Ziel der Lieferantenanalyse ist es, diejenigen Lieferanten zu finden, die unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben am besten dazu geeignet sind, die gewünschten Güter in der richtigen Art und Weise und in ausreichender Menge mit möglichst geringen Kosten zur Verfügung zu stellen.
Kriterien der Lieferantenanalyse
Neben den Kriterien Güterqualität, lieferbare Menge, Preis und Lieferkosten können im Rahmen der Lieferantenanalyse auch Kriterien von Bedeutung sein, die die Lieferanten selber betreffen. So ist es sicher nicht zweckmäßig, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, die Produkte zwar mit einer guten Qualität zu einem günstigen Preis liefern können, ihnen aber die nötige Zuverlässigkeit fehlt.
Typische Fragen im Rahmen der Lieferantenanalyse sind:
- Kann der Lieferant in der benötigten Qualität liefern?
- Kann er die benötigte Menge liefern?
- Sind die Waren bis zum Zeitpunkt des Bedarfs lieferbar?
- Kann er auf Anforderung kurzfristig liefern?
- Ist der geforderte Preis inklusive Skonti, Rabatte und Boni günstig?
- Wie hoch sind die Transportkosten für die Bereitstellung am richtigen Ort?
- Wie zuverlässig liefert der Anbieter?
- Welche zusätzlichen Leistungen bietet der Lieferant (z. B. Beratung, Finanzierung, zusätzliche Nachbesserungsleistungen etc.)?
- Gibt es Auswirkungen von dritter Seite auf die Lieferantenleistung (z. B. Importbeschränkungen oder Zölle)?
Meine Empfehlung: Bei der Beurteilung von Lieferanten durch die Lieferantenanalyse sollten Sie immer berücksichtigen, dass ein Bandstillstand in der Produktion aufgrund mangelhafter Zuverlässigkeit eines Lieferanten sehr schnell günstige Einkaufskonditionen überkompensieren kann.
Grundvoraussetzungen der Lieferantenanalyse
Um im Rahmen einer Lieferantenanalyse geeignete Lieferanten zu finden, sollte Ihnen eine möglichst breite Basis an potenziellen Lieferanten zur Verfügung stehen, die Sie im Hinblick auf die von Ihnen gewünschten Eigenschaften miteinander vergleichen können.
Mein Tipp: Für Lieferantenanalysen ist es sinnvoll, Bezugsquellen zu ermitteln und diese in einem Bezugsquellenverzeichnis anzulegen. In einem solchen Bezugsquellenverzeichnis können Sie potenzielle Lieferanten mit den wichtigsten Daten erfassen. Die einzelnen Bezugsquellen für die Lieferantenanalyse können Sie beispielsweise aus speziellen Lieferanten-Katalogen, Adress- und Telefonbüchern, Messepublikationen, Anzeigen in Fachzeitschriften etc. ermitteln.
Da bei der Suche nach entsprechenden Lieferanten Kosten für die Suche anfallen, die nicht in jedem Fall durch geringere Preise bzw. Lieferkosten kompensiert werden, sollte gerade im Hinblick auf C-Güter die Katalogisierung möglicher Lieferanten nicht zu umfangreich ausfallen.
Bedingt durch den geringen Wert dieser Güterkategorie sind größere Kosteneinsparpotenziale bei einem Wechsel zu einem günstigeren Lieferanten nicht zu erwarten. Lediglich für den Fall, dass durch einen unzuverlässigen C-Güter-Lieferanten Produktionsausfälle drohen, sollte das Beschaffungscontrolling einen Ersatz dieses Lieferanten anregen.
Bestimmen Sie Mindestanforderungen für die Lieferantenanalyse
Verfügen Sei über eine ausreichende Basis an potenziellen Lieferanten, können Sie mit der Lieferantenanalyse zunächst prüfen, ob bestimmte Lieferanten überhaupt infrage kommen. Anschließend geht es darum, herauszufinden, welcher Lieferant am besten für Sie geeignet ist.
