Eine typische Situation in vielen kleinen Unternehmen. Das Jahresendgeschäft naht und die Mitarbeiter haben noch Urlaubsansprüche, die es zu erfüllen gilt.
Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter plant für Ende November seinen Umzug und muss dafür noch die alte und die neue Wohnung renovieren. Er freut sich über seinen restlichen Urlaubsanspruch. Den Urlaub will er dazu nutzen, die Wohnungen zu renovieren, und beantragt dafür drei Wochen Urlaub im November.
Sie wollen ihm einerseits den ihm zustehenden Urlaub gerne geben, wissen andererseits nicht, wie Sie dann in Ihrem Unternehmen die Arbeiten im wichtigen Jahresendgeschäft vollständig erledigen können. In dieser Situation müssen Sie eine Lösung finden.
Diese Lösungen sollten Sie vermeiden
Auf der Suche nach Lösungen für diese schwierige Situation kommen Ihnen zwei Ideen:
- Sie bieten dem Mitarbeiter an, ihm fünf Tage Urlaub auszuzahlen, wenn er diese Tage nicht nimmt. "Urlaub auszahlen" bedeutet hier in die Praxis übersetzt: Sie kaufen den Mitarbeiter Urlaub ab.
Für diese Möglichkeit sollten Sie sich nicht entscheiden. Sie ist eindeutig unzulässig. Eine Abgeltung des Urlaubes ist nach § 7Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz nur zulässig, wenn der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann. Damit steht fest, dass Sie während des laufenden Arbeitsverhältnisses keinen Urlaub auszahlen dürfen. Sie dürfen den Mitarbeitern den Urlaub also nicht abkaufen. Dies ist auch richtig so, weil der Urlaub der Erholung der Mitarbeiter dienen soll.
Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter gleichwohl, dass Sie auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses einen Teil des Urlaubes auszahlen, so ist der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Im Klartext bedeutet das, dass der Mitarbeiter die ausbezahlten Urlaubstage noch einmal von Ihnen verlangen kann. Ob Sie das dafür bezahlte Geld von ihm mit Erfolg zurückverlangen können, ist eine Frage des Einzelfalls. In vielen Fällen wird das sehr schwierig werden.
- Statt dem Mitarbeiter Urlaub auszuzahlen, kommen Sie auf die Idee, ihm für fünf Tage einen Maler zu bezahlen, wenn er dafür auf fünf Tage Urlaub verzichtet. Im Prinzip wäre das eine gute Lösung, von der alle Seiten profitieren. Sie haben den Mitarbeiter fünf Tage länger zur Verfügung. Die Malerarbeiten werden durch einen Fachmann ausgeführt. Rechtlich gesehen ist dies eine Umgehung des oben genannten § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz und damit auch unzulässig. Die Risiken sind oben bereits dargestellt und gelten hier entsprechend.
Statt Urlaub auszahlen Urlaub in das Folgejahr übertragen?
Der Urlaub ist nach § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz grundsätzlich im laufenden Urlaubsjahr zu gewähren und zu nehmen. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Der Urlaub muss dann in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden.
Außerdem müssen Sie bei der Festlegung des Urlaubs die Wünsche des Mitarbeiters berücksichtigen. Von diesen dürfen Sie nur abweichen, wenn dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten vorrangig sind, dem entgegenstehen.
Daher ist auch eine Urlaubssperre im November wegen des Jahresendgeschäfts möglich (dringende betriebliche Gründe). Damit lösen Sie allerdings nur Ihr Problem der ausreichenden Besetzung im Jahresendgeschäft. Das Problem des Mitarbeiters mit der Renovierung ist damit noch nicht gelöst.
Welche anderen Möglichkeiten Sie noch haben
So richtig viele Möglichkeiten, die Belange des Betriebes und die Interessen des Mitarbeiters unter einen Hut zu kriegen, haben Sie nicht. Allerdings werden Ihre Mitarbeiter in der Regel wissen, dass im Jahresendgeschäft jeder Mann zählt und dass dieses für den Betrieb sehr wichtig ist. Versuchen Sie daher, bereits frühzeitig im Urlaubsjahr einen verbindlichen Urlaubsplan aufzustellen.
Denn dann haben Sie noch die Möglichkeit, die Arbeit so zu organisieren, das Urlaubswünsche der Mitarbeiter und betriebliche Belange aufeinander abgestimmt werden können. Und Sie vermeiden, dass möglicherweise Urlaubstage auf das nächste Jahr übertragen werden müssen. Denn das löst das Problem nicht. Zum einen fehlt dann die wichtige Erholungszeit im aktuellen Urlaubsjahr, zum anderen wird der Mitarbeiter im Folgejahr mehr Urlaubstage nehmen müssen.
Fazit: Urlaub während des laufenden Beschäftigungsverhältnisses auszahlen ist nicht möglich. Versuchen Sie bereits zu Anfang des Jahres eine verbindliche Urlaubsplanung aufzustellen. Alternativ bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Übertragung des Urlaubs auf das Folgejahr zu prüfen.