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Nie wieder doppelte Umsatzsteuer zahlen

Nie wieder doppelte Umsatzsteuer zahlen
Maik Czwalinna
geschrieben von Maik Czwalinna

Anzahlungen und Vorauszahlungen sind beliebte Prüffelder bei Betriebsprüfungen. Wie Sie beides optimal berechnen, buchen und versteuern.

Wenn formale Fehler bei der Rechnungsstellung vorhanden sind, hat der Prüfer die Möglichkeit, Ihnen doppelt Umsatzsteuer zu berechnen.

Selbst wenn Sie ausnahmsweise den Fehler noch nachträglich korrigieren können, bleiben Sie oft auf den Zinsen sitzen – Unnötig, denn wenn Sie ein paar Grundsätze beachten, die ich Ihnen in diesem Beitrag nahebringe, ist es ganz einfach, alles richtig zu machen.

Was man unter Anzahlungen versteht und was nicht

Anzahlungen, die Sie erhalten, sind Vorleistungen Ihrer Kunden im Rahmen eines schwebenden Geschäfts. Schwebende Geschäfte sind solche, die noch von keiner Vertragsseite erfüllt sind. Leistet der Kunde eine Anzahlung, handelt es sich um eine Vorleistung auf das schwebende Geschäft.

Beispiel: Sie sind umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer und verkaufen einem Kunden Waren. Bevor Sie liefern, zahlt Ihr Kunde 150 € in bar an. Er leistet damit eine Anzahlung auf den nach Lieferung der Waren fälligen Kaufpreis.

Für Anzahlungen stellen sich hauptsächlich diese Fragen:

  1. Wie werden sie in der Buchführung erfasst?
  2. Wann stellen sie Betriebseinnahmen dar und unterliegen der Einkommensteuer?
  3. Wann wird Umsatzsteuer auf Anzahlungen fällig?

Gewinnermittlungsart

Die Beantwortung der letzten beiden Fragen hängt davon ab, ob Sie Ihren Gewinn mittels einer Bilanz oder durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung berechnen. Dieser Beitrag beschäftigt sich ausschließlich mit der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

In Ihrer Buchführung erfassen Sie Anzahlungen zu dem Zeitpunkt, in dem Sie diese erhalten haben.

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung stellen erhaltene Anzahlungen Betriebseinnahmen dar. Das ist insbesondere wichtig, wenn Sie in einem Jahr die Anzahlung erhalten haben und die Leistung erst im Folgejahr erbringen und abrechnen. Im Folgejahr wirkt sich dann nur noch der Betrag der Schlussrechnung auf die Höhe Ihrer Einkommensteuer aus.

Praxis-Tipp
Durch Anzahlungen, die Sie erhalten oder leisten, haben Sie als Einnahmen-Überschuss-Rechner einen großen Vorteil gegenüber Ihren bilanzierenden Kollegen: Sie können damit nämlich Ihren Gewinn zwischen 2 Jahren in gewissem Umfang steuern.

Sprechen Sie mit Ihren Geschäftspartnern, wenn Sie dieses Jahr einen ungewöhnlich hohen Gewinn haben werden, der sich im nächsten Jahr nicht wiederholen wird. Vielleicht akzeptieren Ihre Partner Anzahlungen von Ihnen.

Oder umgekehrt: Wenn Sie im nächsten Jahr einen hohen Gewinn erwarten, vereinbaren Sie mit Ihren Kunden Anzahlungen und ziehen Sie Betriebseinnahmen in das laufende Jahr vor.

Leisten Sie selbst eine Anzahlung, unterscheiden Sie diese beiden Fälle:

  1. Sie kaufen Gegenstände oder Leistungen ein, die bei Ihnen zu sofort abziehbaren Betriebsausgaben führen. In dem Fall stellt auch die von Ihnen geleistete Anzahlung eine sofort abziehbare Betriebsausgabe dar, und zwar zu dem Zeitpunkt, in dem Sie sie gezahlt haben.
  2. Sie schaffen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens an, die nicht nur über ihre Abschreibung zu Betriebsausgaben führen.

Praxis-Tipp
Wenn Sie die Anzahlung auf Ihr Anlagen-Konto, wie im vorigen Beispiel Pkw, gebucht haben, beginnen Sie noch nicht mit der Abschreibung. Die Abschreibung können Sie durch eine Anzahlung nämlich nicht vorziehen. Sie beginnt immer erst dann, wenn Sie das jeweilige Wirtschaftsgut, im Beispiel den Pkw, in Betrieb nehmen.

Eine Anzahlung in Höhe des gesamten Kaufpreises wird als Vorauszahlung bezeichnet. Für Vorauszahlungen gelten die gleichen Grundsätze wie für Anzahlungen.

Einziger Unterschied: Meist schreiben Sie keine Schlussrechnung für eine Leistung, wenn Sie sie erbracht haben. Sie würde auch auf 0 € lauten.

