Praxistipps Reisen

Was sind die Vorteile eines Travel Management Systems?

Jetzt, wo die Corona-Pandemie abklingt, stehen Geschäftsreisen wieder auf dem Plan, und viele Firmen haben erkannt, dass ihre alten Systeme für die Administration von Geschäftsreisen in großem Umfang vielleicht nicht geeignet sind. Zu oft verlassen sich Unternehmen auf manuelle Prozesse, die kostbare Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen - anstatt in Technologie zu investieren, die vieles automatisieren und jeden Aspekt des Prozesses modernisieren kann.

Was sind die Vorteile eines Travel Management Systems?

Was sind die Vorteile eines Travel Management Systems?

Was ist ein Reisemanagementsystem?

Ein Reisemanagementsystem ist ein Softwareprodukt, das alle Komponenten Ihrer Geschäftsreisen verwaltet. Wenn Sie mit Travel Management Systemen buchen, sind sie in der Regel in Reisedienstleister integriert und bieten Echtzeit-Angebote, Buchungen und Reiselogistik an einem Platz. Manager können Buchungen, Stornierungen, Angleichungen und Neuplanungen in Echtzeit verfolgen, wodurch ein Großteil des manuellen Hin und Her entfällt, das früher per E-Mail erfolgen musste. 

Wenn sie gut gemacht sind, helfen diese Systeme dabei, einheitliche Unternehmensrichtlinien durchzusetzen, Flugmeilen und andere Treueprogramme zu maximieren und Kosteneinsparungen zu erlangen, wenn globale Geschäftsreisen entscheidend sind.

Vorteile eines Reisemanagementsystems

Im heutigen modernen Zeitalter, in dem Reisen ein so wichtiger Zusatz der Geschäftstätigkeit ist, ist dies ein Muss für jede Firma, die ihre Reisen ernst nimmt.

Erleichtert das Leben von Travel Managern

Travel Manager werden oft mit Anfragen überschwemmt, und die reine Anzahl der sich bewegenden Teile kann es schwierig machen, alles unter Kontrolle zu haben. Die Möglichkeit, sich auf ein robustes und effizientes System zu verlassen, macht ihnen das Leben wesentlich leichter und setzt Zeit und Ressourcen frei, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Die Reisemanager können sich von einigen der mühevolleren Arbeiten befreien und sich stattdessen auf die Optimierung konzentrieren – was einen großen Unterschied in Bezug auf das Reisebudget ausmachen kann.

Verbesserung des Betriebsmanagements

Ein hochwertiges Reisemanagementsystem wird die Qualität Ihrer Abläufe erheblich verbessern, da es wichtige Daten und Entscheidungen rund um das Thema Reisen zentralisiert und unterdessen die Integration mit anderen Komponenten Ihrer Firma ermöglicht. Indem Sie alles an einem Ort verwalten, können Sie die Fehleranfälligkeit verringern und den Prozess rationalisieren, um schneller und genauer Ergebnisse zu erzielen.

Automatisierung spart viel Zeit

Mit Hilfe von Reisemanagementsystemen lassen sich viele verfahrenstechnische Aufgaben automatisieren, die früher von Reisemanagern erledigt wurden. Dadurch wird nicht nur das Risiko menschlicher Fehler beseitigt, sondern es wird auch Zeit frei, die anderweitig besser eingesetzt werden kann.  Reisemanager können sich auf die Bereiche konzentrieren, in denen menschliches Handeln erforderlich ist, anstatt sich mit langwierigen Verfahren zu befassen, die für verwaltungsmäßige Zwecke erforderlich sind.

Verbesserung der Geschäftsberichterstattung

Ein gutes Travel Management System ermöglicht es dem Unternehmen auch, einen besseren Überblick darüber zu erhalten, wie sich seine Reisen allgemein auf das Geschäft auswirken. Die Möglichkeit, ausgefeilte Berichte über die Reisetätigkeit zu erstellen, ist eine ausgezeichnete Chance, Geschäftsreisen zu überwachen und sicherzustellen, dass sie den strategischen Zielen entsprechen.  Durch eine genauere Messung kann Verschwendung erkannt und beseitigt werden, während eine subtile Feinabstimmung auch dazu beitragen kann, die Rentabilität langfristig zu verbessern.

Vereinfachung der Verwaltung der Reisekostenabrechnung

Ein gutes Reisemanagementsystem lässt sich in ein umfassenderes System zur Verwaltung der Reisekostenabrechnung integrieren und ermöglicht einen nahtlosen Datentransfer zwischen den Systemen. Dadurch wird die Verwaltung der Reisekostenabrechnung vereinfacht und sichergestellt, dass alle Daten zur Qualitätssicherung erfasst werden. Diese Vereinfachung macht auch einen großen Unterschied in Bezug auf Überweisungen und Rückzahlungen, wenn diese erforderlich sind, ganz zu schweigen von dem Vorteil einer besseren Übersicht über wichtige Reisebudgets. 

Fazit

Wie Sie sehen, sind die Vorteile von Reisemanagementsystemen zahllos und erstrecken sich auf alle Bereiche Ihrer betrieblichen Infrastruktur. Für jedes Unternehmen mit einem hohen Anteil an internationalen Geschäftsreisen ist dies ein absolutes Muss. Es kann die interne Effizienz drastisch verbessern und Kosteneinsparungen auf breiter Front ermöglichen.

Bildnachweis: andranik123 / stock.adobe.com

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