Als Vermieter erhält man monatlich ein nettes Taschengeld, das in Form von passiven Einkommen aufs Konto fließt. Allerdings ist das Vermieterdasein ebenfalls mit Pflichten verbunden. Hat man beispielsweise mit den Mietern eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart, fällt die jährliche Nebenkostenabrechnung an. Ohne das notwendige Fachwissen, die inhaltlichen und formellen Anforderungen und hilfreiche Tools, kann sich diese Arbeit schnell zur Mammutaufgabe entwickeln.
Im folgenden Artikel greifen wir Ihnen tatkräftig unter die Arme und erklären Ihnen, wie Sie eine korrekte Nebenkostenabrechnung aufstellen. Wir gehen auf die Dos and Don’ts ein und geben Ihnen einige praktische Tipps mit auf den Weg.
Wie erstellt man eine Nebenkostenabrechnung?
Es gibt verschiedene Arten, um eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. So haben sich mittlerweile verschieden Anbieter auf die Bereitstellung von Softwares spezialisiert, welche das Schreiben einer Nebenkostenabrechnung erleichtern sollen. Die Programme laufen nach dem Prinzip von Steuererklärungssoftwares ab und sind sehr leicht zu handhaben.
Eine weitere Möglichkeit ist, auf internetbasierte Lösungen zurückzugreifen. Sie besitzen einen ähnlichen Funktionsumfang wie Programme und lassen sich mit jedem internetfähigen Gerät aufrufen.
Bei einer zentralen Verwaltung der Mietwohnungen kann die Nebenkostenabrechnung über die Hausverwaltung laufen. Das ist natürlich sehr praktisch, muss allerdings ebenfalls gezahlt werden.
All diese Varianten lohnen sich, wenn man über mehrere Immobilien verfügt und dem Arbeitsaufwand allein nicht mehr gewachsen ist.
Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit Excel
Private Vermieter, die nur ein oder wenige Mietobjekte besitzen, kann sich Excel als Retter in der Not erweisen. Das beliebte Programm lässt sich schnell und einfach bedienen und wird auch von Laien relativ zügig verstanden. Der wohl größte Vorteil von Excel ist, dass die Nebenkostenabrechnung kostenlos erstellt werden kann.
Leider können bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit Excel leicht Fehler unterlaufen. Schließlich müssen Angaben über Abwasser, Grundsteuer, Verteilerschlüssel. Verbrauchsabrechnungen und Müllabfuhr mitgeteilt werden. Bei dieser Vielzahl an Daten und Zahlen gibt es somit genügend potenzielle Fehlerquellen. Darüber hinaus muss man sich eigenständig über rechtliche Neuerungen informieren.
Was genau sind Nebenkosten?
Laut § 556 BGB zählen alle Kosten, die vom Mieter zusätzlich zur Miete für Haus oder Appartment bezahlt werden müssen, zu den Nebenkosten. Sie werden ebenfalls als Betriebskosten bezeichnet und müssen einmal im Jahr beglichen werden. Der Zahlungszeitpunkt darf die zwölf Monate nach Abrechnungsperiode nicht überschreiten.
Was gehört in die Nebenkostenabrechnung?
Für die Nebenkostenabrechnung wurden vom deutschen Gesetzgeber klare Regeln zum Inhalt der Nebenkostenabrechnung formuliert. Diese sind in der Betriebskostenverordnung vermerkt und umfassen folgende (Dienst)Leistungen, die vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden können:
- Grundsteuer
- Hausreinigung
- Heizkosten
- Kosten für Warmwasser
- Hausmeister
- Fahrstuhlbetrieb
- Gartenpflege
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Schornsteinfeger
- Versicherungen
- Beleuchtung
- Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabel
- Weitere Betriebskosten
Was gehört nicht in die Nebenkostenabrechnung?
Immer wieder kommt es vor, dass Vermieter Kosten in die Abrechnung aufnehmen, die nichts in der Nebenkostenabrechnung zu suchen haben. Beispielsweise unterliegen viele Vermieter dem Trugschluss, dass Instandhaltungs- und Reparaturkosten von den Mietern getragen werden. Dies entspricht jedoch nicht der Wahrheit und muss aus der eigenen Tasche gezahlt werden. Ausgeschlossen von der Rechnung werden ebenfalls Verwaltungskosten, Grunderwerbs- und Einkommenssteuer auf Mieteinnahmen.
Darüber hinaus fällt die Hausrats- und Rechtsschutzversicherung in den Zuständigkeitsbereich des Vermieters. Und auch Anschlussgebühren für Kabel oder die Satellitenschüssel und die Prüfung und Wartung der Hauselektrik und Gasleitungen müssen vom Vermieter geleistet werden. Zu guter Letzt liegt es nicht am Mieter, die Nebenkosten für einen Leerstand zu tragen.
Was ist noch zu beachten beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung?
Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung tappen Vermieter häufig in gängige Fallen, die das Dokument als unwirksam brandmarken können. Dazu zählen:
- Fristversäumnis
- Fehlen oder falsche Berechnung des Verteilerschlüssels
- Umlegung von nicht umlegbaren Nebenkosten
- Fehlen oder falsche Berechnung der einzelnen Kompositionen
- Falscher Abrechnungszeitraum
- Abweichungen vom Mietvertrag
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