küche, Antennen etc.

Das gilt bei der Umsatzsteuer: Aus Makler- und Handwerkerrechnungen können Sie 19 % Vorsteuer ziehen.

5. Pauschalvergütung für sonstige Ausgaben

Weitere Kosten wie etwa für das Umschreiben der Papiere oder neue Elektrogeräte können Sie pauschal und lohnsteuerfrei abgelten.

Diese Sätze gelten

  • 1.493 € für Verheiratete (ab 1.2. 2017: 1.528 €) und
  • 746 € für Singles (ab 1.2.2017: 764 € ).
  • Für ledige Kinder und weitere Haushaltsangehörige erhöht sich der jeweilige Satz um 329 € pro Person (ab 1.2.2017: 337 € ).

Das gilt bei der Umsatzsteuer: Umsatzsteuer können Sie aus den Pauschalvergütungen nicht abziehen.

Bildnachweis: © Andriy Popov/123rf.com

Über Ihren Experten

Maik Czwalinna

Maik Czwalinna

Ich bin seit 1999 Steuerberater. Den Beruf habe ich von der Pike auf gelernt und nach meiner Ausbildung und dem Studium der Betriebswirtschaftslehre im Jahr 1999 meine staatliche Prüfung zum Steuerberater abgelegt. Seitdem bin ich freiberuflich in eigener Praxis tätig. Zunächst hauptberuflich, dann bis 2014 nebenberuflich.

Von Mitte 2001 bis Ende 2014 war ich Steuerrechts-Referent zunächst bei der Bundessteuerberaterkammer und dann beim Deutschen Steuerberaterverband (DStV). Bei der TeleTax GmbH, der multimedialen Fortbildungs-Gesellschaft des DStV und der DATEV, war ich als Redakteur für die Fortbildung von Steuerberatern verantwortlich. Seit 2014 schreibe ich steuerliche Texte für Freiberufler und Kleinunternehmer, die regelmäßig als Loseblattsammlung im Verlag mediaforwork erscheinen, sowie für verschiedene andere Verlage.