1. Tipp: Handeln Sie rechtzeitig, informieren Sie früh
Auch Schreiben, für die keine Frist gilt, sollten Sie nicht hinausschieben. Beantragen Sie etwa die Stundung einer fälligen Steuer, bevor eine Lastschrift der Finanzkasse an der mangelnden Deckung Ihres Kontos scheitert. Oder bitten Sie im Schreiben an das Finanzamt um Aufschub für Ihre Steuererklärung, bevor der Sachbearbeiter die Verspätung bemerkt und mit einem Zuschlag ahndet.
2. Tipp: Behandeln Sie den Finanzbeamten wie einen Geschäftspartner
Der Ton macht die Musik! Auch wenn Sie sich noch so sehr über eine unliebsame Entscheidung ärgern, lassen Sie sich ja nicht zu Unfreundlichkeit verleiten. Denn kein Mitarbeiter des Finanzamts wird in Ihrem Sinn reagieren, wenn er unfreundlich behandelt wird. Umgekehrt sorgen Wörtchen wie "bitte" und "danke" in Ihrem Schreiben an das Finanzamt eher dafür, dass der Sachbearbeiter schnell für Sie tätig wird und Wohlwollen zeigt, wenn Ermessensspielraum besteht. Ist Ihr Brief formal ein Antrag genügt es, das Wort "Antrag" in die Betreffzeile zu schreiben. Im Brieftext formulieren Sie Ihr Anliegen dann als Vorschlag.
3. Tipp: Begründen Sie Ihr Anliegen sachlich und ausführlich
Liefern Sie in Ihren Schreiben dem Finanzamt alle nötigen Details, um Ihr Anliegen sachlich zu begründen: Führen Sie in Ihrem Brief diejenigen Tatsachen, Belege und Beweise an, die das Finanzamt braucht, um eine Entscheidung zu fällen. Damit ersparen Sie sich Nachfragen und zusätzliche Korrespondenz.
4. Tipp: Zeigen Sie sich kooperationsbereit
Stellen Sie sich für Rückfragen zur Verfügung. Hier empfiehlt sich – wie im Kundenbrief -, im Schreiben ans Finanzamt eine Telefonnummer und eventuell auch eine Zeit anzugeben, zu der Sie werktags in der Regel erreichbar sind.
Falls weitere Unterlagen gefordert werden, reichen Sie sie zügig nach. Vergessen Sie dabei nicht anzugeben, worauf (auf welches Schreiben, auf welchen Antrag) Sie sich beziehen.