Wenn Sie Ihren Einkauf optimieren wollen, werden Sie wahrscheinlich sehr schnell feststellen, dass Ihre Beschaffung zu spät von den vorgeschalteten Abteilungen erfährt, was er einkaufen muss. Zeit- und Termindruck führen dann zu schlechteren Preisen.
Den Einkauf durch eine vernünftige Bedarfsplanung optimieren
Um Ihren Einkauf in diesem Bereich zu optimieren, können Sie z. B. regelmäßige Meetings zwischen Einkauf und vorgeschalteten Abteilungen vereinbaren, in denen die Abteilungen ihre Bedarfsplanung für die kommenden Wochen und Monate vorlegen und mit dem Einkauf abstimmen.
Zwar lassen sich auch hierdurch nicht alle Schnellschüsse vermeiden, es kommt aber eine gewisse Kontinuität und Planung in den Einkauf.
Der Einkauf ist nicht in den Entwicklungsprozess integriert
Nicht selten pflegt die Technik Lieferantenkontakte, ohne dass der
Einkauf davon erfährt. Erfolgreiche Verhandlungen oder
Alternativlieferanten sind in solchen Fällen kaum noch möglich.
Um Ihre Einkaufsprozesse zu verbessern, bietet es sich zum Beispiel an, dafür zu sorgen, dass Ihre Beschaffung frühzeitig in den Entwicklungsprozess einbezogen wird. Und zwar von Beginn der Planung an.
Optimieren Sie Ihren Einkauf durch höhere Kompetenz
Qualifikation und Kompetenz der Einkaufsmitarbeiter lassen in dem einen oder anderen Fall leider zu wünschen übrig. Technisches Know-how kann der Einkauf erst gar nicht aufbauen, da die internen und externen Kunden äußerst starre Vorgaben machen. Eine kreative Auseinandersetzung, um alternative Lösungen zu finden, ist nicht möglich.
Der klassische Einkaufsprozess – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsprüfung – wird als notwendige Routine ohne Verbesserungspotenzial betrachtet. Besser wäre es, wenn Sie den Einkauf aktiv mit einbeziehen und ihn in eine aktivere Rolle zwingen. Fordern Sie den Einkauf regelrecht heraus, wenn Sie ihn optimieren wollen.
Häufig dauert der Einkaufsprozess zu lange
Wenn sich der Einkaufsprozess unnötig in die Länge zieht, und zwar durch nachträgliche Änderungen und zeitraubende Abstimmungsorgien, dann ist dies ebenfalls ein Ansatz, um zu verbessern.
Legen Sie z. B. gemeinsam mit allen Beteiligten verbindliche Deadlines fest: Sind die Bestellungen heraus, sind diese verbindlich. Nachträgliche Änderungen bedürfen Ihrer Zustimmung – oder der des jeweiligen Fachvorgesetzten.
Wenn Sie bemerken, dass es im Betrieb zu den hier genannten Abstimmungsorgien kommt, sollten Sie eingreifen. Mitarbeiterzeit kostet das Unternehmen viel Geld. Prüfen Sie hier vor allem, ob die Zuständigkeiten klar geregelt sind. Wenn nicht: Erstellen Sie gemeinsam mit den jeweiligen Bereichsvorgesetzten ein Organigramm, aus dem klar hervorgeht, wer in Bezug auf den Einkauf was und wie entscheiden kann.
Wenn Ihnen dies gelingt, haben Sie schon viel getan, um Ihren Einkauf zu optimieren.