Wenn eine Leistung sich in verschiedene Teilleistungen aufteilt und diese Teilleistungen gesondert abgerechnet und bezahlt werden, handelt es sich nicht um Anzahlungen, sondern um die Abrechnung einzelner in sich abgeschlossener Teilleistungen.

Für solche Leistungen gibt es keine Besonderheiten zu beachten. Sie werden wie ganz normale Rechnungen behandelt.

Seien Sie wachsam: Die Umsatzsteuer verlangt nach Aufmerksamkeit

Der Regelfall ist: Sie versteuern Ihre Umsätze nach vereinbarten Entgelten, auch Sollversteuerung genannt. Das bedeutet: Sobald Sie eine Leistung erbracht haben, wird am Ende des Voranmeldungszeitraums die Umsatzsteuer dafür fällig, und zwar unabhängig davon, ob Sie das Geld für Ihre Leistung bereits erhalten haben oder nicht.

Von diesem Grundsatz gibt es 2 Ausnahmen:

  1. Sie beantragen die Versteuerung Ihrer Umsätze nach vereinnahmten Entgelten (= Istversteuerung). Das hat für Sie den großen Vorteil, dass Sie erst dann Umsatzsteuer zahlen, wenn Sie das Geld für Ihre Leistung in der Tasche haben. Sie müssen dem Finanzamt die Umsatzsteuer nicht vorstrecken. Die Istversteuerung können Sie als Angehöriger eines freien Berufs beantragen oder wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 500.000 € betragen hat. Das können Sie durch ein kurzes Anschreiben an das Finanzamt erledigen.
  2. Sie erhalten eine Anzahlung. Anzahlungen unterliegen immer der Istversteuerung. In diesem Zusammenhang spricht man von der „Mindest-Istbesteuerung“. Das heißt: Auch wenn Sie grundsätzlich Ihre Umsatzsteuer berechnen und an das Finanzamt abführen, wenn Sie Ihre Leistung erbracht haben, fällt auf die Anzahlung auf eine noch nicht erbrachte Leistung Umsatzsteuer an (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 Umsatzsteuergesetz). Der Steuersatz (7 % oder 19 %) richtet sich nach der Leistung, für die Sie die Anzahlung erhalten haben.

So schreiben Sie eine richtige Anzahlungsrechnung

Wenn Sie Anzahlungsrechnungen schreiben und am Ende darüber abrechnen, passen Sie gut auf. Es gibt nämlich eine Steuerfalle, in die man sehr leicht hineintappt: die doppelte Berechnung von Umsatzsteuer. Sie lauert bei der Schlussrechnung.

Die Falle funktioniert so: Sie berechnen Ihrem Kunden eine Anzahlung. Auf der Anzahlungsrechnung weisen Sie (ganz korrekt) die Umsatzsteuer aus.
Die Schlussrechnung stellen Sie über den Gesamtbetrag aus, berechnen die Umsatzsteuer und ziehen die erhaltene Anzahlung als Bruttobetrag davon ab.

Und schon haben Sie auf die Anzahlung doppelte Umsatzsteuer berechnet, die Sie aber nur einmal erhalten haben.

Der Prüfer reibt sich die Hände und kann ein hübsches „Mehrergebnis“ bei seiner Betriebsprüfung für sich verbuchen. Diese Art der Berechnung ist nicht nur rein theoretisch. Eine Vielzahl von Schlussrechnungen, die man im täglichen Geschäftsverkehr antrifft, ist auf diese Weise falsch und damit potenziell teuer für den Erbringer der Leistung. Aber nicht nur für ihn!

Auch wenn Sie eine solche falsche Schlussrechnung erhalten, sollten Sie wachsam sein. Ziehen Sie nur einmal Umsatzsteuer auf die erhaltene Leistung als Vorsteuer bei Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung ab. Ansonsten müssen Sie bei einer Betriebsprüfung einmal Vorsteuer zurückzahlen. Und zwar zuzüglich 6 % Zinsen pro Jahr. Das ist ein sehr teures Darlehen.

Bildnachweis: © mariok/123rf.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Maik Czwalinna

Maik Czwalinna

Ich bin seit 1999 Steuerberater. Den Beruf habe ich von der Pike auf gelernt und nach meiner Ausbildung und dem Studium der Betriebswirtschaftslehre im Jahr 1999 meine staatliche Prüfung zum Steuerberater abgelegt. Seitdem bin ich freiberuflich in eigener Praxis tätig. Zunächst hauptberuflich, dann bis 2014 nebenberuflich.

Von Mitte 2001 bis Ende 2014 war ich Steuerrechts-Referent zunächst bei der Bundessteuerberaterkammer und dann beim Deutschen Steuerberaterverband (DStV). Bei der TeleTax GmbH, der multimedialen Fortbildungs-Gesellschaft des DStV und der DATEV, war ich als Redakteur für die Fortbildung von Steuerberatern verantwortlich. Seit 2014 schreibe ich steuerliche Texte für Freiberufler und Kleinunternehmer, die regelmäßig als Loseblattsammlung im Verlag mediaforwork erscheinen, sowie für verschiedene andere Verlage.