Einfache oder doppelte Buchführung – was brauchen Sie in Ihrem Unternehmen?

Bei welchen Unternehmen reicht eine einfache Buchführung aus, für wen ist die doppelte Buchführung verbindlich vorgeschrieben? Antworten auf diese Frage einschließlich der entsprechenden Vorschriften finden Sie in diesem Beitrag.

Für viele kleine Unternehmen reicht die einfache Buchführung in der Regel aus. Und: Viele Unternehmen sind durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) von der Verpflichtung zur doppelten Buchführung befreit. Der Vorteil hierdurch liegt auf der Hand, denn befreite Unternehmen müssen weder eine Inventur durchführen noch einen Jahresabschluss aufstellen.

Was heißt einfache Buchführung?

Auch bei der einfachen Buchführung werden Konten für gängige Geschäftsvorgänge eingerichtet, insbesondere für Büromaterialien, Miete, Telefon etc. Innerhalb der einzelnen Konten erfassen Sie dann die Einnahmen bzw. Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge. Festgehalten werden darüber hinaus die Buchungen in der Kasse und auf den Bankkonten.

Im Unterschied zur doppelten Buchführung sind bei der einfachen Buchführung aber keine Angaben über das Betriebsvermögen (z. B. Wert des Warenlagers, des Forderungsbestandes etc.) zu machen. Selbst die Entwicklung des Anlagevermögens muss bei der einfachen Buchhaltung nicht systematisch dargestellt werden. Wie bei der doppelten Buchführung setzen sie lediglich die Abschreibungen als Betriebsausgabe an.

Wie ermitteln Sie den Gewinn bei der einfachen Buchführung?

Den Gewinn ermitteln Sie bei der einfachen Buchführung durch eine sogenannte Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Dies ist deutlich einfacher als bei der doppelten Buchführung, da es sich bei der EÜR lediglich um eine Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben handelt.

Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, ergibt sich nach der einfachen Buchführung ein Gewinn. Im umgekehrten Fall ergibt sich ein Verlust. Seit einigen Jahren stellt die Finanzverwaltung ein spezielles Formular für die EÜR zur Verfügung.

Was ist kennzeichnend für die doppelte Buchführung?

Anders als bei der einfachen Buchführung wird bei der doppelten Buchführung jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Buchführungskonten verbucht. Jedes Konto verfügt dabei über eine Soll- und Habenseite.

Ein weiterer Unterschied zur einfachen Buchführung: Bei der doppelten Buchführung wird der Gewinn durch Vermögensvergleich ermittelt.

Der Vorteil: Mit der doppelten Buchführung haben Sie jederzeit einen Überblick über Ihre Vermögenswerte – beispielsweise über den Stand der Verbindlichkeiten, offene Kundenrechnungen oder die Liquidität Ihres Unternehmens.

Wer allerdings zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss aufstellen. Dieser besteht aus einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie einer Bilanz. Diese Unterlagen sind ab diesem Jahr auf elektronischem Weg beim Finanzamt einzureichen.

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Die Buchführungspflichten haben sich durch die Einführung des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) zum Vorteil vieler Unternehmen geändert. So ist es durchaus möglich, dass Unternehmen, die vorher buchführungspflichtig waren, durch den eingeführten §§ 241a und 242 Abs. 4 HGB von der Buchführungspflicht befreit wurden.

Wenn Unternehmen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse und 50.000 Euro Jahresüberschuss ausweisen, besteht für sie nach dieser Vorschrift – handelsrechtlich – keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung.

Bei der Beurteilung, ob Sie nach steuerlichen Vorschriften buchführungspflichtig sind oder nicht, müssen Sie insbesondere die § 140 und 141 der Abgabenordnung (AO) beachten.

Originäre und derivative Verpflichtung zur doppelten Buchführung

Die originäre Verpflichtung zur doppelten Buchführung ergibt sich aus § 141 Abs. 1 Satz 1 AO. Unternehmen, die nicht schon nach BilMoG buchführungspflichtig sind, werden hierdurch steuerlich verpflichtet, Bücher zu führen. Dies gilt insbesondere auch für Kleingewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte.

Aus § 140 AO ergibt sich, dass jeder, der nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, auch für die Besteuerung zur doppelten Buchführung verpflichtet ist (sogenannte derivative Buchführungspflicht).

Verpflichtung zur doppelten Buchführung bei Neugründungen

Bei einer Neugründung ist die einfache Buchführung ausreichend, wenn die genannten BilMoG-Schwellenwerte zum ersten Abschlussstichtag nach der Gründung nicht überschritten werden. In anderen Fällen ist eine doppelte Buchführung erforderlich.