Rechnungsabrechnungsposten werden im Jahresabschluss aus rein abrechnungstechnischen Gründen gebildet. Sie dienen sowohl dem Einblick in die Vermögenslage als auch dem Zweck der periodengerechten Erfolgsermittlung.
Rechnungsabgrenzungsposten zur periodengerechten Erfolgsermittlung
Rechnungsabgrenzungsposten sind im Jahresabschluss erforderlich, um Erträge und Aufwendungen jeweils in dem Geschäftsjahr erfolgswirksam zu erfassen, zu dem sie wirtschaftlich gehören, d. h. in dem sie verursacht worden sind.
Entsprechende Anwendungsfälle für Rechnungsabgrenzungsposten treten z. B. auf, wenn Geschäftsvorfälle mehrere Wirtschaftsjahre betreffen und die Ausgaben/Einnahmen zeitlich nicht in dieselbe Periode fallen wie die dazugehörigen Aufwendungen/Erträge. Relativ häufig kommt dies bei Vertragsverhältnissen mit Dauerleistungscharakter vor. Rechnungsabgrenzungen sind daher häufig erforderlich bei Mietverträgen, Pachtverträgen, Kreditverträgen, Arbeitsverträgen und Versicherungsverträgen.
Anwendungsfälle für Rechnungsabgrenzungsposten im Jahresabschluss
Für Rechnungsabgrenzungsposten im Jahresabschluss kommen zwei Konstellationen in Betracht:
- Die Einnahmen (Ausgaben) sind zeitlich den Erträgen (Aufwendungen) nachgelagert.
- Die Einnahmen (Ausgaben) sind zeitlich den Erträgen (Aufwendungen) vorgelagert.
Zu den Anwendungsfällen von Rechnungsabgrenzungsposten der erstgenannten Konstellation gehören Miet-, Pacht- oder Zinszahlungen, die Unternehmen für ein abgelaufenes Geschäftsjahr nachträglich im folgenden Geschäftsjahr erhalten oder an ein anderes Unternehmen nachträglich zahlen. Geschäftsvorfälle dieser Kategorie wurden früher unter sogenannten "antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten" ausgewiesen.
Heute hat sich allerdings die Ansicht durchgesetzt, dass der Ausweis unter den Forderungen bzw. Verbindlichkeiten zweckmäßiger ist. Rechnungsabgrenzungsposten erfassen nach dem HGB daher nur noch Vorgänge der zweiten Kategorie.
Transitorische Rechnungsabgrenzung
Die zweite Konstellation der Rechnungsabgrenzungsposten im Jahresabschluss bezeichnet man auch als transitorische Rechnungsabgrenzung. Die Bezeichnung "transitorisch" wurde dabei von dem lateinischen Verb transire = hinübergehen abgeleitet.
Durch die Bildung eines Rechnungsabgrenzungspostens im Jahresabschluss gehen die zunächst als Aufwand der laufenden Periode verbuchten Ausgaben als Aufwand in die folgende(n) Periode(n) hinüber. Entsprechendes gilt für zunächst als Erträge erfasste Einnahmen.