Beurkundung des Vereins
Wenn Sie einen Verein gründen, dann muss er im Vereinsregister eingetragen werden, das im Amtsgericht des Bezirks geführt wird, wo sich die Vereinsadresse befindet. Dazu benötigen Sie eine Abschrift der Satzung und der öffentlichen Beglaubigung, die Sie bei einem Notar vornehmen lassen können. Der Notar beansprucht dazu nicht nur die Satzung des Vereins, sondern auch das Protokoll der Gründungsversammlung, in der folgende Angaben enthalten sein müssen:
- Name des Vereins
- Ort und Datum der Gründungsversammlung
- Gefasste Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse (Vereinsname, Vereinssatzung)
- Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers
- Wahlergebnisse und Bestätigung der Wahlannahme
- Unterschrift des Versammlungsleiters und des Protokollführers
Dazu muss dann noch die Anwesenheitsliste mit den Namen und Unterschriften der anwesenden Gründungsteilnehmer und deren persönliche Angaben (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, vollständige Adresse) mitgeliefert werden.
Sie sollten sich im Vorfeld beim Notar Ihres Vetrauens erkundigen, was er zu einer Beglaubigung benötigt, damit Sie auch nichts vergessen. Mitunter kann sich die gesetzliche Regelung für Vereinsgründungen in den verschiedenen Bundesländern ganz unterschiedlich gestalten.
Der Eintrag ins Vereinsregister
Mit der vom Notar unterzeichneten Beglaubigung erfolgt nach der Vereinsgründung der Eintrag ins Vereinsregister, der beim zuständigen Amtsgericht vorgenommen wird. Die Gemeinnützigkeit bestätigt das zuständige Finanzamt auf Antrag und nach Prüfung. Neugegründete Vereine erhalten eine vorläufige Bescheinigung von 18 Monaten. Danach wird kontrolliert, ob die Satzung auch tatsächlich eingehalten wurde.
Verein gründen und mit Leben erfüllen
Bevor Sie den Verein gründeten, haben Sie mitunter schon Aktivitäten in einer Interessengruppe umgesetzt, die Sie selbstverständlich weiter führen werden. Das geht allerdings nicht mehr so locker vom Hocker wie bisher, denn um die Gemeinnützigkeit zu wahren, müssen Sie die Vorgaben der Vereinssatzung erfüllen.
Sie haben in der Gründungsversammlung die einzelnen Zuständigkeiten in den Vorstandsposten festgelegt: Vorsitzende/r, stellvertrende/r Vorsitzende, Kassier, Schriftführer/in, Revisoren und eventuell noch Beisitzer. Je nachdem, wie rührig Ihre Organisation nach der offiziellen Vereinsgründung ist, müssen Zeitfenster für Vorstandssitzungen festgelegt werden, um Veranstaltungen und Projekte zu planen. In der Regel sind einmal jährlich Mitgliederversammlungen einzuberufen, um über die Aktivitäten zu berichten und den Finanzstatus vorzulegen.
Vorsitzender und Kassier – die wichtigsten Ämter
Einer der wichtigsten Vereinsämter neben dem Vorsitzenden ist das des Kassiers, beziehungsweise der Kassiererin. Eine ordentliche Buchführung ist die halbe Miete, um die Gemeinnützigkeit zu rechtfertigen, die Solidität des Vereins zu dokumentieren und zu garantieren, dass die Befreiung von der Körperschaftssteuer weiter Bestand hat.
Werden Unregelmäßigkeiten bei den Vereinsfinanzen festgestellt – wozu auch unrechtmäßig zugefertigte Zuwendungsbescheinigungen (Spendenquittungen) zählen, kann der Verein seine Gemeinnützigkeit verlieren.
Ein buntes Vereinsleben als Geschenk für die Mitglieder
Je vielfältiger und abwechslungsreicher Sie und Ihre Vorstandskollegen das Vereinsleben gestalten, umso mehr Zuspruch werden Sie erfahren und dabei neue Mitglieder gewinnen. Je nachdem, welche Zielsetzung Ihre Organisation hat, nach der Vereinsgründung sollten Sie die Euphorie nutzen, die durch das neue und frische Angebot ausgelöst wird.
Die Vorstandsmitglieder sind noch unverbraucht, haben viele Ideen und wollen tatkräftig mit anpacken. Ergreifen Sie diese Chance, um das Vereinsleben bunt zu gestalten und Nachwuchs zu generieren. Achten Sie aber darauf, nicht zu viel auf einmal umsetzen zu wollen. Das führt leicht zur Überforderung. Schritt für Schritt vorangehen – am besten mit einer Prioritätenlisten – bringt Erfolg und Kontinuität, ohne die Mitglieder über Gebühr zu beanspruchen.
Weitere Tipps, wie Sie das Vereinsleben bunt und erfolgreich gestalten, erhalten Sie in folgenden Expertenbeiträgen:
- Wie Ihr Verein auf jeden Fall in die Zeitung kommt
- So machen Sie ehrenamtliche Arbeit schmackhaft
- Zur Mitgliederversammlung im Verein eine Tagesordnung erstellen
- Spendenbescheinigungen bei gemeinnützigen Vereinen ausstellen