Das Kassenbuch
Alles, was bar vereinnahmt oder gezahlt wird, steht im Kassenbuch, also Bareinnahmen, Barauszahlungen, Privatentnahmen, Privateinlagen, Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und Entnahme zwecks Einzahlung bei der Bank. Nur bei umfangreichen Bareinnahmen ist es sinnvoll, ein Kassenbuch zu führen bzw. einen Kassenbericht zu erstellen. Wenn Sie Schecks als Einnahmen in der Kasse erfassen, die Sie dann zur Gutschrift auf Ihr Konto bei der Bank einreichen, sollten Sie dies im Kassenbuch vermerken.
Korrektur von Eintragungen
Sie müssen alle Zahlungsein- und ausgänge einzeln in ihrer zeitlichen Reihenfolge zeitnah ins Kassenbuch eintragen. Eintragungen im Kassenbuch dürfen nur dann geändert werden, wenn das Datum der Veränderung vermerkt wird und der ursprüngliche Inhalt noch festgestellt werden kann.
Lesbare Eintragungen
Eintragungen im Kassenbuch dürfen Sie nicht überschreiben, durchstreichen, überkleben, auslösen, radieren, mit Tipp-Ex übermalen usw. Außerdem müssen Sie Schreibstifte verwenden, bei denen das Geschriebene nicht spurlos beseitigt oder geändert werden kann. Einen Kugelschreiber dürfen Sie benutzen, einen Bleistift jedoch nicht. Die Eintragungen im Kassenbuch müssen bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist (= 10 Jahre) lesbar sein.
EDV-Kassenbuch
Ein EDV-Kassenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn sämtliche Änderungen dokumentiert werden. Wenn Sie also eine fehlerhafte Eintragung im Kassenbuch korrigieren, müssen die ursprünglichen Eintragungen und die Korrektur dokumentiert sein. Umbuchungen und Stornierungen müssen nachweisbar sein und belegmäßig nachgewiesen werden können. Es muss sich bereits aus der Beschreibung des EDV-Programms ergeben, dass diese Voraussetzungen erfüllt sind.