Praxistipps Verein

Wie man ein cooles Sommerfest für den Verein organisiert

Lesezeit: 3 Minuten Grillpartys und Sommerfeste sind wichtig für die Mitgliederpflege eines Vereins, denn neben dem ehrenamtlichen Engagement soll auch der Spaß und das Zwischenmenschliche nicht zu kurz kommen. Andererseits bieten pfiffige Ideen für ein cooles Sommerfest die Möglichkeit, die Vereinskasse aufzubessern, ohne viel Geld zu investieren.

3 min Lesezeit

Wie man ein cooles Sommerfest für den Verein organisiert

Lesezeit: 3 Minuten

Zwar kann es recht prickelnd sein, innerhalb weniger Tage ein Vereinsfest auf die Beine zu stellen, aber das Gelbe vom Ei ist es bestimmt nicht. Wenn zum selben Zeitpunkt gerade ein anderer Verein eine Fete veranstaltet oder ein großes Event in ihrem Dorf oder ihrer Stadt terminiert ist, haben Sie schlechte Karten und der Besuch Ihres Sommerfestes wird eher dünn bis durchsichtig sein. Deshalb ist eine gute Planung erforderlich, um das Fest für Ihren Verein zum Erfolg zu führen.

Eine gute Planung ist die halbe Miete für ein erfolgreiches Sommerfest

Beginnen Sie bereits im Herbst, den Termin für das Sommerfest im nächsten Jahr festzulegen. Gerade in kleineren Orten ist es leicht, sich mit den anderen Vereinen abzustimmen. Außerdem gibt es feststehende Termine für Events, die jedes Jahr im Sommer stattfinden, sei es ein Altstadtfest oder eine Kirmes, ein Heimatfest oder eine Konzertreihe. Es ist ein absolutes No Go, zu diesen Zeiten ein Sommerfest für den eigenen Verein zu planen. Also Hände weg von Doppelstrukturen! Erkundigen Sie sich bei Ihrer Gemeinde- oder Stadtverwaltung, was im Sommer kommenden Jahres ansteht.

Die meisten Veranstaltungen müssen ja über das Ordnungsamt genehmigt werden, sei es, weil eine Absperrung nötig ist oder die sogenannte "Sperrzeitverkürzung" in trockene Tücher gebracht werden muss, um nicht schon den Bierhahn zudrehen zu müssen, wenn die Gäste gerade erst richtig Durst bekommen. Insofern sind alle wichtigen Termine im Sommer der Kommunalverwaltung schon lange vorher bekannt.

Radikal oder mondän – eine Fete muss aus dem Rahmen fallen

Natürlich hängt es auch von der Ausrichtung der Vereinsziele ab, wie ein Sommerfest gestaltet werden sollte. Für einen Fußballclub beispielsweise bietet sich eine rustikale Variante mit Biertischen, bayerisch-blau, Brezeln und deftigen Speisen an. Selbst im Sommer ist Kesselfleischessen bei vielen Vereinen der Hit. Aber auch die Grillparty mit Bratwurst, Steaks und Frikadellen lockt nach wie vor viele Gäste an. Hier und da wird auch noch ein Schafskäse gegrillt – mit Oliven gespeist das ideale Sommerfest-Gericht für Vegetarier – für Veganer allerdings nicht. Für die muss dann Grillgemüse im Angebot sein.

Ein mondänes Sommerfest muss nicht total abgefahren und elitär sein. Es kann schnuckelig und gemütlich werden. In weiße Tischdecken verpackte Stehtische, mit prickelndem Sekt, Hugo mit Holunderblütensirup und einem Minzblatt in schlanken Gläsern und dazu Fingerfood – das macht Laune. Die Vereinsmitglieder können das selbst gut vorbereiten. In vielen Vereinen gibt es regelrechte Gourmetköche und Gourmetköchinnen, die Fingerfood aus dem Eff Eff zaubern und für die das Mixen eines Hugos die leichteste Übung bedeutet.

Alles in allem sollte man sich für den Rahmen etwas Besonderes einfallen lassen und dem Sommerfest ein Motto geben. Hilfreich ist hier, eine kleine Projektgruppe – auch "Vergnügungsausschuss" genannt – zusammenzustellen, die sich mit der Ideenfindung und der Organisation befasst.

Ein Sommerfest nur für Vereinsmitglieder oder auch für Gäste?

Für einen Musikverein oder einen Chor bietet es sich schreiend an, das Sommerfest mit einem Konzert zu verbinden und hierzu auch die Öffentlichkeit einzuladen. Mit Plakaten, Pressemitteilungen und persönlichen Einladungen muss dann für dieses Event geworben werden. Für einen sozial tätigen Verein sind viele Gruppen bereit, auch einmal kostenlos oder gegen eine Aufwandspauschale zu musizieren und ein Sommerfest mit einem Benefizkonzert zu umrahmen.

Da muss man einfach mal herumfragen, das Jahr über die Ohren spitzen und die Augen offen halten. Solche Sommerfeste bringen dann auch immer etwas Geld in die Vereinskasse. Meine langjährige Erfahrung in der Vereinsarbeit hat gezeigt, dass es ratsam ist, keinen Eintritt zu verlangen, sondern eine Spendendose aufzustellen. Das muss dann auch entsprechend publik gemacht werden. Die Speisen und Getränke müssen natürlich bezahlt werden – zu einem moderaten Preis. Man möchte die Gäste und Vereinsmitglieder ja nicht über den Tisch ziehen.

Eine andere Möglichkeit ist eine Fete nur für die Vereinsmitglieder zu veranstalten, im kleinen Kreis und ganz familiär. Das hängt natürlich ganz von der Struktur des Vereins und den Mitgliedern selbst ab.

Weitere Tipps für die Organisation eines Events erfahren Sie in dem Artikel "Wie Sie ein Open Air Event im Verein erfolgreich managen"

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal: