Nicht selten unterliegen die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands in einem Verein dem Glauben, dass sie nicht zur Kasse gebeten werden können, wenn der Verein ins Trudeln gerät und dadurch Dritte geschädigt werden. Eine ehrenamtliche Tätigkeit bedeutet nicht gleichzeitig auch, dass ein Schutz vor Strafe besteht, wenn im Verein etwas schief läuft.
Der Vorsitzende, sein Stellvertreter und der Kassier, auch der Geschäftsführer, mitunter sogar noch der Schriftführer können haftbar gemacht werden, wenn Dritte gegenüber dem Verein Ansprüche geltend machen. Das wird im §31 BGB geregelt. Insbesondere dann, wenn die steuerlichen Pflichten des Vereins nicht erfüllt werden. Hier gibt es einige Haken, die beachtet werden sollten, um die Risiken der persönlichen Haftung zu minimieren.
Körperschaftssteuerbefreiung und Umsatzsteuer
Es ist immer gut, wenn man einen Finanzbeamten oder Steuerberater im Verein hat, die sich in steuerlichen Dingen gut auskennen und schon von vornherein Fehler ausmerzen können, die zu einer persönlichen Haftung der Vorstandsmitglieder führen. Es ist nämlich ein Irrglaube, dass die Befreieung von der Körperschaftssteuer gleichzeitig auch eine Befreiung von der Umsatzsteuer ist. Gerade dann, wenn regelmäßig Einnahmen durch den Verkauf von Speisen und Getränken erwirtschaftet werden, fällt die Umsatzsteuer an, die durch den Vorsteuerabzug beim Einkauf der Waren minimiert werden kann.
Vereinsvorstand haftet mit Privatvermögen
Kommt es zu einer Umsatzsteuersonderprüfung, führt dies in der Regel zu hohen Steuernachforderungen. Wenn der Verein dieses Geld nicht hat, muss der Vereinsvorstand in die eigene Tasche greifen, um die Schuld zu begleichen, unter Umständen mit nicht unerheblichen Zinsforderungen. Insofern muss im Verein regelmäßig überprüft werden, ob eine Umsatzsteuermeldung erforderlich ist.
Für einen Laien ist das schwer durchschaubar, deshalb ist es ratsam einen Steuerberater beim Jahresabschluss einzuschalten, der die Einnahmen überprüft. Besonders günstig ist es, wenn der Verein Fachleute aus den Mitgliedern beauftragen kann, diese Prüfung ehrenamtlich zu übernehmen, evtl. sogar als Kassenprüfer einzusetzen, um die Neutralität zu wahren. Revisoren sind nämlich dazu da, den Vorstand zu kontrollieren.
Steuerliche Aufzeichnungspflicht muss erfüllt sein
Die Vorstandstätigkeit im Verein ist zwar ein Ehrenamt, entbindet aber nicht von der Pflicht, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. So ist es unerlässlich ein Kassenbuch zu führen, wo alle Einnahmen und Ausgaben aus dem Tagesgeschäft aufgelistet sind und die entsprechenden Belege dazu chronologisch, am besten auch noch mit einer Belegnummer, abgeheftet sind. Das Ehrenamt des Schatzmeisters verlangt ein hohes Verantwortungsbewusstsein und große Sorgfalt.
Es ist nicht immer leicht, eine geeignete Person zu finden, gerade wenn es sich um einen kleinen Verein handelt. Bei größeren Organisationen übernimmt die Geschäftsführung die Buchungen. Wenn es hier zu Unregelmäßigkeiten kommt, muss auch der Vorstand dafür haften.
Risikominimierung in der Satzung festlegen
Damit der ehrenamtlich tätige Vorstand nicht über Gebühr zur Kasse gebeten wird, wenn einzelne Mitglieder fahrlässig handeln, kann in der Satzung eine Risikominimierung vorgenommen werden. Das wird in einer "handlungsbegrenzenden Vorschrift" festgelegt. Unter dem Satzungsbegriff "Organe" des Vereins erhalten Mitglieder des Vorstands, des Vereinsausschusses oder des Aufsichtsrats eine Haftungsbegrenzung auf vorsätzliche und grob fahrlässige Handlungen, was zu einer deutlichen Minderung des Regressrisikos führt.
Daneben kann auch noch eine Spezialrechtsschutzverischerung abgeschlossen werden und zusätzlich eine Vermögensschadenshaftpflicht. Bevor der Vereinsvorsitzende solche Versicherungsverträge unterzeichnet, sollten die Leistungsangebote und die Höhe der Prämien verschiedener Versicherungskonzerne sorgfältig miteinander verglichen werden.