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Vereinsorganisation: Aufwände richtig abschätzen

Lesezeit: 2 Minuten In einem Verein gibt es immer viel zu tun. Manchmal muss man abwägen können, was wirklich wichtig ist und welche Tätigkeiten bzw. Projekte auch einen Nutzen haben. Dazu möchte ich Ihnen eine einfache Methode vorstellen, wie Sie dies beurteilen können.

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Vereinsorganisation: Aufwände richtig abschätzen

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Kennen Sie das auch? In einer Gesprächsrunde zu dem neuen Sommerfest kommen viele neue Ideen zusammen. Alle hören sich auf eine Art und Weise interessant an. Welche ist aber die beste Alternative für Ihren Verein? Oft beginnt hier ein Kampf zwischen mehreren Personen, die natürlich ihre eigenen Ideen gerne durchführen möchten.

Diese Konflikte werden dazu noch meist mit subjektiven Einschätzungen verbunden. Ich möchte Ihnen hier eine Methode vorstellen, die mehr Objektivität in diesen Bewertungsprozess einbringt: Eine für Vereine modifizierte Aufwand-Nutzen-Matrix. Und das anhand nur zweier Schlüsselfaktoren: Aufwand und eben der Nutzen. 

Und so funktioniert es:

Bewerten Sie jede Tätigkeit bzw. jedes Projekt einzeln. Das Ergebnis hinterher zeigt die beste Alternative. Dazu benötigen Sie für die Bewertung zwei Schlüsselfaktoren, mit der Sie jede Tätigkeit oder Aufgabe auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten. Dabei gilt folgende Einteilung:

Bei Nutzen: 10 hoch – 1 schlecht
Bei Aufwand: 10 niedrig – 1 hoch

Multipliziert man hinterher die Werte miteinander, zum Beispiel bei der Bewertung von Sponsoringmaßnahmen mit Flyern und der Einschätzung für Aufwand 7 und Nutzen 2 (7 x 2 = 14), bekommt man ein Ergebnis, das sich mit alternativen Maßnahmen vergleichen lässt.

Die alternative Sponsoringmaßnahme könnte im Vergleich beispielsweise die Akquise mit Sponsorenmappen sein, die man vorher aufwendig erstellen muss, mit den Schlüsselfaktoren Aufwand 3 (weil die Erstellung einer Sponsormappe komplex ist) und Nutzen 8 (weil die Erfolgsaussichten erheblich größer sind). Als Ergebnis haben wir dann bei den Sponsorenmappen 24 insgesamt gegenüber 14 bei der Akquise mit Flyern. Auch wenn der Aufwand bei den Sponsoringmappen höher ist, ist der Nutzen eben auch um ein vielfaches größer, sodass sich diese Alternative im Endeffekt mehr lohnen würde.

Mein Tipp: Ergänzen Sie die 2 Schlüsselfaktoren, Nutzen und Aufwand, noch mit Kosten. Die Rechnung wird zwar komplizierter dadurch, aber auch nur unwesentlich. Bei den Kosten sollte dann 10 für niedrige und 1 für hohe Kosten stehen. Die Formel wäre dann Nutzen x Aufwand x Kosten.

Haben Sie Projekte zu evaluieren, so können Sie einzelne Projekte auch in mehreren Unterpunkten aufteilen. Zum Beispiel kann ein Event in folgende Bereiche beispielhaft gegliedert werden:

1)     Promotion
2)     Rahmenprogramm
3)     Gewinnspiel
4)     Catering
5)     Location
6)     Kommunale Richtlinien

Jede Alternative, die bewertet werden soll, muss auch in all diesen Bereichen bewertbar sein, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erzielen. Hinterher werden wieder die Ergebnisse der Multiplikation addiert, in der Gesamtheit summiert und mit den anderen Endsummen der Alternativprojekte verglichen. Der höchste Wert ist dabei das Ergebnis, das für Ihr Projekt allem Anschein nach das Richtige wäre.

Ist die Aufwand-Nutzen-Matrix einmal richtig verstanden, können Sie diese Methode wunderbar in fast allen Bereichen Ihres Lebens und im Verein anwenden. Sicher gibt es genauere Methoden. Diese sind auch komplizierter. Bei der Aufwand-Nutzen-Matrix haben Sie eine einfache und leicht verständliche Kontroll- und Bewertungsmöglichkeit für verschiedene Alternativen.

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