Vereinsrecht

Wann Sie Mitgliedern Einsicht in Vereinsunterlagen geben müssen

Wann Sie Mitgliedern Einsicht in Vereinsunterlagen geben müssen
geschrieben von Burkhard Strack

Sicher ist es auch in Ihrem Verein schon einmal vorgekommen, dass ein Mitglied Sie um eine Auskunft gebeten hat. Häufig geht es dabei um den neuesten Stand in irgendeiner Angelegenheit oder um die aktuellen Adressen von anderen Mitgliedern. Manchmal werden die Anschriften verlangt, weil einzelne Mitglieder ein Minderheitenbegehren vorbereiten wollen. Aber dürfen Sie diese Information so einfach herausgeben? Das ist der erste Teil unserer Serie „Einsicht in Vereinsdaten“.

Hier gelangen Sie zu Teil 2, Teil 3 und Teil 4.

Auskunft in der Mitgliederversammlung

In jeder Mitgliederversammlung erhalten die anwesenden Mitglieder durch den Rechenschafts- und/oder Tätigkeitsbericht des Vorstands eine Fülle an Informationen und Auskünften, ohne dass die Mitglieder eigens danach fragen müssten.

Gleiches gilt für notwendige Informationen zu einzelnen Tagesordnungspunkten, insbesondere dann, wenn ein Beschluss gefasst werden soll. Doch gerade im letzten Fall kommt es häufig vor, dass einzelne Mitglieder vor der Beschlussfassung Fragen stellen.

Hier gilt: Fragen, die einen Tagesordnungspunkt betreffen, müssen Sie als Vorstand grundsätzlich immer beantworten. Denn als Vorstand sind Sie gerade in der Mitgliederversammlung immer verpflichtet, die Auskünfte zu geben, die zu einer Meinungsbildung und zur ordnungsgemäßen Erledigung eines Tagesordnungspunktes notwendig sind. Diese Rechtspflicht gilt nicht nur gegenüber der Mitgliederversammlung als Ganzes, sondern auch gegenüber jedem einzelnen Mitglied.

Es ist Ihnen aber nicht verwehrt, die Fragen mehrerer Mitglieder erst einmal zu sammeln und dann in einem Komplex zu beantworten. Die Mitglieder dürfen generell eine sofortige Antwort erwarten, die gleichzeitig aber auch richtig und vollständig sein soll.

Können Sie die geforderte Auskunft nicht vollständig erteilen, weil Sie sich selbst erst sachkundig machen müssen, weisen Sie den Fragesteller auf diesen Umstand hin und sagen Sie ihm zu, seine Fragen umgehend zu beantworten, sobald Sie die noch fehlenden Informationen eingeholt haben.

Sollte im Vorstand und/oder bei den Mitgliedern aufgrund der Fragen und ggf. fehlenden vollständigen Antworten der Eindruck entstehen, dass zu einer ordnungsgemäßen Beschlussfassung über einen Tagesordnungspunkt die fehlenden Informationen zwingend notwendig sind, lassen Sie die Mitglieder über eine Vertagung der Entscheidung über diesen TOP abstimmen.

Dann kann Ihnen kein Mitglied vorwerfen, Sie hätten wichtige Informationen vorenthalten.

Auskunft außerhalb der Mitgliederversammlung

Das gesetzlich verankerte Recht eines Vereinsmitglieds, vom Vorstand Auskunft zu verlangen, ist grundsätzlich auf die Mitgliederversammlung beschränkt. Jedes Mitglied kann auf die Tagesordnung der Mitgliederversammlung durch rechtzeitig gestellte Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung Einfluss nehmen und damit auch Themen zur Sprache bringen, zu denen aus seiner Sicht Auskünfte durch den Vorstand zum jetzigen Zeitpunkt notwendig sind.

Aber kein Grundsatz ohne Ausnahme: Außerhalb der Mitgliederversammlung kann jedes Mitglied Auskunft verlangen, wenn die verlangte Auskunft Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Ausübung von Mitgliederpflichten oder Mitgliederrechten ist.

Dieser Fall kann zum Beispiel vorliegen, wenn aus Sicht eines oder mehrere Mitglieder eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden soll.

In diesem Fall können diese Mitglieder ihre Rechte nur dann ordnungsgemäß ausüben, wenn sie die vorgeschriebene Anzahl der Mitglieder, die ein solches Ansinnen unterstützen müssen, kennen und erreichen. Nach § 37 BGB müssen mindestens zehn Prozent der Mitglieder den Antrag auf eine außerordentliche Mitgliederversammlung unterstützen. Sie als Vorstand müssen auf entsprechende Anfrage über den aktuellen Mitgliederbestand Auskunft erteilen.

Außerhalb der Mitgliederversammlung brauchen Sie zunächst als Vorstand nur die Auskünfte erteilen, die Sie in der Mitgliederversammlung versprochen haben, beispielsweise wenn Sie eine Frage in der Versammlung nicht vollständig beantworten konnten, weil Ihnen selbst noch Informationen fehlten.

Dieses Recht gibt es, weil in den meisten Vereinen nur einmal im Jahr eine Mitgliederversammlung stattfindet. Es ist den Mitgliedern daher nicht zuzumuten, auf die ausstehende Antwort bis zur nächsten Mitgliederversammlung zu warten. Sie als Vorstand können die versprochene Antwort daher zum Beispiel per Rundschreiben oder Aushang an die Mitglieder geben.

Klicken Sie hier, um zum zweiten Teil unserer Serie “Einsicht in Vereinsdaten” zu gelangen.

Bildnachweis: ©ginasanders/123rf.com

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Burkhard Strack

Burkhard Strack ist Fachjournalist (DFJV-Mitglied) in den Ressorts Gesundheit, Finanzen und Marketing, Werbeprofi (Google AdWords Premium Partner) und Inhaber des Beraterportals experto.de.