Alternativ zu einer Versteuerung eines Firmen-Pkw nach der 1-Prozent-Methode können Arbeitnehmer auch die Fahrtenbuch-Methode anwenden. Voraussetzung hierfür ist allerdings ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch, aus dem sich der Anteil der privaten Nutzung zweifelsfrei ergibt.
Fahrtenbuch darf nachträglich nicht geändert werden können
Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn es alle erforderlichen Angaben zu den privaten Fahrten und beruflich veranlassten Reisen enthält. Darüber hinaus muss das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.
Insbesondere wird ein Fahrtenbuch nach ständiger Rechtsprechung des BFH steuerlich nur dann anerkannt, wenn nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten steuerrelevanten Daten ausgeschlossen sind.
Ergänzungen zu einem handschriftlich geführtem Fahrtenbuch
Nach Auffassung der Richter des FG Berlin-Brandenburg ist ein Fahrtenbuch aber auch dann anzuerkennen, wenn auf Basis von handschriftlich geführten Aufzeichnungen nachträglich ein Computerausdruck gefertigt wird, ohne dass Änderungsmöglichkeiten hinsichtlich der gefahrenen Kilometer bestehen.
Auslöser des Rechtsstreits war ein Angestellter, der ein herkömmliches papiergebundenes Fahrtenbuch durch Angaben in einer Tabellenkalkulation ergänzte.
Im handschriftlich geführten Fahrtenbuch selbst wurden vom Angestellten das Datum der jeweiligen Fahrt, zumeist das Reiseziel, Kilometerstand nach Beendigung der Fahrt und die Anzahl der am jeweiligen Kalendertag insgesamt gefahrenen Kilometer festgehalten.
Nachträglich fertigte der Angestellte zur Ergänzung des handschriftlich geführten Fahrtenbuches per EDV eine Aufstellung an, aus der folgende Angaben hervorgingen:
- Datum der Fahrt
- Standort des Fahrzeugs zu Beginn der Fahrt
- Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
- Grund der Fahrt
- Ziel der Fahrt
- eine eindeutige Nummer, mit der er die jeweilige Fahrtroute kennzeichnete
Die in der Tabelle aufgeführten Fahrtziele stimmten mit den Angaben im handschriftlich geführten Fahrtenbuch überein. Dennoch weigerte sich das Finanzamt, das handschriftlich geführte Fahrtenbuch mit den nachträglichen Ergänzungen anzuerkennen und berechnete die Lohnsteuer nach der Ein-Prozent-Methode.
Das Urteil zum handschriftlich geführten Fahrtenbuch mit Ergänzungen
Nach den vom BFH aufgestellten Grundsätzen ist ein Fahrtenbuch anzuerkennen, wenn eine nachträgliche Manipulationsmöglichkeit bezüglich der gefahrenen Kilometer nicht möglich und die Finanzbehörde in der Lage ist, die Angaben im handschriftlich geführten Fahrtenbuch ohne größeren Aufwand zu überprüfen.
Damit ist das Führen zeitnaher und geschlossener handschriftlicher Aufzeichnungen eine Grundvoraussetzung für die Anerkennung des Fahrtenbuches.
In dem vom FG Berlin-Brandenburg zu entscheidenden Fall wiesen die handschriftlichen Fahrtenbücher die steuerlich relevanten Daten auf. Per Computer wurde nachträglich lediglich eine Aufstellung gefertigt, mit denen das handschriftlich geführte Fahrtenbuch ergänzt werden sollte.
Somit war den Finanzbeamten jederzeit eine Überprüfung der Angaben im handschriftlich geführten Fahrtenbuch möglich, sodass dieses vom Finanzamt hätte anerkannt werden müssen.
Alternativen zum handschriftlich geführten Fahrtenbuch
Das manuelle Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist recht aufwendig. Mit einem elektronischen Fahrtenbuch stehen seit einigen Jahren aber interessante Alternativen für handschriftlich geführte Fahrtenbücher beziehungsweise zur Versteuerung nach der 1-Prozent-Methode zur Verfügung.