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Das Wichtigste zur Personalakte

Das Wichtigste zur Personalakte

Entscheidet sich der Arbeitgeber, wie in fast allen Fällen, für Personalakten im Unternehmen, so müssen diese vollständig und sorgfältig geführt sein. Er darf also nicht einfach nur das aufnehmen, was ihm gefällt. Die Personalakten müssen ein möglichst vollständiges, und zutreffendes Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers liefern.

Ohne das Führen einer solchen Personalakte ist die ordnungsgemäße Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses nicht denkbar. Dabei ist es unerheblich, ob die Personalakte in Papierform oder/und digital in der EDV geführt wird. In der Personalakte wird alles das über den Mitarbeiter dokumentiert, was zum Arbeitsverhältnis gehört oder damit in einem inneren Zusammenhang steht.

Das ist eine Personalakte

Die Personalakte ist also eine Sammlung von schriftlichen Dokumenten, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Sie darf nur für die Dauer des Arbeitsverhältnisses geführt werden und ist danach, nach Ablauf bestimmter Fristen, zu vernichten.

Einen Fehler begehen viele Arbeitgeber: Sie dürfen nicht einfach eine Personalakte in verschiedene Akten aufteilen. So gibt es Fälle, in denen in der Personalabteilung eine Personalakte geführt wird und zusätzlich hat beispielsweise der Abteilungsleiter eine Kopie oder eine Ergänzung der Personalakte.

Der Inhalt der Personalakte

Der Arbeitgeber hat zwar eine große Gestaltungsfreiheit, wenn es um die Personalakten der Arbeitnehmer geht. Und trotzdem hat er auch Grenzen für die Gestaltungsfreiheit einzuhalten. Diese liegen

  • im allgemeinen Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter,
  • in den Datenschutzgesetzen und
  • in den Entscheidungen der Rechtsprechung.

Einsichtnahmerecht

Jeder einzelne Arbeitnehmer hat ein eigenes Einsichtnahmerecht in seine Personalakte. Dieses Recht sollte auch aktiv genutzt werden. Auch wenn viele Arbeitnehmer noch niemals einen Blick in ihre Personalakten geworfen haben, lohnt sich gelegentlich eine Einsicht. Findet sich in der Personalakte etwas, was dort nicht hineingehört, gibt es einen Beseitigungsanspruch. Der Betriebsrat alleine darf nicht in die Akten schauen.

Beseitigung von Abmahnungen

Ein solcher Beseitigungsanspruch kommt immer wieder bei einer ausgesprochenen Abmahnung zur Sprache. Ein Arbeitnehmer kann verlangen, dass eine Abmahnung nach einem gewissen Zeitraum aus der Personalakte entfernt wird. Dieses kann auch durch das Arbeitsgericht ausgeurteilt werden. Daneben besteht ebenfalls das Recht, zu einer Abmahnung Stellung zu nehmen und gegebenenfalls eine Gegendarstellung zu verfassen. Auch eine solche Gegendarstellung ist dann vom Arbeitgeber zur Personalakte zu nehmen. Auch das sollte vom Arbeitnehmer, gegebenenfalls mit Unterstützung des Betriebsrats, geprüft werden.

Bildnachweis: Coloures-Pic / stock.adobe.com

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Über Ihren Experten

Rechtsanwalt Arno Schrader

Rechtsanwalt Arno Schrader

Arno Schrader ist Rechtsanwalt und zugleich Fachanwalt für Arbeitsrecht sowie seit über 20 Jahren als Autor tätig. Er hat mehrere Jahre für Arbeitgeberverbände gearbeitet und ist als selbstständiger Rechtsanwalt in Herford niedergelassen. Er hat eine Vielzahl an Fachpublikationen u.a. in den Bereichen Arbeitsvertragsrecht, Betriebsverfassungsrecht, Kündigungsrecht und Urlaubsrecht verfasst. Sein Merkmal: komplizierte juristische Sachverhalte in eine allgemein verständliche Form übersetzen.