Mit Forderungsmanagement die Außenstände im Blick behalten

Durch organisatorische Mängel innerhalb des Forderungsmanagements kommt es in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen zu starken Zahlungsverzögerungen und hohen Forderungsausfallraten. In den betroffenen Betrieben führt dies in erster Linie zu hohen Kapitalkosten, kann im schlimmsten Fall jedoch aufgrund mangelnder Planbarkeit der Liquidität auch mit der Zahlungsunfähigkeit des Unternehmens enden.

Es reicht heute nicht mehr aus, einfach nur Neukunden zu akquirieren. Diese müssen auch solvent sein. Denn nur ein Geschäft, das auch bezahlt wird, ist ein gutes Geschäft. Damit die Zahlungseingänge stimmen, empfiehlt sich die Einführung eines konsequenten Forderungsmanagements, das mindestens aus folgenden Phasen bestehen sollte:

1. Vollständiges Erfassen der Kundendaten
Für die Abwicklung des Auftrags mag es noch unerheblich sein, ob es sich beim Kunden um einen Einzelunternehmer oder beispielsweise eine GmbH handelt. Bleiben aber die Zahlungen aus und müssen gerichtliche Schritte eingeleitet werden, benötigt man die korrekte Bezeichnung des säumigen Kunden. Demnach beginnt ein systematisches Forderungsmanagement bereits mit dem Erfassen aller relevanten Kundendaten.

2. Bonitätsprüfung
Im Rahmen des präventiven Forderungsmanagements bildet die Bonitätsprüfung das erste Element, mit dessen Hilfe das Zahlungsverzögerungs- und Forderungsausfallrisiko von potenziellen aber auch von bereits existierenden Kunden eingeschätzt wird. Für das Unternehmen ist es in diesem Kontext wichtig zu erkennen, dass ein direkter Zusammenhang zwischen dem Risiko des Forderungsausfalls und den Gewinnmöglichkeiten besteht.

Im Ergebnis führt die Bonitätsprüfung zu einer Risikoklassifikation, bei der jedem Kunden ein individueller Risikowert zugeordnet wird. Gewährte Zahlungsziele sollten sich an diesem Risikowert orientieren.

Zur Beschaffung der relevanten Informationen können sowohl interne als auch externe Informationsquellen herangezogen werden. Interne Quellen können etwa das eigene Rechnungswesen, Erfahrungsberichte des Vertriebs und Außendiensts sowie das Verhandlungsverhalten des Kunden im Verkaufsgespräch sein. Als externe Informationsquellen lassen sich Informationen von Auskunfteien und Inkassounternehmen sowie Anfragen an die Hausbank nutzen.

3. Frühzeitige Rechnungsstellung
Nachdem die Leistung auf Unternehmensseite erbracht wurde, ist eine zeitnahe Rechnungsstellung von hoher Relevanz. Gerade diese Phase des Forderungsmanagements wird allerdings in vielen KMU (kleinen und mittleren Unternehmen) zu nachlässig gehandhabt, worin ein vom Unternehmen selbst verschuldeter und somit vermeidbarer Grund für die lange Dauer bis zum Zahlungseingang zu sehen ist. Vor dem Hintergrund ist ferner zu beachten, dass die Rechnungsstellung korrekt und vollständig vorgenommen wird. Maßnahmen hierfür können zum Beispiel die Durchführung gezielter Schulungen und eine Verbesserung der Kommunikation zwischen Vertrieb und Abrechnungsabteilung sein.

Speziell bei komplexen Rechnungen mit einer Vielzahl von Einzelposition kann es sinnvoll sein, eine Aufsplittung in mehrere Teilrechnungen vorzunehmen. Da es bei dieser Art von Rechnung bedingt durch lange Prüfungszeiten nicht selten zu starken Zahlungsverzögerungen kommt, wer-den die durch die Erstellung mehrerer Rechnungen entstehenden Mehrkosten durch den eingesparten Zinsaufwand in den meisten Fällen mehr als kompensiert. 4. Zahlungsabwicklung
Im Rahmen des Forderungsmanagements ist die wesentliche Aufgabe der Zahlungsabwicklung die Risikoüberwachung. Zahlungseingänge sind kontinuierlich zu überprüfen und die Risikobeurteilungen der Kunden auf Basis neuer Informationen anzupassen. Auch in dieser Phase des Forderungsmanagements besteht bei vielen KMU noch erhebliches Optimierungspotenzial, da Zahlungseingänge oft nur sporadisch und in zu langen Zeitabständen kontrolliert werden. Ein solches Verhalten wird leider von vielen Schuldnern mit Zahlungsverschleppung bestraft, was von den betroffenen Unternehmen mit enormen Folgekosten und einer überdurchschnittlich hohen Forderungsausfallquote bezahlt werden muss.

Zur Verbesserung dieser Situation stehen schon sehr einfache und kostengünstige Systeme zur Verfügung wie „Aging-Listen“, die die Rechnungen nach Fälligkeitsdatum geordnet aufführen.

5. Mahnen und Inkasso
Mahnen und Inkasso werden von vielen KMU oft als schwierige Angelegenheit angesehen, da zwischen den Wünschen nach einem zügigen Zahlungseingang und einer guten Geschäftsbeziehung ein Zielkonflikt gesehen wird. Gerade bei wichtigen Großkunden werden Forderungen daher oft nur unzureichend bearbeitet und nicht nachdrücklich genug eingefordert.

In dieser Phase des Forderungsmanagements ist es jedoch besonders wichtig, zwar die Eigenheiten der jeweiligen Geschäftsbeziehung zu berücksichtigen, die Schritte des Mahnens und Inkassos aber bei jedem Kunden konsequent anzuwenden. Diesbezüglich ist vor allem zu berücksichtigen, dass gerade die Forderungen an Großkunden oft einen beträchtlichen Anteil am gesamten Forderungsbestand ausmachen, und daher bei einem kumulierten Auftreten von Zahlungsverzögerungen und Forderungsausfällen das Unternehmen in eine existenzbedrohliche Lage manövrieren kann.

Eine Möglichkeit um Kunden schnell aber trotzdem individuell anzusprechen ist in der Definition von Kundenklassen zu sehen und je Klasse bestimmte Mahnstrategien festzulegen. Diese sind der strategischen Bedeutsamkeit der Geschäftsbeziehung hinsichtlich Anzahl der Mahnungen, Schürfe des Tons, Mahnungsturnus und Folgemaßnahmen anzupassen. Weiterhin sind im Unternehmen verbindliche Verhaltensregeln zu kommunizieren, welche das Vorgehen im Verzugsfall regeln und konkrete Maßnahmen vorschreiben.

Vorteile des Lastschriftverfahrens nutzen
Einzugsermächtigungen erleichtert die Zahlungsabwicklung enorm. Zumindest bei Stammkunden kann man daher versuchen, eine Einzugsermächtigung zu erhalten. Auch wenn der Kunde der Abbuchung innerhalb von 6 Wochen widersprechen kann, sind die Forderungsbestände bei der Zahlungsabwicklung im Lastschriftverfahren immer noch am geringsten. Hinzu kommt, dass man bei gewerblichen Kunden die 6-wöchige Widerrufsfrist abzukürzen kann. So lässt sich z. B. vereinbaren, dass Lastschriften als genehmigt gelten, wenn nicht innerhalb einer Woche nach dem Buchungsdatum widersprochen wird.