Computer Praxistipps

Word: Drucksachen automatisch nummerieren

Lesezeit: 2 Minuten Eintrittskarten oder Adressaufkleber müssen oftmals mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Hierbei kommt häufig der Etikettendruck von Word zum Einsatz, der allerdings keine Möglichkeit einer solchen Durchnummerierung bietet. Meist behilft man sich mit einem Stempel, der eine Nummer bei jedem Stempelvorgang hochschaltet oder trägt die Nummern gar manuell auf den Drucksachen ein. Diesen Aufwand können Sie ganz einfach vermeiden, indem Sie den Etikettendruck nachträglich um einen Automatismus zum Nummerieren erweitern.

2 min Lesezeit

Word: Drucksachen automatisch nummerieren

Lesezeit: 2 Minuten
– Wählen Sie das Menü EXTRAS-UMSCHLAEGE UND ETIKETTEN (Word 97/2000) beziehungsweise EXTRAS- BRIEFE UND SENDUNGEN-UMSCHLAEGE UND ETIKETTEN (Word 2002) an, wechseln Sie auf die Registerkarte "Etiketten", und stellen Sie über die Schaltfläche OPTIONEN das gewünschte Format für die Etiketten ein.

– Legen Sie nun den Text fest, der auf die Eintrittskarte, das Los oder den Aufkleber gedruckt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche NEUES DOKUMENT, um eine einseitige Vorlage für die Etiketten zu erstellen.

– Setzen Sie den Cursor im ersten Etikette in einer leeren Zeile an die Stelle, an der eine fortlaufende Nummerierung ausgegeben werden soll, also beispielsweise in der rechten oberen Ecke einer Eintrittskarte.

– Wählen Sie das Menü EINFUEGEN-FELD an, wählen Sie die Kategorie "Nummerierung" aus, und markieren Sie in der rechten Liste den Eintrag "Seq".

– Setzen Sie den Cursor im Textfeld unter den Listen hinter das Zeichen "SEQ", und geben Sie eine Bezeichnung wie "Platznummer" oder "Losnummer" als Bezeichnung für die Nummerierung ein. Zwischen "SEQ" und der Bezeichnung muss ein Leerzeichen vorhanden sein! Klicken Sie dann auf OK, um das Feld im ersten Etikett einzufügen.

– Drücken Sie Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen einzuschalten. Markieren Sie die Zeile mit der gesamten Feldfunktion, kopieren Sie sie per Strg+C, und fügen Sie sie dann per Strg+V in die anderen Etiketten der Seite an der gewünschten Position ein. Drücken Sie erneut Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen wieder auszuschalten.

– Fügen Sie am Seitenende einen manuellen Seitenumbruch mit Strg+Return hinzu, markieren Siedie komplette Seite inklusive Seitenumbruch, und kopieren Sie sie per Strg+C.

– Setzen Sie den Cursor an den Anfang der zweiten Seite, und drücken Sie nun so oft Strg+V, bis die erforderliche Anzahl auszudruckender Etiketten erreicht ist.

– Löschen Sie den letzten Seitenumbruch wieder, drücken Sie Strg+A, um alle Seiten zu markieren, und drücken Sie F9 zur Aktualisierung aller Felder.

Ihre Etiketten sind daraufhin wie gewünscht durchnummeriert und können ausgedruckt werden.

Versionen: Word 97, 2000 und 2002

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