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Wann verhindert Zeitmanagement Zeitdruck?

Lesezeit: 2 Minuten Die Anforderungen durch die Arbeitswelt werden immer umfangreicher, so dass selbst durch konsequentes Zeitmanagement, Zeitdruck oftmals nicht vermieden wird. Man nimmt sich immer wieder zu viel vor und vernachlässigt so die wichtigen Vorhaben. Aufschreiben allein reicht nicht. Vielmehr müssen bestimmte Regeln eingehalten werden, die das Abarbeiten der eingegangenen Verpflichtungen ermöglicht.

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Wann verhindert Zeitmanagement Zeitdruck?

Lesezeit: 2 Minuten

Zeitmanagement hat immer etwas mit Aufschreiben zu tun. Allein das Aufschreiben, bewirkt schon etwas Magisches. Es ist die erste Materialisation einer Idee, die durch das Notieren nicht mehr verloren gehen kann. Gleichzeitig macht man seine "geistigen Hände" dadurch wieder frei und ist offen für weitere geistige Vorhaben. Jedoch verbindet sich mit dem Aufschreiben auch eine gewisse Verpflichtung gegenüber sich selbst.

Das ist sicherlich auch der Grund, warum sich viele Menschen davor scheuen, ihre Vorhaben schriftlich festzuhalten. Die Angst vor sich selbst oder Anderen als Versager da zustehen, ist einfach zu groß.

Zeitmanagement: Die erzeugte Verpflichtung führt zum Ziel
Jedoch diese Verpflichtung gegenüber sich selbst hat erstaunliche Auswirkungen. Sie führt dazu, dass wir uns in unseren Gedanken etwas intensiver mit unserem Vorhaben beschäftigen. Und das führt uns regelrecht näher an unsere erwünschten Ziele heran. Aufschreiben bedeutet auch, sich bei der Formulierung bereits Gedanken zu machen, was man tatsächlich erreichen will.

Dabei sollte man immer einen kleinen "Trick" beachten. Nämlich, niemals nur Stichworte in seinem Kalender notieren, sondern, immer das Vorhaben konkret, in kurzen Worten, beschreiben. Also statt: "Laufen", besser notieren: "1 Std. Waldlauf".
In jedem Fall gehen Sie durch das Aufschreiben, aller Ihrer Vorhaben, eine Verpflichtung ein. Egal, ob es fünf oder 50 Punkte sind. Diese Verpflichtung kann auch zu einem regelrechten Fluch geraten.

Vermeiden Sie Zeitdruck durch Zeitmanagement
Ein weiterer Grundsatz, den man beim Zeitmanagement beachten sollte ist, sich einerseits nicht zu viel vorzunehmen. Andererseits soll vermieden werden, kurzfristigen Verpflichtungen nicht immer wieder den Vorrang einzuräumen und längerfristige Aufgaben, ständig weiter aufzuschieben.

Immer wieder höre ich, dass sich Personen, die sich für ein konsequentes Aufschreiben ihrer Vorhaben entschieden haben, in einen hoffnungslosen Zeitstress begeben haben. Sie nehmen sich so viel vor, dass es beim besten Willen nicht an einem Tag erledigt werden kann. Und letzten Endes, bleibt für wirklich wichtige Aufgaben, immer noch zu wenig Zeit übrig.

Hierbei hilft sicherlich ein einleuchtendes, bildhaftes Beispiel, das erklärt, worum es geht:
Stellen Sie sich doch einmal ein Glasgefäß vor, das Sie mit großen Kieselsteinen auffüllen, bis es randvoll ist. Nun die Frage: "Ist das Gefäß jetzt voll oder kann noch etwas hinein gefüllt werden?" Sicherlich werden Sie sagen, es können noch kleinere Kieselsteine dazwischen gefüllt werden. "Ist denn das Gefäß dann voll, wenn dies geschehen ist?" Dann wird sicherlich noch die Anregung kommen, Sand oder Wasser hinzuzugeben, bis wirklich nichts mehr hineingeht.

Alles richtig. Aber was sagt uns das für ein gekonntes Zeitmanagement?
Es ist nicht egal, in welcher Reihenfolge die unterschiedlichen Dinge in das Gefäß gegeben werden. Wenn die kleinen Sachen zuerst hineingegeben werden, passen die großen nicht mehr hinein.

Zeitmanagement: Beugen Sie Zeitdruck bei Ihren Vorhaben vor
Ebenso verhält es sich beim Zeitmanagement. Auch hier müssen zunächst die größeren, d. h. die zeitintensiven Vorhaben eingeplant werden, bevor die kürzeren Aktivitäten aufgeschrieben werden. Wenn dies nicht geschieht, bleibt oftmals nicht genügend Zeit. Was ist die Folge? Es müssen die Vorhaben unter Zeitdruck erledigt werden, oder es wird, zu Lasten anderer Lebensbereiche, das Zeitbudget ausgedehnt. Oftmals sind es dann die Familie, der Freundeskreis oder die Hobbys, die darunter leiden müssen.

Um dem vorzubeugen empfiehlt es sich außerdem, die ungefähren Zeitbedarfe für jedes Vorhaben im Vorhinein abzuschätzen, und entsprechend im Kalender zu berücksichtigen. Wenn Sie das ebenfalls konsequent machen, werden Sie sehr schnell sehen, dass ein Arbeitstag recht schnell gefüllt sein kann. Da hilft dann nur noch Delegieren und Prioritäten setzen. Denn etwas ist sicherlich, je nach Aufgabenbereich, noch zu berücksichtigen.

Wenn Sie in Ihren Arbeitsabläufen oftmals gestört werden, ist es unbedingt erforderlich, Pufferzeiten für Unvorhersehbares einzuplanen. Diese können, je nach Arbeitsbereich, 30 bis 50 Prozent des Arbeitstages ausmachen. Wenn Sie die nicht mit berücksichtigen, werden Sie hoffnungslos unter Zeitdruck geraten.

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