Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat vergessen, für die Zeit seiner Mittagspause auszustempeln und war mehr als 60 Minuten nicht an seinem Arbeitsplatz. Der Vorfall liegt allerdings schon 4 Wochen zurück. Trotz der 4 Wochen ist eine Abmahnung jetzt immer noch möglich und rechtlich erlaubt.
Also: Es gibt bei Abmahnungen keine bestimmte Frist, die für den Ausspruch einer Abmahnung per Gesetz vorgeschrieben ist. Allerdings kann der Arbeitgeber sein Recht zur Abmahnung verwirken.
Diese Verwirkung tritt dann ein, wenn der Arbeitgeber nach dem Fehlverhalten eine erhebliche Zeitspanne ohne erkennbare Reaktion verstreichen lässt und er auf diese Weise bei dem Mitarbeiter den Eindruck erweckt, die Angelegenheit sei erledigt. Die Verwirkung wird beispielsweise angenommen, wenn er die Abmahnung erst 6 Monate nach dem Vorfall oder 4 Monate nach der Aufklärung des Sachverhalts vorgenommen hat.
Frist zur Entfernung der Abmahnung
Richtig ist, dass jede Abmahnung irgendwann einmal aus der Personalakte entfernt werden muss. Eine strenge Frist dafür gibt es allerdings nicht. Auch ist es nicht richtig, dass eine erteilte Abmahnung spätestens nach 2 Jahren aus der Personalakte entfernt werden muss.
Ein Arbeitnehmer kann nur in Ausnahmefällen die Entfernung von zu Recht erfolgten Akteneinträgen verlangen. Ein solcher Fall liegt vor, wenn eine Interessenabwägung ergibt, dass
- der beurkundete Vorgang für das Arbeitsverhältnis rechtlich bedeutungslos geworden ist und
- die weitere Aufbewahrung zu unzumutbaren beruflichen Nachteilen für den Arbeitnehmer führen könnte.
Etwas anderes gilt, wenn die Abmahnung zwar ihre Warnfunktion verloren hat, der Arbeitgeber aber weiterhin ein nachvollziehbares Dokumentationsinteresse hat.
Dieses Interesse könnte zum Beispiel mit einer in Zukunft eventuell anstehenden Entscheidung über eine Versetzung oder eine verhaltensbedingte Kündigung begründet sein. Denn bei einer verhaltensbedingten Kündigung ist der bisherige Verlauf des Arbeitsverhältnisses in die Interessenabwägung einzubeziehen.
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