Keine Angst vor der Lohnsteueraußenprüfung: So bereiten Sie sich vor

Kein Betrieb kann auf die Dauer funktionieren, wenn seine Arbeitnehmer unzufrieden sind. Eine schlechte Stimmung zeigt sich in erster Linie bei fehlerhaften Lohnabrechnungen, oder wenn das Gehalt nicht pünktlich überwiesen wird. Dies setzt ein präzises Arbeiten der Verantwortlichen voraus. Auch bei einer Lohnsteueraußenprüfung sollten keine oder nur geringe Nachforderungen vonseiten des Finanzamtes berechnet werden.

Pünktlich zu Beginn eines jeden Jahres treten neue Gesetze in Kraft und die Mitarbeiter im Lohnbüro haben viel Arbeit. Mögen Fehler bei der Eingabe im Abrechnungsprogramm zunächst auch nicht auffallen, spätestens bei der Lohnsteueraußenprüfung
werden sie entdeckt. Diese Kontrolle zählt zu den normalen Abläufen der Finanzämter und wird in der Regel alle vier Jahre durchgeführt.

Neben der Überprüfung, ob Familienstand und Anzahl der Kinderfreibeträge ordnungsgemäß berücksichtigt sind, liegt das Augenmerk der Prüfer vornehmlich auf Abrechnungen, welche die sogenannten Aushilfsjobs betreffen. Kein Bereich der Lohnabrechnungen ist so häufig von Änderungen betroffen und viele Fehlbuchungen lassen sich vermeiden, wenn diese sorgfältig durchgeführt werden.

Fahrtenbuch und geldwerter Vorteil

Nicht nur die Aushilfskräfte unterliegen einer besonderen Überprüfung bei der Lohnsteueraußenprüfung. Auch bei geldwerten Vorteilen, wie Dienstwagen oder -wohnung achten Prüfer genau darauf, dass diese ordnungsgemäß abgerechnet werden. Jeder Mitarbeiter, der ein Fahrtenbuch führt, muss dieses bei der Lohnsteueraußenprüfung vorlegen.

Seine Pflicht liegt darin, dass er neben den dienstlich angeordneten Fahrten auch jene einträgt, die er privat durchführt. Dabei ist ebenfalls wichtig, dass er diese Aufzeichnungen seinem Arbeitgeber vorlegt und dieser den Wahrheitsgehalt der Daten mit seiner Unterschrift bestätigt.

Falls ein Arbeitnehmer eine Wohnung nutzt, welche ihm von seinem Arbeitgeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird, muss er diese ebenfalls als gelderten Vorteil versteuern. Dabei spielt neben der ortsüblichen Miete auch eine Rolle, wie hoch die Nebenkosten sind und wie viel Personen einen Nutzen daraus ziehen.

Eine konsequente Durchführung der Aufzeichnungspflicht wirkt sich bei der Lohnsteueraußenprüfung positiv aus

Wer sich bei der Lohnsteueraußenprüfung darüber im Klaren ist, dass die Verantwortlichen keineswegs möchten, dass ihre wichtige Tätigkeit unnötig kritisiert und mit Strafen belegt wird, der kann dieser Aktion mit Ruhe entgegensehen. Kopien der Lohnsteuerkarten und Nachweise zur Zugehörigkeit einer Krankenkasse müssen vorhanden sein.

Falls ein Arbeitnehmer von der Zusatzabgabe zur Pflegeversicherung befreit sein möchte, dann muss er eine dementsprechende Bescheinigung vorlegen. Niemals dürfen die Verantwortlichen für die Lohnabrechnung sich auf mündliche Versprechen einlassen. Nur dann, wenn klare Belege vorhanden sind und diese als Kopie oder Original abgeheftet werden können, ist auch ein Beweis vorhanden, der von den Mitarbeitern des Finanzamtes anzuerkennen ist.