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Software für effiziente Remote-Work: Kreative Ideen bearbeiten und festhalten

5 min Lesezeit
Software für effiziente Remote-Work: Kreative Ideen bearbeiten und festhalten

Software für effiziente Remote-Work: Kreative Ideen bearbeiten und festhalten

Lesezeit: 5 Minuten

Kreative Ideen und Projekte gibt es viele, im Beruf und auch privat. Da ist das Buchprojekt, der runde Geburtstag oder die Planungen für das Haus. Um kreative Ideen zu erarbeiten und festzuhalten, sind ein paar Hilfsmittel notwendig. Das geht natürlich ganz einfach mit einem Blatt Papier und einem Stift. Doch da sind schnell Grenzen erreicht. Änderungen vorzunehmen bedeutet ganz oft ein neues Blatt herauszunehmen und alles noch mal von vorne aufzuzeichnen.

Mit digitalen Helfern geht das viel einfacher. Wenn dann noch mehrere Leute an einem Projekt zusammenarbeiten, aber nicht am selben Ort sein können, geht es nicht ohne digitale Unterstützung. Digitale Tools fürs Ideenmanagement sind dann unentbehrlich. Damit lassen sich Gedanken und Assoziationen festhalten oder ein gemeinsames Brainstorming durchführen. Strukturieren, Organisieren und Ändern ist damit mühelos möglich.

Damit jeder das Gleiche sieht

PDF ist heute Dokumentenstandard in der Geschäftswelt. Aber auch privat leisten die Dateien gute Dienste. Das Gute an PDFs: Egal wo sie jemand öffnet, die Anzeige ist überall einheitlich. Es verschiebt sich nichts. Publizieren im PDF-Format hat einige Vorteile. Allerdings stoßen User mit den herkömmlichen Readern schnell an Grenzen. Bestehendes verändern, Text korrigieren, Elemente verschieben oder das PDF zu bearbeiten, ist damit einfach nicht möglich. Hier bedarf es einer umfangreicheren Software, eines sogenannten PDF-Editors, der auch Team-Arbeit fördern kann und als Home-Office-Anwendung bestens geeignet ist.

Eine gute Software hilft auch in vielen anderen Unternehmensbereichen. Sie vereinfacht die Buchhaltung, bringt Zeitersparnis und hilft Fehler zu reduzieren. Die Zeit mit dem ganzen Papierkram verringert sich, sodass mehr Zeit für die wichtige Arbeit bleibt. Mit dem PDF Editor Wondershare PDFelement geht das alles ganz einfach. Damit lassen sich auch PDFs erstellen, zusammenführen und bearbeiten. Erst im Jahr 2021 gab es zwei Updates für das Programm, was das Programm für alle Anwender verfügbar macht. PDFelement 8 ist die aktuelle Windows-Version; für den Mac ist das Update ebenfalls für 2021 geplant. Mit iOS läuft PDFelement in der Proversion. Für die Anwender bedeutet die Komplettlösung für PDFs folgendes:

  • Schnell und einfach lassen sich PDFs aus einer Vielzahl von Dateiformaten kreieren, beispielsweise aus gängigen Office-Programmen. Damit lassen sich die Dateien auf jedem Gerät öffnen, ohne dass dabei Formatierungen oder Schriften verloren gehen. Möglich ist auch, aus vorliegenden, offenen Datensätzen sogenannte Formulare zu erstellen (inkl. Export-Funktion, um die Angaben auswerten zu können).
  • PDFs und Scans lassen sich schnell und einfach bearbeiten, ohne dass dafür die ursprüngliche Quelldatei nötig wäre.
  • Kommentarfunktionen erleichtern die Bearbeitung des PDFs mit zahlreichen Werkzeugen. Hinweise, Markierungen und Kommentare lassen sich übersichtlich gliedern. So wird die Zusammenarbeit in einem Dokument übersichtlich und nachvollziehbar.
  • Signatur- und Versandfunktion vereinfachen das Vertragswesen enorm. Die Verschlüsselungsfunktion und das Schwärzen von Informationen ermöglichen die Abwicklung im digitalen Bereich, ohne auf einen umfassenden Daten- und Dokumentenschutz verzichten zu müssen.

Damit ist eine Anschaffung von PDFelement nicht nur punktuell sinnvoll, sondern eine Investition, die in vielen Bereichen einen Mehrwert bringt. Der Kauf lohnt sich!

Kreative Ideen sammeln

Eine neue Aufgabe, eine neue Herausforderung fängt immer mit einer Idee an. Eine gute Möglichkeit, Ideen zu sammeln, ist das Mindmapping. Das Konzept hat der Autor Tony Buzan entwickelt. Damit lassen sich kreative Ideen leicht gliedern. Bei der Erstellung einer Mindmap steht ein zentrales Thema in der Mitte. Davon ausgehend verzweigt sich das Thema in viele Unterpunkte, die sich weiter verzweigen können. So entsteht eine Gliederung, in der jedes Objekt unter ein anderes untergeordnet ist, beispielsweise entsteht so bei einem Buchprojekt eine komplexe Gliederung, die Struktur einer Präsentation oder bei der Planung einer großen Feier die verschiedenen Bereiche, die detaillierter zu planen sind.

