Personalkosten werden in den unterschiedlichsten Bereichen des betrieblichen Finanz- und Rechnungswesens verarbeitet.
Erfassung von Personalkosten
Erfasst werden Personalkosten vor allem der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aus den vom Steuerberater oder in eigener Regie erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehen nicht nur die Bruttogehälter hervor, sondern auch die Beträge, die von Arbeitnehmern und vom Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger abzuführen sind.
Informationen über freiwillige betriebliche Sozialleistungen, wie zum Beispiel die betriebliche Altersvorsorge oder betriebliche Sozialeinrichtungen sind demgegenüber von anderen Stellen des betrieblichen Rechnungswesens zu beziehen, insbesondere der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung.
Allerdings können den Lohn- und Gehaltsabrechnungen nicht alle Personalkosten entnommen werden. Insbesondere Kosten für freiwillige betriebliche Sozialleistungen, etwa für die betriebliche Altersvorsorge oder für betriebliche Sozialeinrichtungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst oder von der Kostenrechnung zur Verfügung gestellt.
Gliederung der Personalkosten
Nachdem alle relevanten Daten über die im Unternehmen angefallenen Personalkosten zur Verfügung stehen, werden diese nach zweckmäßigen Gesichtspunkten gegliedert. Für eine entsprechende Gliederung der Personalkosten spielen Branchenzugehörigkeit, Unternehmensgröße Anzahl der Mitarbeiter und weitere Gesichtspunkte eine Rolle. Ein Mindestgliederungsschema wird aber immer die folgenden Personalkostenarten aufweisen:
- – Bruttolöhne/Bruttogehälter für geleistete Anwesenheitszeiten
- – Bruttolöhne/Bruttogehälter für Ausfallzeiten wie Feiertage, Krankheit, Urlaub etc.
- – Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteile)
- – Kosten für die betriebliche Altersversorgung
- – Weiterbildungskosten
- – Kosten für Sozialeinrichtungen
Ein etwas feiner gegliedertes Schema zur Darstellung der Personalkosten könnte wie folgt aussehen:
Bruttolöhne/Bruttogehälter
- + Zuschläge (Feiertagszuschläge, Nachtschichtzuschläge etc.)
- + Zulagen
- + Prämien etc.
= Entgelt für geleistete Arbeit
Arbeitgeberanteile zur Krankenversicherung
- + Arbeitgeberanteile zur Rentenversicherung
- + Arbeitgeberanteile zur Pflegeversicherung
- + Arbeitgeberanteile zur Arbeitslosenversicherung
- + Beiträge zur Berufsgenossenschaft
- + Beiträge für vermögenswirksame Leistungen
- + Schwerbehindertenabgabe
- + Mutterschaftsgeld
- + Bezahlte Abwesenheit für Urlaub und Feiertage
- + Zusätzliches Urlaubsgeld
- + Gezahlte Löhne und Gehälter bei Krankheit
- + Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
- + Sonstige Personalkosten
= Personalnebenkosten I
Weiterbildungskosten
- + Kosten für das betriebliches Vorschlagswesen
- + Kosten für soziale Einrichtungen
- + Sonstiger freiwilliger Aufwand
- + Recruitingkosten
- + Kosten für Personalfreisetzungen (Abfindungen etc.)
= Personalnebenkosten II
Entgelt für geleistete Arbeit
- + Personalnebenkosten I
- + Personalnebenkosten II
= Gesamte Personalkosten
Bei einer sehr detaillierten Erfassung und Gliederung der Personalkosten stehen sämtliche Informationen zur Verfügung, die für Kennzahlenauswertungen, Soll-Ist-Vergleiche, Zeit- und Betriebsvergleiche etc. benötigt werden.
Personalkosten in der Kostenrechnung
Für die Kostenrechnung ist nicht nur eine zweckbezogene Erfassung und Gliederung der Personalkosten erforderlich. Vielmehr kommt es in der Kostenrechnung noch darauf an, zwischen dem neutralen und betriebsbedingten Personalaufwand zu unterscheiden. Außerdem kommt es in der Kostenrechnung – noch viel mehr als im Finanz- und Rechnungswesen – darauf an, zwischen betriebsfremden, periodenfremden und außerordentlichen Personalkosten zu differenzieren und die Personalkosten periodengerecht zuzuordnen.
Fast seit Anbeginn der Kostenrechnung wird in produzierenden Unternehmen bei den Personalkosten zwischen Fertigungslöhnen und Hilfslöhnen unterschieden.
Diese Unterscheidung bei den Personalkosten ist in der Kostenrechnung deshalb so wichtig, weil es sich bei den Fertigungskosten um Einzelkosten handelt, die den hergestellten Produkten unmittelbar angelastet werden. Demgegenüber handelt es sich bei den Hilfslöhnen zwar auch um Personalkosten, diese fallen aber nicht unmittelbar für die Produktion an. Darüber hinaus sind die Fertigungslöhne in vielen Betrieben die Grundlage für die Verrechnung von Gemeinkosten – selbst dann, wenn es sich bei diesen Gemeinkosten nicht um Personalkosten handelt.
Schließlich sind in der Kostenrechnung – nicht in der Finanzbuchhaltung – noch Informationen für gezahlte Zusatzlöhne (Personalkosten für Wartezeiten, Anlernzeiten etc.) erforderlich. Für die Verrechnung dieser Personalkosten verwendet man in der Regel wieder den Fertigungslohn.
Kalkulatorische Personalkosten
Zu den in der Kostenrechnung zu berücksichtigenden Personalkosten gehört auch der kalkulatorische Unternehmerlohn.
Personalkosten in der Kostenartenrechnung
Zumindest dann, wenn die Personalkosten einen bestimmten Umfang überschreiten, ist in der Kostenartenrechnung eine detaillierte Erfassung und Gliederung der Personalkosten nach dem oben beschriebenen Schema erforderlich.
Personalkosten in der Kostenstellenrechnung
Da die Kostenstellenrechnung in erster Linie der Wirtschaftlichkeitskontrolle dient, sollen hier insbesondere in Kostenstellen mit hohen Personalkosten detailliert analysiert werden. Dabei wird man einen großen Teil der Personalkosten den Kostenstellen direkt zurechnen können.
Kostenstellengemeinkosten (z. B. Personalkosten, die in Hilfskostenstellen anfallen) werden im Rahmen des BAB auf die nachgelagerten Kostenstellen verteilt.
Personalkosten in der Kostenträgerrechnung
Personalkosten, die den Kostenträgern nicht unmittelbar zugerechnet werden können, werden bei der Kostenträgerrechnung über entsprechende Schlüsselgrößen umgelegt. Wie dies genau gemacht wird, ist abhängig davon, welches Kostenrechnungssystem eingesetzt wird.
Wie oben bereits erwähnt, können in produzierenden Unternehmen zumindest die Fertigungslöhne den Kostenträgern aber immer direkt zugerechnet werden.