In den meisten Fällen wird zur Buchung von Reisen für Mitarbeiter ein Reisebüro beauftragt. Um Hotel-, Flug- oder Bahntickets wird sich also gekümmert, Sie erhalten dann die Rechnung auf den Namen Ihres Unternehmens und Ihrem Vorsteueranspruch steht nichts mehr im Wege.
Den Vorsteueranspruch haben Sie nur unter gewissen Voraussetzungen
Es kann passieren, dass der Mitarbeiter die Reise selber bucht, weil es gerade schnell gehen muss und der Weg über das Reisebüro nicht eingehalten werden kann. Damit Sie keine Probleme mit der Vorsteuer bekommen, wenn der Mitarbeiter seine Reise vom Arbeitsplatz oder sogar dem privaten Rechner aus bucht, achten Sie für die nächste Betriebsprüfung auf folgende Aspekte:
- Die Rechnung muss auf den Namen des Unternehmens ausgestellt werden, wenn Sie die Kosten überweisen. Nur so können Sie den Vorsteueranspruch geltend machen
- Ist die Rechnung auf den Namen Ihres Mitarbeiters ausgestellt, dürfen Sie den Betriebsausgabenabzug trotzdem vornehmen. Die Zahlung muss dafür allerdings über eine Kreditkarte abgewickelt worden sein und das Belastungskonto der Kreditkarte muss das Firmenkonto sein.
Bei Online-Tickets gibt es eine Besonderheit, die Sie beachten müssen, um sich die Vorsteuer zu sichern
Falls Sie eine elektronische Rechnung erhalten, dürfen Sie den Vorsteuerabzug nur dann beanspruchen, wenn Sie nach derzeitiger Rechtslage sowohl die Unversehrtheit des Inhalts des Rechnungsdokuments als auch seine Echtheit belegen können. Diese Anforderungen können Sie nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur, die zusammen mit der Rechnung verschickt wird, erfüllen.
Für Online-Fahrausweise gilt dies aber nicht! Insbesondere bei Bahn- und Flugtickets ist kein Authentizitätsnachweis durch eine elektronische Signatur erforderlich. Hier reicht, für die Sicherung des Vorsteueranspruchs der Ausdruck der auf elektronischem Wege übermittelten Rechnung aus.