Am Ende eines jeden Jahres steht die Revision der Vereinskasse an. Die Kassenprüfer nehmen die Buchhaltung des Schatzmeisters unter die Lupe und prüfen die Belege und Buchungen. Wenn die Bareinnahmen deutlich weniger sind als im Vorjahr und keine plausible Erklärung dafür auf der Hand liegt, dann deutet alles darauf hin, dass Langfinger am Werk waren.
Für den Griff in die Vereinskasse können viele Mitglieder, sogar Außenstehende, in Frage kommen. Es kann sich um solche handeln, die bei einem Fest mitgeholfen haben und Einnahmen in die eigene Tasche statt in die Vereinskasse gesteckt haben oder um Besucher, die in einem unbeobachteten Moment in die Vereinskasse griffen.
Hat der Kassier Geld veruntreut?
Es ist aber durchaus möglich, dass der Kassier Geld entwendet hat, weil er direkt an der Quelle sitzt. Für die Verantwortlichen im Verein ist es nicht einfach, die Situation zu klären und unaufgeregt zu agieren, um eine schlechte Außenwirkung zu vermeiden. Zunächst muss erst einmal geprüft werden, ob es sich tatsächlich um einen Diebstahl handelt und nicht um einen Buchungsfehler, der immer wieder mal vorkommt.
Verdacht auf Diebstahl genau prüfen
Es wäre blamabel, die Polizei einzuschalten, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass es sich nur um ein Versehen in der Buchhaltung handelt. Weiterhin können Personen zu Unrecht verdächtigt und in die Ecke von Kriminellen gedrängt werden, obwohl sie gar nichts Ungesetzliches getan haben. Der Vereinsvorstand ist gefordert, umsichtig mit der Situation umzugehen und zunächst genau zu prüfen, ob wirklich Geld in der Vereinskasse fehlt.
Pflicht des Vereinsvorstands bei Unregelmäßigkeiten
Keinesfalls sollte der Vereinsvorstand versuchen, den Verdacht unter den Teppich zu kehren und alle Fünfe gerade sein lassen. Im Bürgerlichen Gesetzbuch sind klare Regeln vorgegeben und im § 823 II BGB unter dem Begriff "Schadenersatzpflicht wegen unerlaubten Handlungen" zusammengefasst. Der Vorstand hat die Pflicht Unregelmäßigkeiten nachzugehen, lückenlos nachzuprüfen, warum Geld in der Vereinskasse fehlt und den Übeltäter zu ermitteln.
Polizei einschalten, um den Täter zu ermitteln
Wenn eindeutig festgestellt wurde, dass Geld in der Vereinskasse fehlt und dies außer durch einen Diebstahl nicht zu erklären ist, sollte auf jeden Fall die Polizei eingeschaltet werden, um den Täter zu ermitteln. Das ist auch für die Versicherung relevant, wenn eine so genannte "Inhaltsversicherung" abgeschlossen wurde und das Geld – auch Sachwerte – aus den Vereinsräumen entwendet wurde. Eine Haftpflichtversicherung sichert Diebstahl, auch einen Griff in die Vereinskasse, nicht ab. Lediglich der Vereinsvorstand wäre aus dem Schneider, wenn er durch fehlerhaftes Verhalten den Diebstahl erst möglich gemacht hat und eine Haftpflichtversicherung für Vereinsträger abgeschlossen wurde. Um allen Eventualitäten vorzubeugen, sollte sich der Vereinsvorstand von einem unabhängigen Versicherungsmakler beraten lassen.