Für die Kalkulation eines Angebots muss ein Unternehmer nicht nur die Kosten für das Material, sondern auch für das Personal berücksichtigen. Dabei darf nicht allein der Bruttoarbeitslohn des Mitarbeiters die Kalkulationsgrundlage darstellen. Der Grund dafür liegt in der Tatsache, dass sich die tatsächlichen Personalkosten aus verschiedenen Positionen zusammensetzen. Hierbei handelt es sich um folgende Kosten:
- Löhne und Gehälter für die geleistete Arbeit
- Löhne und Gehälter für die bezahlte Abwesenheit, z. B. bei Krankheit, Urlaub, gesetzlichen Feiertagen usw.
- Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers für die gesetzliche Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Unfallversicherung usw.
- Freiwillige oder tariflich garantierte zusätzliche Aufwendungen des Arbeitgebers, beispielsweise in Form von Weihnachtsgeld oder einer betrieblichen Altersvorsorge
Alle hier genannten Personalkosten sind immer wieder kehrende Kosten. Deshalb können sie sehr gut kalkuliert werden.
Die Sachkosten als ein bedeutender Bestandteil der Personalkosten
Neben den reinen Personalkosten, die direkt oder indirekt mit der Entlohnung eines Mitarbeiters im Zusammenhang stehen, gibt es noch weitere Kosten, die dem Personal zuzuordnen sind. Von besonderer Bedeutung sind in diesem Zusammenhang die Kosten, die dem Unternehmen durch die Personalgewinnung, durch den Personaleinsatz, sowie durch die Personalfreisetzung entstehen. Als Beispiele für solche Kosten sind folgende Ausgaben zu nennen:
- Kosten für die Schaltung einer Stellenanzeige
- Kosten für die Durchführung von Vorstellungsgesprächen
- Kosten für die Qualifizierung, Einarbeitung und Weiterbildung der Mitarbeiter
- Kosten für die Entlassung von Mitarbeitern (Beispiel Abfindung)
Die Höhe dieser Kosten kann variieren. Bei einer geringen Fluktuation, d.h. bei einer großen Mitarbeiterbindung, können die jährlichen Kosten für die Personalgewinnung, die Personalweiterbildung sowie die Personalfreisetzung vergleichsweise gering ausfallen. Im Gegensatz dazu führt eine hohe Fluktuation oftmals dazu, dass diese Kosten enorm ansteigen.
Die Personalkosten in der Kosten- und Leistungsrechnung
Im Rahmen der betrieblichen Kalkulation sind die direkten Personalkosten und die Nebenkosten zu erfassen. Deshalb werden bei der Kosten- und Leistungsrechnung sowohl die Personaleinzel- als auch die Personalgemeinkosten erfasst. Auf der Grundlage eines Verteilungsschlüssels werden dann die Personalkosten einzelnen Bereichen zugeordnet. Dadurch erfährt der Unternehmer, was ein Mitarbeiter tatsächlich kostet. Er kann somit ein Angebot richtig kalkulieren.
Allerdings muss er unbedingt darauf achten, dass ihm nicht nur durch den Einsatz von Personal Kosten entstehen. Vielmehr ist auch zu berücksichtigen, dass das Personal in der Regel für die Durchführung einer Tätigkeit auf bestimmtes Equipment, wie beispielsweise ein Fahrzeug, einen PC usw. angewiesen ist. Aus diesem Grund sind auch diese Ausgaben im Rahmen einer Kalkulation zu berücksichtigen. In einigen Unternehmen erfolgt die Berücksichtigung dieser Ausgaben direkt bei der Kostenstelle Personal. In der Regel wird in der Fachliteratur die Personalausstattung jedoch nicht explizit als Bestandteil der Personalkosten erwähnt.