Kassenbuch: So dokumentieren Sie Ihre Bargeldbewegungen

Ein Kassenbuch ist eine vollständige Aufzeichnung sämtlicher Bargeldbewegungen, also sämtlicher Bareinnahmen und -ausgaben. Wer bilanziert, muss ein Kassenbuch führen. Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, kann ein Kassenbuch führen.

Wenn Sie ein Kassenbuch führen, dann müssen Sie alle Bargeldbewegungen zeitnah vollständig erfassen. Alles, was bar vereinnahmt oder gezahlt wird, steht im Kassenbuch, also Bareinnahmen, Barausgaben, Privatentnahmen, Privateinlagen, Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und Entnahmen zwecks Einzahlung bei der Bank. Wenn Sie Schecks als Einnahmen in der Kasse erfassen, die Sie dann zur Gutschrift auf Ihr Konto bei der Bank einreichen, sollten Sie dies im Kassenbuch vermerken.
Sie dürfen die Eintragungen oder Aufzeichnungen im Kassenbuch nur so ändern, dass der ursprüngliche Inhalt noch festgestellt werden kann. Außerdem muss bei Veränderungen erkennbar sein, wann sie vorgenommen worden sind. Sie dürfen die Eintragungen im Kassenbuch also nicht überschreiben, durchschreiben, überkleben, auslöschen, radieren, mit Tipp-Ex übermalen usw. Sie dürfen nur Schreibstifte verwenden, bei denen gewährleistet ist, dass das Geschriebene nicht spurlos beseitigt oder geändert werden kann. Einen Kugelschreiber dürfen Sie also verwenden, einen Bleistift jedoch nicht.
Die Eintragungen im Kassenbuch müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) lesbar sein.
Ein EDV-Kassenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn Sie fehlerhafte Eintragungen nur durch nachweisbare Umbuchungen korrigieren können oder durch belegmäßig nachweisbare Stornierungen. Es ist also erforderlich, dass die Änderungen dokumentiert werden. Bereits aus der Beschreibung des EDV-Programms muss sich ergeben, dass diese Voraussetzungen erfüllt sind.
Dabei müssen Sie alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge im Kassenbuch eintragen. Die Eintragungen sollen täglich erfolgen. Im Ausnahmefall dürfen Sie die Eintragung auch am Folgetag vornehmen. Bei größeren zeitlichen Abständen ist die Kassenführung nicht mehr ordnungsgemäß.
Veröffentlicht am 12. Juli 2008