Buchführung

Ab sofort hat Ihre elektronische Kasse ausgedient, wenn sie diese Anforderungen nicht erfüllt

Ab sofort hat Ihre elektronische Kasse ausgedient, wenn sie diese Anforderungen nicht erfüllt
Maik Czwalinna
geschrieben von Maik Czwalinna

Nutzen Sie als Unternehmen Registrierkassen für Ihre Bargeldeinnahmen, dann sollten Sie ab sofort auf diese Pflichten achten.

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel der Buchführung „vorgelagerte Systeme“ wie Registrierkassen, PC-Kassensysteme, Taxameter etc. Diese Systeme unterliegen als Teil der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie Buchführungssysteme. Die OFD Karlsruhe hat ein Merkblatt zur „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“ am 31.10.2016 veröffentlicht, das ich für Sie aufbereitet habe.

In diesem Fall müssen mindestens folgende Unterlagen aufbewahrt werden

  1. alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere:
  2. Bedienungsanleitung
  3. Programmieranleitung
  4. alle Programmabrufe nach jeder Änderung (Stammdatenänderungen, u. a. Artikelpreise)
  5. Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner-, Trainingsspeichern u. Ä.
  6. alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
  7. alle mithilfe der Kasse erstellten Rechnungen
  8. alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. „Z-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive:
  9. Name des Geschäfts
  10. Datum
  11. Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos, Retouren u. Ä.)
  12. Entnahmen
  13. Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)
  14. alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon

Kassenführung ist kein Selbstzweck

Beim Einsatz von elektronischen Kassen sind grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen. Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen eine elektronische Kasse, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

  1. jederzeit verfügbar,
  2. unverzüglich lesbar und
  3. maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Neben den Journaldaten sind u. a. auch Ihre Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen von Ihnen aufzubewahren.

Hier besteht sofortiger Handlungsbedarf

Können mit Ihrer elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert werden, ist Ihre Kasse umgehend mit entsprechenden Speichererweiterungen auszustatten.

Sollte dies technisch nicht möglich sein, sind die Daten hilfsweise auf einem externen Datenträger zu speichern. Ihnen obliegt der Nachweis, dass alle steuerlich relevanten Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden. Ggf. sollten Sie hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters in Anspruch zu nehmen.

Dokumentation ist extrem wichtig

Darüber hinaus müssen Sie die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherstellen. Hierzu müssen Sie Ihre Programmierprotokolle vorlegen können. Zu den Protokollen nachträglicher Programmänderungen gehören beispielsweise Artikelpreisänderungen, Einrichten eines Bedieners oder Trainers, Berichtseinstellungen und Änderungen von Steuersätzen.

Zusätzlich empfehle ich Ihnen, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert und dokumentiert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse, Nachstornos).

Fehlen die Programmierungsunterlagen bzw. Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies einen formellen Mangel der Buchführung dar. Dieser Mangel ist genauso schwerwiegend wie das Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder das Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse. Dies berechtigt für sich genommen zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen, was für Sie zu hohen Steuernachzahlungen führen kann.

Diese Anforderungen gelten für Ihre offene Ladenkasse

Bei einer der „offenen Ladenkasse“ sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Sie erfassen hier:

  • Inhalt des Geschäfts
  • Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des Vertragspartners

Die Einzelaufzeichnungspflicht entfällt nur dann, soweit Sie nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen (z. B. Markthändler).

Tägliche Kassenberichte

In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden.

Auch bei einem Kassenbericht müssen die von Ihnen erklärten Betriebseinnahmen auf deren Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein.

Zählen Sie Ihr gesamtes Bargeld

Für die Anfertigung Ihres Kassenberichts zählen Sie täglich den gesamten geschäftlichen Bargeldendbestand einschließlich des Hartgeldes. Dabei spielt es keine Rolle, wo Sie es aufbewahren, z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.

Ihren Kassenendbestand erhöhen Sie rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben und mindern ihn um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand, sodass sich im Ergebnis die Tageseinnahmen ergeben.

Ihre Entnahmen, Einlagen (einschließlich des Herkunftsnachweises) und Ausgaben weisen Sie durch Belege nach. Nur ein in dieser Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig und ordnungsgemäß.

Achtung: Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programmen) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften (z. B. Excel-Kassenbuch). Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. – sofern möglich – mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist.

Meine Empfehlung: Sie sollten die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig.

Bildnachweis: © stokkete/123rf

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Über Ihren Experten

Maik Czwalinna

Maik Czwalinna

Ich bin seit 1999 Steuerberater. Den Beruf habe ich von der Pike auf gelernt und nach meiner Ausbildung und dem Studium der Betriebswirtschaftslehre im Jahr 1999 meine staatliche Prüfung zum Steuerberater abgelegt. Seitdem bin ich freiberuflich in eigener Praxis tätig. Zunächst hauptberuflich, dann bis 2014 nebenberuflich.

Von Mitte 2001 bis Ende 2014 war ich Steuerrechts-Referent zunächst bei der Bundessteuerberaterkammer und dann beim Deutschen Steuerberaterverband (DStV). Bei der TeleTax GmbH, der multimedialen Fortbildungs-Gesellschaft des DStV und der DATEV, war ich als Redakteur für die Fortbildung von Steuerberatern verantwortlich. Seit 2014 schreibe ich steuerliche Texte für Freiberufler und Kleinunternehmer, die regelmäßig als Loseblattsammlung im Verlag mediaforwork erscheinen, sowie für verschiedene andere Verlage.