Voraussetzung: betriebliches Gerät
Voraussetzung für die Steuer- Beitragsfreiheit von PC- und Handynutzung ist, dass es sich um betriebliche Geräte handelt. Das ist beispielsweise gegeben, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter ein Handy leihweise überlassen oder auch ein Telekommunikationsunternehmen beauftragen, Ihrem Mitarbeiter ein Telefon zur Verfügung zu stellen, und die laufende Kosten übernehmen. Wichtig ist dabei, dass Sie das Gerät weiterhin bilanzieren.
Wenn es wirtschaftliches Eigentum des Mitarbeiters wird, handelt es sich um ein Geschenk, das nicht mehr steuer- und beitragsfrei ist. Sie können auch nicht das Telefon des Mitarbeiters anmieten und es dann dem Mitarbeiter überlassen. Denn das würde nicht als Überlassung eines betrieblichen Geräts zur Handynutzung gewertet.
Tipp: Haben Sie Ihrem Mitarbeiter einen Firmenwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt und rechnen Sie diesen nach der 1-%-Methode ab, bleibt ein darin enthaltenes Autotelefon beim Listenpreis unberücksichtigt. Denn es handelt sich auch hier um die Überlassung eines betrieblichen Telekommunikationsgeräts.
Das Navigationsgerät hingegen müssen Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung beim Listenpreis mit erfassen (BMF-Schreiben vom 10.06.2002, IV C 5 – S 2334 – 63/02). Ein Verfahren hierüber ist jedoch derzeit beim BFH anhängig.
Die private PC- und Handy-Nutzung ist steuerfrei
Gestatten Sie Ihrem Mitarbeiter private PC- oder Handynutzung betrieblicher Geräte, ist das gemäß § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei und - sofern Sie sie zusätzlich zum Lohn gewähren - auch beitragsfrei. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Geräte überhaupt betrieblich genutzt werden und ob sie sich im Betrieb oder in der Wohnung des Mitarbeiters befinden.
Die Steuer- und Beitragsfreiheit umfasst neben der reinen PC- und Handynutzung auch die private Nutzung von Zubehör und Software. Außerdem können Sie die Verbindungsentgelte (Grundgebühr und laufende Kosten für PC- und Handynutzung) steuer- und beitragsfrei übernehmen.