Stellen Sie bei der Lieferantenanalyse fest, dass der ansonsten beste Lieferant nicht die benötigte Menge liefern kann, so können Sie den Zweitbesten mit in die Planungen einzubeziehen.
Mein Tipp: Im Rahmen der Lieferantenanalyse können Sie ferner Überlegungen darüber anstellen, ob ein Multi-Sourcing, d. h. der Bezug eines Gutes von verschiedenen Lieferanten angebracht ist. Hierdurch können Sie Abhängigkeiten von Lieferanten vermeiden.
Mindestanforderungsprofil bestimmen
Um ungeeignete Kandidaten durch die Lieferantenanalyse herauszufiltern können Sie Mindestanforderungsprofile festlegen. Dazu werden in einer Profilanalyse zuerst alle für die Beschaffungsentscheidung relevanten Merkmale aufgelistet, um anschließend festzulegen, in wieweit ein infrage kommender Lieferant diese Merkmale erfüllen muss.
Beispiel: Während z. B. bei einer Just-in-Time-Lieferung das Merkmal „Lieferzuverlässigkeit“ sehr hoch angesiedelt sein muss, ist es bei Gütern, die aufgrund ihres geringen Wertanteils ohnehin mit einem hohen Sicherheitsbestand auf Lager liegen, eher unwichtig, wenn es zu einem mehrtägigen Lieferverzug kommt.
Mögliche Kriterien zur Profilbildung bei der Lieferantenanalyse können sein:
- Unternehmensspezifische Daten (z. B. Unternehmensgröße, Gesellschaftsform, finanzielle Lage etc.)
- Produktbezogene Daten (z. B. Produktionskapazität, Produktionsauslastung, Produktqualität etc.)
- Konditionen und Service (z. B. Preis, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen, Lieferzuverlässigkeit, Lieferzeiten etc.)
- Lieferantenbeziehung (z. B. Abhängigkeitsbeziehungen, Dauer der Geschäftsbeziehung, persönlicher Kontakt zu den Verkäufern etc.)
Nachdem Sie das Mindestanforderungsprofil festgelegt haben, können Sie für die einzelnen Zulieferer anhand einer Punkteskala feststellen, in welchem Ausmaß diese die relevanten Merkmale erfüllen.
Weitere Verfahren der Lieferantenanalyse
Verfügen mehrere Lieferanten über sehr vergleichbare Eignungen, können Sie mit der Profilanalyse nicht immer eine eindeutige Aussage darüber treffen, welcher der Lieferanten zu bevorzugen ist. Um dennoch eine Entscheidung treffen zu können, können Sie mithilfe eines Scoring-Verfahrens bzw. einer Nutzwertanalyse einen eindeutigen Zielwert für jeden einzelnen Lieferanten ermitteln.
Anhand dieses Zielwertes können Sie dann eine Lieferantenauswahl durchführen. Die grundsätzliche Vorgehensweise lässt sich bei einem solchen Verfahren wie folgt darstellen:
- Ermittlung der relevanten Bewertungskriterien.
- Prozentuale Gewichtung der einzelnen Kriterien nach ihrer Bedeutung für die Lieferantenbeziehung.
- Ermittlung eines Punktwertes für jeden Lieferanten je Kriterium.
- Ermittlung der Scoring-Werte je Kriterium durch Multiplikation der Gewichtung mit dem Punktewert.
- Verdichtung zu einem Zielwert durch Addition der Einzelwerte.
Um im Rahmen der detaillierten Lieferantenanalyse einen Scoring-Wert für die Lieferanten zu ermitteln, ist es lediglich notwendig, eine Gewichtung der Einzelkriterien vorzunehmen sowie die Multiplikation der Gewichtung mit den Punktwerten durchzuführen, um diesen Wert anschließend über alle Kriterien zu addieren.