Auf ein Namenskürzel statt der Unterschrift sollten Sie verzichten

Im Eifer des Gefechts unterschreiben Sie wichtige Schriftstücke wie Kündigungen auch schon einmal mit ihrem Namenskürzel statt Ihrer Unterschrift? Sie meinen das geht, weil ja schließlich jeder Mitarbeiter Ihre Unterschrift und das Namenskürzel kennt? Tun Sie das besser nicht. Denn Sie gefährden damit die Rechtswirksamkeit Ihrer schriftlichen Erklärung.

Vielleicht geht es ja Ihnen so wie meinem Vater. Der unterschrieb als Abteilungsleiter früher alle beruflichen wie privaten Schriftstücke mit einem Namenskürzel, das er aus dem ersten Buchstaben seines Vornamens und den drei ersten Buchstaben seines Nachnamens gebildet hat. Jeder Mitarbeiter kannte dieses Namenskürzel und konnte es eindeutig zuordnen. Er fand seinen ausgeschriebenen Namen schlicht zu lang und meinte durch die Verwendung des Namenskürzel Zeit sparen zu können.

Das mit dem Zeit sparen bei dieser Methode ist so eine Sache. Denn die wenigen Sekunden, die sich im Laufe eines Tages so sparen lassen, haben unter Umständen erhebliche Folgen. Und zwar immer dann, wenn durch Gesetz oder Vertrag eine schriftliche Erklärung erforderlich ist.

Namenskürzel ersetzt keine Unterschrift

Denn die Gerichte verstehen hier keinen Spaß. Das Namenskürzel reicht nicht, um die gesetzliche Schriftform zu erfüllen. Mit anderen Worten: Wenn gesetzlich wie zum Beispiel bei einer Kündigung (§ 623 BGB) die Schriftform angeordnet ist, liegt keine wirksame Kündigung vor, wenn diese nur mit einem Namenskürzel "unterschrieben" ist.

Das gilt grundsätzlich selbst dann, wenn die Mitarbeiter natürlich aufgrund des Namenskürzels wissen, wer das Dokument "unterschrieben" hat. Auf die Frage der Kündigungsgründe oder der Kündigungsfristen kommt es dann überhaupt nicht mehr an.

Und dann kostet Sie die geringe Zeitersparnis bei Verwendung des Namenskürzel Zeit und Nerven bei einem späteren Arbeitsgerichtsprozess. Ihren Zeitvorteil haben Sie so ganz schnell wieder verloren.

So machen Sie bei der Unterschrift nichts falsch

Die Gerichte fordern, dass unter eine schriftliche Erklärung die charakteristischen Merkmale einer Unterschrift Namen gehören. Dabei genügt das Vorliegen eines die Identität des Unterschreibenden ausreichend kennzeichnenden Schriftzuges, der individuelle und entsprechende charakteristische Merkmale aufweist.

Weiter ist erforderlich, dass der Schriftzug die Nachahmung erschwert, sich als Wiedergabe eines Namens darstellt und die Absicht einer vollen Unterschriftsleistung erkennen lässt. Auf die Lesbarkeit kommt es nicht unbedingt an.

Am besten gewöhnen Sie sich aber gar nicht erst an, ein Namenskürzel zu verwenden. Zu groß ist die Versuchung, dieses im Eifer des Gefechts schnell zu verwenden. Auf der absolut sicheren Seite sind Sie, wenn Sie rechtsverbindliche Schriftstücke wie zum Beispiel eine Kündigung immer mit Ihrem vollen Namen im wahrsten Sinne des Wortes unterschreiben.

Schriftform bedeutet nicht …

Auch auf eine andere Falle möchte ich noch kurz hinweisen. Wenn gesetzlich die Schriftform angeordnet ist, verzichten Sie besser auf die Übermittlung Ihrer Erklärung per E-Mail oder SMS. Beides erfüllt nicht die gesetzliche Schriftform. Die Folge ist wieder, dass Ihre Erklärung nicht wirksam ist.

Das kann erhebliche Auswirkungen haben. Wenn Sie zum Beispiel an letztmöglichen Tag vor Ablauf der Kündigungsfrist noch schnell per SMS kündigen, gilt diese Kündigung nicht (§ 623 BGB). Bis zum nächsten Kündigungstermin ist der Mitarbeiter also weiter bei ihnen beschäftigt. Wenn Sie die Schriftform einhalten und der Kündigungserklärung eine ordnungsgemäße Unterschrift zufügen, können Sie das vermeiden.