Mit einer passenden Software für digitale Mindmaps, wie etwa dem MindMaster von wondershare, ist das sehr einfach. Das Programm ermöglicht Mindmaps in unterschiedlichen optischen Varianten, in Kreisform, als Timeline, Sektor, Blase oder sogar im Fischgrät-Muster. 33 Themes bieten eine breite Auswahl an Stilen, die sicherlich zum Projekt und zum Team passen. Für eine kreative Gestaltung sorgen zudem 700 Cliparts. Neben dem Team-Look sind weitere Individualisierungen möglich. Zur Basis eines Projektkonzepts wird das Mindmap dann mithilfe von Markierungen, Hyperlinks, Notizen und Zusammenfassungen. Der sogenannte Brainstorming-Modus trägt dem Gedanken der Team-Arbeit Rechnung – auch in Zeiten, in denen viele Kollegen im Home-Office arbeiten. Zur Planungsgrundlage wird das Mindmap mit Filtern, die eine Ansicht nach Aufgaben und Ressourcen ermöglichen sowie mithilfe einer Fortschrittskontrolle.

Die modernen Tools können heute allerdings noch viel mehr als nur Brainstorming zu Papier bringen, Ideen strukturieren und organisieren. Damit lassen sich auch direkt Aufgaben erstellen und der Fortschritt dokumentieren. Sind die entsprechenden Ressourcen hinzugefügt und zugeordnet, kann das Programm auch Aufgaben nach Ressourcen sortieren. Weitere Vorteile digitaler Mindmaps: Sie können Aufgaben und Termine visualisieren und den prozentualen Verlauf anzeigen. So ist der Fortschritt immer im Blick, sogar in Echtzeit.

Der EdrawMind ist damit mehr als eine reine Mindmapping-Software, sondern vielmehr ein Tool, das Home-Office-Anwendungen effektiver gestaltet und dabei Team-Arbeit ermöglicht. Mindmaps zu erstellen ist online, also remote, möglich. Der Austausch ist dann im Team möglich. Auch hier gilt: Die Einsatzbereiche sind umfangreich. Ein Kauf lohnt sich in jedem Fall!

Ein digitales Notizbuch macht die Arbeit leichter

Ein digitales Notizbuch, wie OneNote von Microsoft, hilft beim effizienten Arbeiten. Hier ist es möglich, Texte, Bilder oder Videos und sogar handschriftliche Notizen und Zeichnungen hineinzukopieren. Eine von Hand skizzierte Mindmap auf dem Tablet lässt sich beispielsweise ganz einfach in OneNote integrieren.

Die Ideen lassen sich dann ganz einfach in To-do-Listen, Termine und Aufgaben umwandeln. Es ist oft sehr wichtig, das Ideenmanagement so einfach wie möglich in den Workflow zu integrieren. Die Anwendung lässt sich auf verschiedenen Endgeräten nutzen. Notizen lassen sich damit sogar an die Wand projizieren. Wenn nicht alle am gleichen Ort sein können, ist es möglich, den Bildschirm zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten.

Pinnwände und Boards – aber bitte digital

Pinnwände und Boards haben den großen Vorteil, dass alles sehr flexibel und übersichtlich ist. Haftnotizen lassen sich an eine andere Stelle kleben. Mit digitalen Pinnwänden geht das gleich noch viel einfacher. Auch boardbasierte Projektmanagementsoftware wie Trello ist hier sehr hilfreich. Damit können die User virtuelle Post-its nutzen, ihre Notizen darauf festhalten und clustern, einfach mit der Maus.

Ob ein Board oder ein Flipchart lieber analog oder digital sein soll, hängt auch davon ab, wie haptisch ein Mensch veranlagt ist. Haptisch veranlagte Menschen brauchen es, zu kritzeln und von Hand ihre Aufzeichnungen zu machen. Sie arbeiten dann viel entspannter und sind kreativer. Das haptische Element lässt sich heute mit einem Tablet integrieren, in das die Eingabe mit einem Stift erfolgen kann. So sind wieder alle vereint an einem Programm und können online gemeinsam am selben Projekt arbeiten.

Erst mal ausprobieren

Der erste Austausch in einem Projekt kann auch per Word- oder Powerpoint-Dokument erfolgen. Hier können ebenfalls alle hineinschreiben. Damit gleichzeitiges Arbeiten möglich ist, sollte die Datei auf einem Server liegen. Auch in Chat-Programmen lassen sich Gedanken und Lösungen kreativ gemeinsam sammeln, beispielsweise mit Microsoft Teams oder Slack. Dazu genügt es, einen entsprechenden Channel einzurichten.

Die richtigen Tools finden

Auf dem Markt sind so viele unterschiedliche Tools erhältlich, dass es sehr schwierig sein kann, sich für eines zu entscheiden. Bei der Entscheidung für ein Tool können ein paar weiterführende Fragen sehr hilfreich sein. Was kann das Tool, welche Funktionen davon sind relevant? Welche Schnittstellen hat das Tool, lässt es sich leicht mit anderen Programmen verknüpfen? Passt es zur bereits vorhandenen Software und lässt sich darin integrieren? Können auch andere an den Projekten, die mit der Software erstellt wurden, mitarbeiten?

Bei der Auswahl von Projekttools ist es hilfreich, wenn die Gruppenmitglieder die verschiedenen Tools bereits aus ihrem Alltag bereits kennen oder zumindest eine Ahnung davon haben, wie sie funktionieren. Wondershare PDFelement gibt es zudem als kostenlose Test-Version, die das Ausprobieren ermöglicht, bevor Interessierte das Produkt kaufen.

Noch ein Tipp zum Schluss: Digital kreativ zusammenzuarbeiten kann sehr anstrengend sein. Deshalb ist es empfehlenswert, alle 60 Minuten eine kurze Pause zu machen, um kurz die Augen zu entspannen, sich ein wenig zu bewegen, etwas zu trinken und kurz durchzulüften.

Bildnachweis: Zarya Maxim / stock.adobe.com

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