Mittlerweile dominieren E-Mails die Unternehmenskommunikation. Doch die Papierpost ist dadurch kein Auslaufmodell, rund 87 Prozent der deutschen Unternehmen verschicken immer noch häufig oder sogar sehr häufig Papierpost. Viele Dokumente müssen schließlich unterschrieben werden oder lassen sich besser händisch bearbeiten. Die Bearbeitung ist jedoch zeit- und somit kostenintensiv, weshalb auch der Briefverkehr automatisiert oder digitalisiert werden sollte.
Das spart nicht nur wichtige Ressourcen, sondern auch einiges an Kosten ein. Wir erklären Ihnen im Folgenden, wie das funktioniert und worauf Sie dabei achten sollten.
Vorteile von analogem Postversand
Dem klassischen Brief wird im Gegensatz zur E-Mail immer noch ein höheres Maß an Vertrauen zugeschrieben. Obwohl es mittlerweile elektronische Signaturen und sichere digitale Lösungen gibt, betonen rund 81 Prozent der Unternehmen, dass der klassischen Post mehr vertraut wird. Auch wenn das Empfangsdatum oder der bestätigte Empfang notwendig sind, entscheiden sich weiterhin viele für den analogen Postversand.
Ebenso empfinden Geschäftskunden einen postalischen Brief als seriöser und offizieller. Dieser bleibt daher das beste Mittel um Mitteilungen oder Forderungen Nachdruck zu verleihen. Daher wird der Brief in Zukunft weiterhin ein wichtiges strategisches Kommunikationsmittel für die meisten Unternehmen bleiben.
Was sind die Nachteile von „echten“ Briefen?
Die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost nimmt rund zwei bis vier Stunden pro Tag in Anspruch. In großen Unternehmen erhöht sich die Arbeitszeit, auf bis zu acht Stunden. Fast alle Unternehmen sehen in diesen Prozessen erheblichen Optimierungsbedarf, insbesondere beim Management der Ausgangspost.
Dieser Bedarf bezieht sich insbesondere auf eine effizientere Abwicklung des Versandprozesses. Daher gibt es mittlerweile unter anderem Adressstempel für Unternehmen, durch die nur ein Handgriff notwendig ist, um die eigene Adresse anzugeben. Es sind kleine aber feine Optimierungen, die den Prozess insgesamt deutlich beschleunigen.
Dokumente zu digitalisieren, die nicht unbedingt in Papierform versendet werden müssen, sparen zwar auch Zeit, jedoch kann kein rechtsverbindlicher Empfang sichergestellt werden. Zudem wird dem Schreiben nicht das entsprechende Gewicht verliehen.
Outsourcen des Postversands bei Unternehmen
Eine weitere Möglichkeit den Postversand zu optimieren, ist das Outsourcing dieses Prozesses. Dadurch können Unternehmen Ressourcen und Kosten für die Postbearbeitung senken.
Bei der Hybrid-Post wird der gesamte Versand ausgelagert, Unternehmen müssen die Dokumente nicht mehr ausdrucken, frankieren und versenden, sondern übergeben alles an einen Dienstleister. Dieser übernimmt die Bearbeitung und kümmert sich um das Drucken sowie die Versandmaterialien. Die Unternehmen selbst müssen dann nur noch eine einfache Hardware installieren.
Zudem fehlt es vielen deutschen Unternehmen an Know-how für die Auswahl der passenden Kommunikationskanäle, die Strukturierung von Postverarbeitungsprozessen und einer effizienten Organisation des Dokumentenmanagements. Durch eine Auslagerung, wird die Tätigkeit sogar besser in kürzerer Zeit erledigt.
Effektiv und kostensparend
Durch das Outsourcing sparen Sie enorm viel Zeit, die dann in das eigentliche Kerngeschäft investiert werden kann. Daher werden mittlerweile schon viele Teilbereiche von Unternehmen ausgelagert, die Bearbeitung von Post gehört auch dazu.
Die Dienstleister sind zudem nur für diese Aufgabe zuständig, wodurch die Arbeit deutlich effektiver erledigt wird. Kalkulieren Sie die eigene Arbeitszeit und somit die Kosten gegenüber einem externen Dienstleister und Sie werden schnell feststellen, dass dadurch insgesamt sogar Kosten eingespart werden.
Versuchen Sie also insbesondere den Postausgang durch entsprechende Hilfsmittel, wie einem Adressstempel und weitere Verbesserungen, zu optimieren oder lagern Sie diese Prozesse aus. So profitieren Sie von vielen Vorteilen und können sich intensiver auf das Kerngeschäft fokussieren und sich an einem reibungslosen Ablauf erfreuen.
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