Über Arbeitszeugnisse und Formulierungen wird an deutschen Gerichten viel gestritten. Mal sind es die undurchsichtigen Formulierungen, mal wird über eine nicht ausreichend begünstigte Qualifikation verhandelt. Sogar die Frage, ob ein Zeugnis geknickt werden darf, soll vor dem Kadi entschieden werden.
In der Tat kann die Erstellung eines Arbeitszeugnisses für Sie als Arbeitgeber zu einer schwierigen Sache werden, denn ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss sich auf Führung und Leistung erstrecken, dabei aber wohlwollend und wahr sein und dem ausscheidenden Mitarbeiter für die Zukunft keine beruflichen Nachteile einbringen.
Misslingt Ihnen dies, kann es zu einem teuren und aufwändigen Prozess vor dem Arbeitsgericht kommen.
Tatsächliche Leistung soll nicht verschleiert werden
Nach § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Sie zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses verpflichtet. Auf Verlangen des Mitarbeiters muss sich dieses auch auf seine Leistung und Führung beziehen. Es handelt sich dann um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, welches in der Regel Fach- und Führungskräften ausgestellt wird.
Neben dieser gesetzlichen Grundlage hat die Rechtsprechung Grundsätze an die äußere Form und an die Formulierungen in Arbeitszeugnissen herausgearbeitet, die Sie berücksichtigen müssen. Beachten Sie daher die nachfolgenden Regeln, um Arbeitszeugnisse rechtssicher auszustellen.
Die äußere Form muss stimmen
Ihr Mitarbeiter kann das Zeugnis dann bereits „reklamieren“, wenn die äußere Form nicht stimmt:
- DIN-A4-Geschäftspapier mit Firmenbezeichnung und Geschäftsanschrift verwenden.
- Papier muss sauber, unbeschädigt und kopierfähig sein.
- Kein handgeschriebenes Zeugnis. Keine Radierungen oder Verbesserungen mit z. B. Tipp-Ex.
- Anschrift des Mitarbeiters darf nur im Zeugnis enthalten sein, wenn er/sie es ausdrücklich wünscht.
Struktur eines qualifizierten Arbeitszeugnisses:
- Einleitung
- Tätigkeitsbeschreibung
- Leistungsbeurteilung
- Führungsbeurteilung
- Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Schlussformel
Angabe der Dauer des Arbeitsverhältnisses ist zwingend
Viele Unternehmen beginnen die Einleitung mit einer kurzen Beschreibung der Firma. Dies ist zwar nicht zwingend, aber für Sie und Ihren Mitarbeiter sinnvoll. Notwendig sind dagegen die Angaben zur Person des Arbeitnehmers in Bezug auf seinen vollständigen Namen sowie Geburtsdatum und -ort. Ebenso gehören die Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie eine Kurzbeschreibung der Stelle in die Einleitung.
Wesentliche Aufgaben sollten Sie zuerst nennen
Die Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung stellt einen wesentlichen Teil des Zeugnisses dar. Dieses muss so genau und vollständig dargestellt werden, dass sich ein künftiger Arbeitgeber ein klares Bild über die Eignung des Arbeitnehmers machen kann.
Berücksichtigen Sie dabei, dass Sie wesentliche und verantwortungsvolle Aufgaben vor unwesentlichen Nebenaufgaben nennen.
Oft Anlass zu Streitigkeiten: die Zufriedenheitsformel
Die Leistungs- und Führungsbeurteilung charakterisiert ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Bei der Beurteilung der Leistung sollten Aussagen über die Leistungsbereitschaft, Arbeitsweise, das Arbeitsergebnis und besondere Arbeitserfolge treffen. Die Führungsbeurteilung gibt Hinweise auf das Verhalten des Mitarbeiters.
Je ausführlicher Sie die Leistungs- und Führungsbeurteilung vornehmen, desto mehr werten Sie das Zeugnis auf. Treffen Sie mit einer abschließenden Zufriedenheitsformel eine zusammenfassende Bewertung der Arbeits- und Führungsleistung Ihres Mitarbeiters. An dieser Stelle müssen Sie besonders vorsichtig sein, weil hier heraus oft Streitigkeiten entstehen.
Schlussformel ist nicht vorgeschrieben
Warum das Arbeitsverhältnis beendet wurde, dürfen Sie im Zeugnis nur erwähnen, wenn es der Mitarbeiter wünscht. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten Sie daher den Mitarbeiter vorab fragen, ob er eine entsprechende Aussage im Zeugnis möchte. Für eine Schlussformel gibt es keine Rechtsgrundlage. Folglich werden Sie diese nur dann anwenden, wenn Sie mit einem Mitarbeiter zufrieden waren.
In der Schlussformel drücken Sie Ihr Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die Zusammenarbeit und gute Wünsche für die Zukuntf aus. Einen formell korrekten Abschluss des Arbeitszeugnisses besiegeln Sie mit dem Ausstellungsdatum und Ihrer Unterschrift.
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