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Umstieg auf E-Rechnungen – welche Vorteile bringt es?

Spätestens seit der weltweiten Pandemie sind zahlreiche Unternehmen auf die elektronische Rechnung umgestiegen, aber bereits davor konnte man sich bei immer mehr Unternehmen für online Rechnungen anmelden. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass man die Rechnungen immer abrufen kann - jederzeit und auch noch im Nachhinein - sondern auch die Umwelt dankt es einem. Es wird weniger Papier verbraucht. In Zeiten vom Homeoffice und remote Arbeitsplätzen kommt eine weitere Erleichterung hinzu, da man auf Scanner, Drucker und Co verzichten kann. Dies spart auch Kosten.

Umstieg auf E-Rechnungen - welche Vorteile bringt es?

Umstieg auf E-Rechnungen – welche Vorteile bringt es?

Wettbewerbsfähig mit Umstieg auf E-Rechnungen

Immer mehr Unternehmen steigen auf E-Rechnungen um. Bald wird es nur mehr die E-Rechnungen geben. Als Unternehmen gewinnt man dadurch auch neue Kunden, da seit 2020 in Deutschland Bund, Länder und andere öffentliche Institutionen zur elektronischen Rechnungsvermittlung verpflichtet sind. Das gängige Format dafür sind die XRechnungen
Generell liegt der Vorteil der elektronischen Rechnung auch darin, dass jeder Kunde sein persönliches Rechnungsformat wählen und die Rechnung auch individuell mit bestimmten Anhängen verschickt werden kann. Dies ist eine Tatsache, die mit einer hohen Kundenzufriedenheit einhergeht und auch Kundenbeziehungen positiv fördert, da speziell bei anderen Firmen die Zahlungsabläufe wieder unterschiedliche sind und so an diese angepasst werden können. 
Gleichzeitig kommt eine E-Rechnungen schneller beim Empfänger an und die Überweisung kann schneller erfolgen. Die Liquidität steigert sich. 
Ein Umstieg auf XRechnungen und elektronische Rechnungen bietet auch den Vorteil, dass das Bezahlen der eigenen Rechnungen nunmehr prozessorientiert und automatisiert in Angriff genommen werden kann. Die eingehenden Rechnungen werden fristgerecht an die richtige Stelle weitergeleitet und mittels Terminerinnerung kann es zu keiner Fristversäumnis mehr kommen. Dies spart einerseits Kosten und andererseits Personalressourcen. Auch Skonti und andere Rabatte können bestmöglich ausgeschöpft werden. Für jede Rechnung kann ein eigener Workflow hinterlegt werden, so dass nicht nachkontrolliert werden muss und die Firmenabläufe nicht durcheinander gebracht werden. Dies spart Zeit, Kosten und Fehler. 
Gleichzeitig wird die bezahlte Rechnung auch digital an die Buchhaltung beziehungsweise an das Kassenbuch weitergeleitet. So kann keine Rechnung irrtümlicherweise verschwinden oder vergessen werden und am Jahresende stimmt die Rechnungssumme auf den Cent genau. 
Die Transparenz wird erhöht, da ein jeder Prozess Schritt für Schritt überprüft werden kann. So weiß man auch, wenn es zu einem Fehler kommt, wo dieser liegt und kann nachrüsten. Dies führt ebenso zu einer höheren Kundenzufriedenheit. 
Bei einem Umstieg auf elektronische Rechnung können auch weitere Elemente digitalisiert werden beispielsweise Lieferscheine, Auftragsscheine, Gutschriften und Mahnungen. 

Vertrauen schaffen

Ihr Unternehmen geht mit der Zeit und passt sich mit innovativen und transparenten Ideen der Digitalisierung an. Dies schafft Vertrauen, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit. In einer Welt, in der es sehr viele Mitbieter gibt, ist das etwas, auf dem Kunden bauen können und das den Kunden wichtig ist. Ihr Netzwerk von Kunden und neuen Partner wird wachsen und Ihr Unternehmen zum Erfolg führen. 
Bereits durch die Vorgabe im öffentlichen Dienst, auf XRechnungen umzusteigen, ist anzunehmen, dass dies ein Trend ist, der sich europaweit ausbreiten wird. Je früher Sie umsteigen und die Vorteile der E-Rechnungen kennenlernen, desto eher sind Sie vorne dabei und kennen sich schon aus, wenn andere auf dieses Format umsteigen. Dies schafft einen gewissen Wettbewerbsvorteil. 

Bildnachweis: Andrey Popov / stock.adobe.com

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