Vereinssitzung: Machen Sie Ihre Protokolle anfechtungssicher

Bei der Erstellung des Protokolls zu einer Vereinssitzung sollten Sie immer bedenken: Das Protokoll ist ein Beweisstück. Es dokumentiert die korrekte Arbeit des Vorstands, dass Beschlüsse ordnungsgemäß gefasst wurden und natürlich was von wem beschlossen wurde. Achten Sie besonders darauf, dass Ihr Protokoll folgende Punkte enthält:

Ort, Tag und Stunde der Versammlung
Namen des Versammlungsleiters und Protokollführers
Eröffnung durch den Versammlungsleiter
Feststellung des Versammlungsleiters, dass die Versammlung satzungsgemäß einberufen wurde und beschlussfähig ist
Zahl der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder, eventuell auch eine Präsenzliste der anwesenden Mitglieder
Genehmigung des TOP
Wortlaut der zur Abstimmung gelangten Sachanträge
Wortlaut des Antrags, der beschlossen wurde
Art der Abstimmung mit dem genauen Abstimmungsergebnis (Anwesende stimmberechtigte Personen, Ja – Stimmen, Nein – Stimmen, Stimmenthaltungen, ungültige Stimmen, Stimmverhältnis)
Bei Wahlen: die genauen Personalien der Gewählten (Name, Anschrift) und deren Erklärung, dass diese die Wahl annehmen
Genauer Zeitpunkt des Endes der Versammlung
Unterschriften von Versammlungsleiter und Protokollführer (evtl. werden von der Satzung weitere Unterschriften gefordert).